文书及档案电脑化作业相关法规修订情形说明

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1、文書及檔案電腦化作業相關法規修訂情形說明行政院研究發展考核委員會99年3月16日1報告大綱壹、緣起貳、修正現況說明一、文書及檔案電腦化作業相關法規架構二、「機關公文電子交換作業辦法」修訂說明三、「文書及檔案管理電腦化作業規範」修訂說明-公文電子交換&線上簽核(修訂說明)-檔案管理(整併說明)參、研修時程2壹、緣起修正緣起為配合網路資訊交換技術更新、電子公文節能減紙推動方案實施、文書處理手冊修訂及檔案管理相關條文整併，遂進行本次修訂作業。修訂重點修訂公文電子交換作業規範。增訂線上簽核作業規範。整併文書處理手冊電子化作業相關條

2、文。整併機關檔案管理資訊化作業要點、機關電子檔案管理作業要點相關條文。3文書及檔案電腦化作業相關法規架構修訂說明4檔案法公文程式條例檔案電子儲存管理實施辦法機關公文電子交換辦法96.03.2199.1.2294.7.897.9.188.06.14檔案法施行細則94.01.0397.10.27機關檔案管理作業手冊95.1.16機關公文傳真作業辦法82.4.7行政機關電子資料流通實施要點96.6.7監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項院長交辦或指示事項列管作業要點90.10.590.02.12行政院及所屬機關辦理答復立法

3、委員質詢案件處理原則相互對照援引文書處理手冊88.01.05文書及檔案電腦化作業相關法規架構圖行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點99.01.25機關檔案管理資訊化作業要點機關電子檔案管理作業要點92.7.1695.5.23文書及檔案管理電腦化作業規範修訂日期:99/03/0892.7.16文書流程管理作業規範5機關公文電子交換作業辦法修訂說明6機關公文電子交換作業辦法部分修正(1/3)修正規定現行規定說明第七條機關公文電子交換作業發文處理程序及應注意事項如下：第七條機關公文電子交換作業發文處理程序及應注意事

4、項如下：一、考慮目前各機關公文電子交換作業順暢，因應減紙政策，配合電子公文節能減紙推動方案，機關應修正現行規定以優先設定不列印電子發文之作業原則，進行線上校對，但若需列印發送公文時，仍維持現行規定作業，爰修正第一項第一款及第五款。二、配合電子公文節能減紙推動方案，公文電子交換後，可於電子或紙本公文原稿標明「已電子交換」戳記，爰修正第一項第五款。一、公文於電子交換前應先校對無誤，經列印者並得做成抄件，併同原稿退件或歸檔。二、發文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。三、檢視電腦系

5、統已發送之訊息。四、行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應列示其清單，以資識別。五、電子交換後，得於公文原稿標明「已電子交換」戳記，並辦理歸檔。六、透過電子交換之公文，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果，並為必要之處理。發文機關得視需要，將所傳遞公文及發送紀錄予以存證。第一項第五款之章戳，由各機關自行刊刻。一、公文於電子交換前應列印全文，並校對無誤後做為抄件。二、發文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，始可進行發文作業。三、檢視電腦系統已發送之訊息。四、行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應列

6、示其清單，以資識別。五、電子交換後，得於公文原稿加蓋「已電子交換」戳記，並將抄件併同原稿退件或歸檔。六、透過電子交換之公文，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果，並為必要之處理。發文機關得視需要，將所傳遞公文及發送紀錄予以存證。第一項第五款之章戳，由各機關自行刊刻。7機關公文電子交換作業辦法部分修正(2/3)修正規定現行規定說明第八條機關公文電子交換作業收文程序及應注意事項如下：第八條機關公文電子交換作業收文程序及應注意事項如下：配合節能減紙的實務作業考量，機關應修正現行規定以優先設定不列印電子收文之作業原則，但若需列印收受

7、之公文時，仍維持由收文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識，爰修正第二款。一、收文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，及時或定時進行收文作業。二、收受公文經列印者，應由收文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識，並得標明電子公文，按收文處理作業程序辦理。三、來文誤送或疏漏者，通知原發文機關另為處理。一、收文作業人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相符後，及時或定時進行收文作業。二、列印收受之公文，同時由收文方之電腦系統加印頁碼及騎縫標識，並得由收文方標明電子公文，按收文處理作業程序辦理。三

8、、來文誤送或疏漏者，通知原發文機關另為處理。8機關公文電子交換作業辦法部分修正(3/3)修正規定現行規定說明第十三條受文者為人民、法人、或其他非法人團體之機關公文，以電子交換行之者，得不適用第六條至第八條之規定，由各機關依其業務需要另定之。第十三條受文者為人民之機關公文，以電子交換行之者，得不適用第六條