邮件合并方法说明

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1、WORD邮件合并一、创建通知单文档按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上4~5个空行（空行数量视需要而定，后面有用）。二、选取Excel数据文件在Word中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了，所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。三、

2、插入域回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可。四、合并到新文档接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”。五、格式调整为了提高处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框

3、，单击“查找内容”编辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样，所有的成绩单便连贯起来，一页可容纳3~4张通知单，中间以空行分隔开（这就是：第一步中在文档末尾加入空行的作用）。7六、数据格式1邮件合并后出现小数点数据很长问题：数据源为Excl表，表中数据是一个绝对值数，例如：Excl表中数据分明是311.39，插入域之后查看合并数据却显示为311.38999999999999(1)邮件合并后出现小数点数据很长，就选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右击域《数值》在弹出

4、菜单中选择“切换域代码”，将会显示{MERGEFIED数值}(2)在已经存在的域代码在“数值”两字后面的反括号内输入插入“#"0.00"”成{MERGEFIELD数值#"0.00"}状（注意是在英文输入格式下）。如果只想保留一位小数点就只输入#"0.0"。后右击鼠标选“更新域代码”就可以了在进行“邮件合并”前，对Excel数据表执行“工具/选项/重新计算”操作，在“工作簿选项”中把“以显示精度为准”前面的勾勾打上。2日期格式问题：数据源中日期格式为中文的XX年XX月，例如“2009年2月”，插入域之后查看合并数据却显示为“10/20/2009”(1)用鼠标右击《日期》

5、在弹出菜单中选“切换域代码”，出现{MERGEFIELD日期}(2)在“日期”两字后插入“@yyyy年mm月dd日”如{MERGEFIELD日期@yyyy年mm月dd日}状，最后点击“更新域”七、邮件合并步骤1准备一个如图1的EXCEL的数据文件，，注意每列都要有列标题，已备合并邮件的时候你可以清楚的知道分别代表什么。2准备一个如图2的WORD文档作为载体。注意请在姓名和金额的地方预留空白。3准备工作完成，接下来开始合并，打开上述WORD文档，找到图3邮件合并的按钮。4单击按钮，右边会出现邮件合并的边栏。选择“e-mailmessage”，就是邮件形式。7图1EXCEL

6、的数据文件图2WORD文档7图3邮件合并的具体按钮位置图4邮件合并的邮件形式75完成后，点击“下一步”。然后选择“使用当前的文件”，如图5。图56完成后，点击“下一步”，再点击的“浏览”按钮，找到第1步的EXCEL数据文件。图677会弹出如图7的对话框，请单击“确定”。接着会弹出如图8的对话框，单击“确定”。图7图88点击“下一步”。此时把鼠标点到姓名的预留空白处，点击右边栏的“更多事项”。7图99弹出对话框，选择“姓名“，按insert，就是插入域，如图10所示。图10效果如下：_____«姓名»_你好，10然后再把鼠标点到金额的预留空白处，也请重复以上的步骤，就是选择“

7、更多事项”，选择“金额”，然后insert。效果如下：与会时附赠____«金额»_元的优惠券。11完成第9、10步之后，点击“下一步”。预览合并邮件。可以看到不同的人是不同金额，则任务实现了。最后点击“完成合并”。12关键的11步完成后，还没完，还要发给别人。请在“下一步”后，点击“发送合并邮件”。当然也可直接打印出来。注意：不必再到outlook里面发送，直接WORD里面发送就可了，也就是说上面这些步骤都是在WORD中完成的哦。13然后到自己的邮箱中查一下结果，记得要使用至少两个邮件地址才能看出效果，若成功了，则