商务英语书信讲义

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1、商务英语书信讲义I.格式介绍商务英语书信(BusinessorCommercialEnglishCorrespondence)是指交易时所使用的通信。它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务英语书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Blockstyle)，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indentedstyle)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。1、信头（Heading）指发信人的姓名（单位名称）、

2、地址和日期。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。关于标点符号，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July30，1997（最为普遍）；July30th，1997；30thJuly，1997等。1997不可写成97。2、信内地址（InsideAddress）在一般的

3、社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中则不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期，称为信内地址（Insideaddress）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的InsideAddress中，把门牌号和街名都省略掉。3、称呼（Salutation）是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式

4、）。（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：Mydearfather，DearTom等。（2）写给公务上的信函用DearMadam，DearSir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是DearSir的复数形式。（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。在英文书

5、信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr,Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.(Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.(Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。4、正文（BodyoftheLetter）正文的位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。

6、和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。5、结束语（ComplimentaryClose）在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。（1）写业务信函用Truelyyours（Yourstruely），Faithfullyyours（Yoursfait

7、hfully）等；（2）对上级、长辈用Yoursobediently（Obedientlyyours），Yoursrespectfully（Respectfullyyours）等。书信结尾客套语(complimentaryclose)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Bestregards，典型的英国式表达有Yourssincerely（熟人或知道对方姓名），Bestwishes,kindregards和yoursfaithfully（不知姓名）。6、签名（Signature）低

8、于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签