microsoftoffice巧用二招

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1、MicrosoftOffice巧用二招贵州省思南县实验小学昌明彦　　微软公司开发的MicrosoftOffice软件受到广大计算机爱好者的亲密，我已不例外，通过近两年办公室工作的需要，对MicrosoftOffice有深刻的了解。在工作中，摸索出这二招，供大家参加，相互学习。 　　一、巧用“替换”加快输入 　　明年4月份我省“两基”迎接国家级验收，今年要做大量的工作，最基本的工作是文化户口本登记和在校学生调查表，为了查阅方便，学校要求将所有信息输入计算机，实行电子化管理。这样才能在最短的时间里完成呢，通过摸索利用“替换”可以提高工作效率

2、。 　　1．同一单元格中全部内容“替换” 　　在输入性别、民族、文化程度等栏目中的内容时，先用数字代表汉字，因为输数字比输汉字快得多，不容易出错。如性别用1代表男生、2代表女生；民族用1代表汉族、2代表土家族、3代表苗族、……；文化程度用1代表小学、2代表中学、3代表高中、4代表中师、5代表中专、……。输入完毕后，选中性别这一列，然后点击菜单栏中编辑→替换，在查找内容中填入“1”，替换为中填入“男”，点击全部替换即可（如图一），按照相同的方法替换性别栏中的女、民族和文化程度中的内容，就可完成相应内容的输入。  　　2．同一单元格中部分内

3、容“替换” 　　在输文化户口编号这一栏时，由于是12位数，且相同小区前9位数是一样的，能否有简便的方法呢，能否把前9位数看成一个整体呢，经过摸索实验，是可以用“替换”的办法把前面9数看成一个整体，具体方法为：在输入的时候把前面9位数用一个字母来代替（不能用数字因后三数已经有数字了）（如图二），然后用“替换”的办法把a替换成502010101即可。  　　用“替换”的方法不仅能加快输入速度，还能够提高输入的正确率，在工作利用“替换”的地方是很多的，如学生花名册、教师花名册等中的性别、民族等内容都可以用“替换”的办法加快输入速度，学生花名册

4、中学号一栏就可以用同一单元格中的内容部份替换办法加快输入速度。 　　二、巧设工作表的顶端和底端标题 　　当我们所输入的内容很多时，一张A4或B5纸装不下时，就得需要很多张纸，每一张纸的顶端和底端标题都相同，怎样进行制作呢，下边我们先来看一张表格（如图三）。从这张表我们可以得出，每一张纸的顶端和底端标题都进行了制作，缺点是表格不具备连续性，不易增减，不能够排序等。能否用其它办法弥补这些缺点呢。  　　1．巧设工作表顶端标题 　　单击菜单栏中的文件→页面设置，打开页面设置窗口，点击工作表，点击顶端标题行图标，然后在工作表中选定标题，点击确定

5、即可（如图四）。  　　2．巧设工作表底端标题    　　底端标题的制作是很多计算机爱好者的难点，因为Office没有提供该项，只有制作者自己制作。具体制作方法为：单击菜单栏中的文件→页面设置，打开页面设置窗口，点击页眉/页脚→自定义页脚（如图五），然后根据页脚的内容进行编写，本例左框中填入“核实：洪旭进”、中框中填入“制表：罗杰”，右框中插入“&[页码]”（如图六），最后按照一般性页脚制作方法选中刚才制作好的页脚设计即可。还可以根据页脚内容调整页边距的距离。