公路工程档案资料管理

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1、公路工程档案资料管理摘要：在公路工程建设过程中，怎样把档案资料管理好是一个关键，本文阐述了档案资料管理的一些基本程序，档案资料的保存方法，在资料管理过程中的注意事项等。关键词：档案资料、管理、公路工程、保管期限前言档案是一种历史文献,是人类在社会事件活动中直接形成的历史记录，也是有历史价值的记录。它的形成要通过多方面的共同努力。在公路建设工程档案资料整理工作中，我们深深体会到工程档案对工程建设的重要性。可以说，工程档案资料管理是整个工程管理重要的基础工作。工程档案资料管理工作在一定程度上是整个工程管理成败的因素。因此，能否把档案资料管理好是

2、一个迫切需要解决的问题。但是，要把档案资料管理好，并非易事，它需要各个部门的配合和一套完整的资料管理程序。从一开始的立卷，到施工过程中的详细记录，以及一些后续工作和资料的保存等，都是必不可少的程序。本文就以上几点进行展开。1立卷立卷是文化转化为档案的一个重要过程，是档案管理工作的重要内容之一。明确立卷的意义，掌握立卷的方法及提高案卷质量,对实现档案科学管理具有重要意义。2立卷工作的内容和意义2.1立卷工作的内容　　一个全宗的文件经过分类以后，各个类别中都有相当数量的文件材料，还需要进一步系统化．将若干文件组成案卷，称为立卷．立卷工作的内容包

3、括：组成案卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目及案卷的装订。2.2立卷工作的意义案卷是由密切联系的若干文件组成的组合体，是文书档案的基本保管单位。文书立卷是文件处理工作的最后环节，也是档案工作的基础。2.3立卷的方法立卷的具体方法，主要是了解文件的内容及其形成过程，找出文件之间的共同点，把具有共同点的一组文件立成案卷。通常情况下，文件的共同点有六个方面，即问题、作者、名称、时间、地区、通讯者。3卷内文件整理7文件组成案卷后，还需要进一步对卷内文件进行整理。具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号、填

4、写卷内文件目录和备考表。3.1卷内文件的排列和编号对卷内文件，要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件排列可采用按时间排列、按作者排列、按卷内文件的重要程度排列，必须注意保持请示与批复、正件与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、原稿、草案等）之间不可分离的联系。卷内文件排好之后，应按统一方法给文件编上页号，固定次序，以便查找利用和保护文件。3.2填写卷内目录和备考表卷内目录放在卷首。它的作用是向利用者介绍卷内文件的情况，便于查找卷内文件，也能起到保护卷内文件的作用。其项目包括顺序号、文件责任者、发文号、文件标

5、题、文件日期、所在页号、备注。格式见下表：卷内文件目录顺序号文件责任者发文号文件标题日期所在页号备注卷内文件目录的填写一般是逐件登记。顺序号也就是卷内文件的件号。有些文件的标题如不能确切地反映文件的内容，或无标题，填写时应根据文件内容拟写确切的标题。备考表放在案卷最后，用以注明卷内文件的基本情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况。备考表的项目主要有本案卷情况说明、立卷人和检查人员签名、立卷时间。格式见下表：7卷内备考表本卷说明情况：　　　　　　　立卷人：　　　　　　　　　　检查人：　　　　　　　　　　　立卷时间：本卷说明情况：填写卷内文件缺

6、损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。立卷人：由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核蛇签名。立卷时间：填写完成的立卷日期。4案卷封面的编目和案卷装封4.1案卷封面的编目卷内文件整理完毕以后，要以案卷为单位在封面上编目。主要项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。全宗名称相当于立档单位的名称。类目名称指全宗分类方案的第一级类目名称。案卷题名即案卷标题，是封面中最主要的项目，用来概括和揭示卷内文件的内容和成分。它为查找利用提供线索，也是

7、编制各种检索工具的基础。拟写标题是档案编目的主要内容之一，是文书立卷人员和档案管理人员的一项基本功。拟写案卷标题的基本要求：A熟悉卷内文件情况。拟写案卷标题不要仓促下笔，应该从头到尾看一遍，以熟悉卷内文件的基本情况，理出头绪。B概括文件内容要求文字简练，表达准确。当文件内容比较单一时，直书标题，简易便行。当文件内容和成分比较复杂时，标题就应该概括一些。要求做到：利用者一看标题就知道卷内是一些什么文件，起到“引路”作用。C标题结构力求完整。案卷标题的一般结构是：　　作者——问题（事由）——文种（名称）必要时还须标出地区、收发文机关和时间。74

8、.2案卷装封一般案卷的装订都采用三孔一线的方法，一些珍贵文件、科技档案的图纸等适合卷盒装封。案卷装封前，应去除文件上的金属物，并进行必要的修补等技术处理工作。5档案的保管期限公路