文书及档案管理电脑化作业规范修正对照表

《文书及档案管理电脑化作业规范修正对照表》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、文書及檔案管理電腦化作業規範修正對照表修　正　規　定現　行　規　定說　　　　明壹、總則壹、前言為確定本規範中之共通規定，以供進行作業時有所遵循，爰將「前言」改為「總則」，並將現行規範中管理及技術規範之共通規定前移至總則規定。一、為提高文書製作品質、加速文書核擬效率、掌握文書處理流程、提升公文交換效率、增進檔案管理效能、便利民眾申請應用，並建立電腦化標準作業流程及共通準則，特訂定本規範。一、本點新增。二、現行規範中「前言」之說明文字未明言本規範訂定之目標，爰修正本點，明確本規範目標。二、本規範主要依據如下：(一

2、)公文程式條例。(二)檔案法及其相關法規。(三)機關公文電子交換作業辦法。(四)「行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點」。(五)「文書處理手冊」及文書流程管理相關規定。貳、五、相關規定˙檔案法及其相關法令規定˙公文程式條例˙機關公文電子交換作業辦法˙文書處理手冊˙文書流程管理手冊˙其他機關公文電子交換作業相關法令因本規範內容涉及文書處理及檔案管理，且為明確宣示本規範訂定之法令依據，爰修正本點。三、本規範適用範圍如下：(一)以電子化設備進行之文書製作作業。(二)以電子化設備輔助之文書核擬作業。(三)

3、以電子化設備輔助之文書處理流程管理作業。(四)以電腦系統及電信網路進行之文書傳遞交換作業。(五)以電子化設備輔助之檔案管理作業。貳、一、作業目標(一)訂定各機關之文書處理、檔案管理標準作業流程及共同性規範。(二)以電腦輔助文書製作，提高品質，減少重覆繕打之時間、人力及可能造成之錯誤。(三)藉電腦輔助文書流程管理，確實掌握文書處理流程及時效，並予以稽催管制。為明確本規範所稱「電腦化」作業之範圍，並將原規定之作業目標、範圍及作業功能文字內容進行調整歸納，爰修正本點。64各機關基於實際需要，於不違反本規範之限度內，

4、得自行訂定細部處理作業規範。(四)經由網路傳遞交換，大幅提升文書交換效率。(五)以電腦輔助檔案管理，促進檔案目錄彙整公布，便於查詢調卷，提升決策品質效果與便利民眾申請應用。(六)為提升發文收文處理效率，郵寄信封得以開窗式信封處理，便於郵寄文件自動化處理。貳、二、作業範圍本作業規範涵蓋文書製作、流程管理、傳遞交換、檔案管理，並涵蓋一般公文、訴願、陳情、人民申請、專案管制、民意代表質詢案件等之文書及檔案管理作業(但不含訴願、陳情、人民申請、專案管制等之實質處理)。貳、三、作業功能文書處理及檔案管理電腦化作業包括從

5、電腦輔助承辦人製作公文之文書製作、文書處理過程之流程管理、檔管介面、透過通信網路進行公文傳遞交換，另提供電腦化作業之檔案備份、檔案重整、作業權限設定等系統維護功能。以上五大作業項目之細部功能，如收發文時自動擷取相關公文字號、及印製各式文書及統計報表等，得視各機關實際需要自行訂定。64四、本規範依使用人員及功能，分為以下4部分：(一)業務管理規範：提供文書、檔管、資訊與承辦人員辦理電子化文書及檔案管理之作業規範。(二)系統管理規範：提供資訊人員規劃文書及檔案管理電腦化作業系統之作業規範。(三)系統技術規範：提供

6、資訊人員開發設計文書及檔案管理電腦化作業系統之技術規範。(四)附錄：提供業務管理、系統管理及系統技術規範之詳細規定說明，可分為下列3類：１、共同規定：提供文書及檔案管理電腦化作業共同所需之詳細規定說明，包括附錄1之文書相關流程、附錄2之傳輸檔案格式及附錄3之中文字碼處理說明。２、文書電腦化作業：提供文書電腦化作業之詳細規定說明，包括附錄4之代碼清冊、附錄5之公文電子交換架構、附錄6之公文電子交換附件格式。「文書及檔案管理電腦化作業規範」分二大部分，分別為作業規範及技術規範。作業規範是提供文書、檔案及資訊人員使

7、用，技術規範是提供資訊人員開發公文電腦化作業系統使用。為明示4類規範之使用人員及功能區隔，並整併原「前言」所稱「作業規範」及「管理規範」文字，爰增訂本規範之架構。64３、檔案管理電腦化作業：提供檔案管理電腦化作業之詳細規定說明，包括附錄7之檔案管理系統功能說明、附錄8之電子檔案格式表、附錄9之電子媒體規格表、附錄10之機關電子檔案統一命名原則。五、為達成節能減紙之目標，各機關文書及檔案管理相關作業，如公文製作、文書核擬、流程管理、傳遞交換及檔案管理等，應建立公文全程電子化作業系統，明訂節能減紙指標，邁向無紙化

8、，紙本作業轉化為電子作業其原有作業程序得予簡化。一、本點新增。二、為配合民國99年1月25日行政院院授研訊字第0992460081號函訂定電子公文節能減紙推動方案之推動目標，爰增訂本點。六、本規範用詞，定義如下：(一)線上簽核：指文書處理手冊第8點所定公文線上簽核採用電子認證者。(二)簽核電子檔：指線上簽核之文字化記錄工具，內容以XML（eXtensibleMarkupLanguage）語法所組成，