文书及档案管理电脑化作业规范

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1、文書及檔案管理電腦化作業規範附錄2、附錄4及附錄7（修正版）中華民國99年12月91目次附錄2：傳輸檔案格式3附錄4：代碼清冊81附錄7：檔案管理系統功能說明8691附錄2：傳輸檔案格式傳輸檔案格式係以「欄位」為基礎，以XML語法定義相關欄位形成「基本標籤集」、「電子交換標籤集」、「線上簽核標籤集」、「檔案管理標籤集」、「內部用標籤集」等5類，再以標籤集為基礎，以XML語法定義出各種制式文書及檔管作業所需之內容結構，例「99_1_utf8.dtd(令)」、「99_envelope.dtd(信封表單)」，下列將依欄位定義、標籤集及

2、內容結構3項進行說明。一、欄位定義為文書作業（如公文製作、公文管理、線上簽核及公文交換等）及檔案管理作業所需之欄位，分基本欄位、電子交換、線上簽核、檔案管理及內部用欄位等5類；電子交換領域欄位另含信封檔及訊息檔之欄位規定。本附錄所使用字元符號，代表意義說明如下，另為利於相關欄位之電子儲存與處理，內部格式明示該欄位最大長度及資料型態：符號代表意義類型(長度)描述欄位格式，如9(2)、X(8)、X(n)類型：9代表數字；X代表文字或數字；()內之數字代表長度，若為n代表不定長?可選用,連接*可不選用或多次選用+至少1次或多次選用

3、任

4、取其一△空白（一）基本欄位：基本欄位是由文書作業及檔案管理作業共同所需之欄位組成。欄位名稱內部格式說　　　　　　明年月日9(7)中華民國[0-999]年，[1-12]月，[1-31]日。文書作業範例：<年月日>中華民國99年12月31日檔案管理作業範例：<年月日>0990108字X(n)不含年度。91文號(年度＋流水號＋支號)為11位英數字半形(0123456789)，流水號與支號可互用，使支號形同擴增(即支號擴增時擴增使用之流水號部分仍為數字，支號為英數字)；另若未使用支號則取消支號之tag，在公文列印

5、時支號前無須加印“｜”。年度X(3)3位數字，不足部分補0。流水號X(7)7位數字，不足部分補0。支號X(1)支號供做雙稿、多稿公文用，得以1－9、A-Z、a-z方式表示。時分9(4)時[00-23]，分[00-59]文書作業範例：<時分>上午8時30分檔案管理作業範例：<時分>0830文字X(n)姓名X(n)可前接機關全銜及單位名，另可併同職稱應用，如ＯＯＯ、Ｏ處長ＯＯ、ＯＯＯ處長、資管處Ｏ處長ＯＯ、行政院研考會Ｏ處長ＯＯ、行政院研考會資管處Ｏ處長ＯＯ。職稱X(n)人員的職稱。全銜X(n)機關全稱。機關代碼

6、X(10)機關代碼依政府機關、公司行號及組織團體等3類對象，其代碼訂定原則如下：政府機關(GCA)：採人事行政局編訂之十位數機關代碼公司行號(MOEACA)：EB+營利事業統一編號8碼組織團體(XCA)：XC+營利事業統一編號8碼單位代碼X(7)第一碼為U，第二、三碼為內部一級單位碼，第四至七碼為0；內部一級單位碼請洽各機關人事單位，依據銓敘部「職務說明書訂定辦法」職務編號說明原則填寫，若未編碼請自行編列，切勿重複。請參照附錄2規定。註：民間單位其總公司及分公司之編碼原則，得依機關代碼及單位代碼編碼架構為之。收發處理本別9(0)

7、代碼；參見「附錄4、代碼清冊」。收發處理本別代碼文書作業：收發處理本別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(正本

8、副本

9、抄本

10、影本

11、譯本

12、稿本

13、草稿

14、定稿

15、底圖

16、藍圖)，預設值"正本"。檔案管理作業：收發處理本別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(1

17、2

18、3

19、4

20、5

21、A

22、B

23、C

24、D

25、E)，預設值"1"。公文類別X(0)代碼；參見「附錄4、代碼清冊」。91公文類別代碼文書作業：公文類別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(令

26、函

27、公告

28、開會通知單

29、簽

30、簽稿會核單

31、會銜公文會辦單

32、公文時效統計

33、其他)，預設值"函"。檔案管理作業：公文類

34、別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(1

35、2

36、3

37、4

38、5

39、6

40、7

41、8

42、9

43、A

44、Z)，預設值"2"。令類別X(0)代碼；參見「附錄4、代碼清冊」。令類別代碼文書作業：公文令類別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(令

45、獎懲令)，預設值"獎懲令"。檔案管理作業：公文令類別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(1

46、2)，預設值"2"。函類別X(0)代碼；參見「附錄4、代碼清冊」函類別代碼文書作業：公文函類別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(函

47、書函

48、交辦案件通知單

49、交議案件通知單

50、催辦案件通知單

51、移文單

52、機密文書機密等級變更或註銷建議單

53、

54、機密文書機密等級變更或註銷通知單

55、執行命令

56、獎懲建議函)，預設值"函"。檔案管理作業：公文函類別的選項值，屬性為"代碼"，內容值為(1

57、2

58、3

59、4

60、5

61、6

62、7

63、8

64、9

65、A)，預設值"1"。密等及解密條件或保密期限(密等,解密條件或保密期限)密等X(0)代碼；參