欢迎来到天天文库
浏览记录
ID:6379085
大小:368.00 KB
页数:13页
时间:2018-01-12
《word2003邮件合并方法》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、妙用Word邮件合并打印成绩通知单 笔者的学校一直使用CSC校长办公系统,其运算功能十分强大,不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名,尤其是排名功能,可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是,它的打印功能不太强大,学生的成绩通知单只能打印成一行,因此很长,必须用8K纸,这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸,也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸,整个打印过程要花20多个小时,中途还不能断电或死机。针对这种情况,笔者想出了个好办法。
2、首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件,如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等,接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸,尽量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为
3、“成绩单_基本式样.doc”(图1)。 第二步,进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”,另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例,下同)。选择“工具—邮件合并”,出现对话框。合并分三步进行:⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”;⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”; ⒊“合并”→“编辑主文档”。 合并成功后,在Word界面会出现一个邮件合并的工具条,此时,“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。 第三步
4、,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击“插入合并域”(图2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。 点击工具栏上的“《ABC》”图标,可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次,这样,一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前,点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”,这样数据指针才会依次往下跳(图3)。第一个学生的成绩单上不必这样做,因为一开始,数据指针是指向第一个学生的,到换页时,数据指针会自动下移一个记录。 第四步,
5、合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置,要生成最终的成绩通知单,必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新文档”图标,Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中,生成许多页面。这是一个标准的Word文档,将它保存为“成绩单_高二文科.doc”,用激光打印机打印,五六分钟就完成了。 邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联,相互取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多,如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。巧用邮件合并功能从重复劳
6、动中解脱在实际工作中,经常会遇到这种情况:需要处理的文件主要内容基本相同,只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来,打印完成后用手工填写,那就更显得水平太低了。 有没有什么办法来减少重复工作,提高效率呢?答案是肯定的,你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急,邮件合并功能并不是一定要你发邮件,它的意思是先建立两个文档:一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然
7、后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档,可以打印出来,当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗?接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例,看一下WordXP中邮件合并功能是如何使用的。 1.运行WordXP新建一个文档,执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”,如图1所示,然后单击“下一步”。 2.在“选择开始文档”窗口中,如果使用已有的文件,那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相
8、关文档,如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框,然后单击“下一步”进入第三步操作。 3.在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框,然后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中,点击“自定义”按钮,为数据源创建合适的项目。因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等,所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成“姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名
此文档下载收益归作者所有