网上预约报销相关业务须知

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1、“网上预约报销”相关业务须知为了更好地服务广大师生,让大家尽快了解、熟悉网上预约报销的相关业务,提高报销业务的办事效率,根据《关于试行“网上报销”业务的通知》(校财字[2011]19号)等文件的要求,结合财务核算业务的实际情况,我们对“网上预约报销”业务做了进一步的梳理,现将梳理后的相关业务流程和要求公布如下,方便大家理解和执行。一、如何识别项目类型一、如何识别项目类型1、项目经费名称前有“**”标示的经费为九龙湖专用项目标识,方便时尽可能选择在九龙湖校区进行“网上报销”。2、专项项目分类3、在研及结题项目二、办理报销的相关规定二、办理报销的相关规定(详细规定参见校财务处网页“网上报销”专

2、区)1、购买设备报销的相关规定(具体条款参见总务处和设备处的相关规定)(1)购买与电脑相关的附件,单价≥1000元,使用年限1年以上,需至“设备处”办理资产登记手续。二、办理报销的相关规定(2)购买单价≥1500元的资产,需至“设备处”办理资产登记手续。(3)购买办公家具,使用年限一年以上,单位价值≥1000的家具、行政办公设备或单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类家具。需至“国资办”办理资产登记手续。二、办理报销的相关规定2、签订合同的归口管理(1)单张发票≥2万的设备购置,需签订购货合同,单张发票≥10万元的设备购置需招投标。具体按校设备采购办法执行。(2)材料、低

3、值品和易耗品的采购方式、审批权限及合同管理:(3)外协服务支出管理的相关规定:二、办理报销的相关规定(4)出版合同由项目负责单位归口管理,归口管理负责人签字、盖章后,使用校印签订合同。二、办理报销的相关规定3、报销需要提供清单的相关规定(1)报销批量办公用品、劳保用品、图书、资料、试剂、材料、食品等商品,报销印刷、打印、装订、复印、加工、实验、试验、测试、车辆维修、保养等外协服务费用,单张票据(或连号)≥1000元的必须附明细清单(发票内容已填开明细的除外),清单须加盖售出单位发票专用章或财务专用章(网上商务平台购物发票明细单除外)。二、办理报销的相关规定(2)电器商场开具的发票不论金额大

4、小,均须开具明细清单(发票内容已填开明细的除外)。(3)网上商务平台购买的商品,发票金额不论大小一律提供支付记录和购物清单(或商品送货单)。二、办理报销的相关规定(4)专项经费和校内预算经费原则上不予列支旅行社开具的发票费用,特殊情况需旅行社帮助办理业务开具发票的,需提供费用明细清单并盖章签字确认,具体费用清单样张可在财务处网站下载专区下载。单张发票≥2万元的,须签订合同。二、办理报销的相关规定4、购置图书办理登记的相关规定“985”工程、“211”工程、院系图书资料费、省重点学科和省优势学科经费购置图书时,应先至校图书馆办理图书固定资产登记手续,然后来财务办理报销。二、办理报销的相关规定

5、5、因公出国(境)报销的相关规定(1)报销出国费用时,须提交出国任务批件(原件)、《审批意见表》(原件)、护照(包括签证和出入境记录页)复印件、会议邀请函等出国证明材料,凭有效费用明细票据填报有项目负责人审核签字的《因公出国(境)费用报销单据汇总表》(财务处网页下载)交由财务处核销。其中国际旅费部分需同时出具国际机票发票、电子行程单、登机牌。二、办理报销的相关规定6、邀请国(境)外来华人员报销相关规定(1)报销时根据不同的项目类型填写相对应的《邀请国(境)外来华人员费用报销说明》,具体规定见校发【2014】171号文。二、办理报销的相关规定(2)邀请来华人员费用支出包括国际旅费、生活费、城

6、市间交通费、工作报酬等。其中国际旅费需提供有效票据其及支付记录、电子行程单、登机牌、护照复印件(包括照片页、签证页和出入境记录);生活费含伙食费、住宿费、交通费、翻译费等,需提供发票及支付记录;工作报酬需提供加盖“非学校编制人员聘用审核专用章”的酬金发放清单(手续在人事处办理),按要求填报《外籍人员登记申请表》,依法缴纳个人所得税。以上各项费用应一次性合并报销,不得分开报销。二、办理报销的相关规定7、仪器设备维修及工程款报销的相关规定(1)仪器设备维修(包括更换材料及维修工时费等),单张发票≥1000元的需提供维修清单,单张发票≥5000元(含)需要签订合同。(2)工程款支付须附带审计报告

7、(工程进度款需提供合同),其他所需资料根据审计报告列示的清单提供。二、办理报销的相关规定(3)项目经费支付维修工程、基建工程的,单笔款项≥2万元的,须进行发票网上查询验证,并将查询验证结果打印,发票查询单位须在查询结果打印件上签字确认,并加盖单位公章。查询验证结果作为报销的凭证。(4)如果由于税务局网站等的原因,无法提供书面发票真伪查询结果的,请发票开具单位提供所开具发票当地税务机关出具的发票真伪证明。二、办理报销的相关

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