某电器有限公司文件控制程序

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1、XXXX生电器有限公司文件名称：文件控制程序依据GB/T19001-2000idtISO9001:2000质量管理体系—要求发放代号：密级管理：普通级(非发放部门或外部机构可传阅、复印，但需得到质管部的同意)文件编号：QP/SQS-01文件版本：B版发布日期：实施日期：编制：日期：审核：日期：批准：日期：页数：5页码：1序号更改申请单编号页次处数修改内容修订人修改日期1NO.05-0023/41增加4.3.11条款邹栋2005-10-223/414.5.3条款文件更改方法邹栋2005-10-22XXXX电器有限公司文件名称

2、文件控制程序文件编号QP/SQS-01页数5页码2制订质管部版本B制订日期1目的对公司的与质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用有效版本的文件。2范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制。3职责3.1质管部负责质量体系文件的编制和更改；3.2管理者代表负责质量体系文件的审核；3.3总经理负责质量体系文件的批准；3.4文控中心负责在质管部的指导下进行体系文件的发放、回收及销毁；3.5各部门负责本部门质量体系文件的使用和保管。4工作程序4.1文件的编制和审批4.1.1文件的编写格式请参阅“QD/SQS-002质量管

3、理体系文件编写导则”；4.1.2质量体系文件由质管部组织编制,由管代审核，由总经理批准；4.1.3部门间传递生产信息用的表单由相关部门审核批准，审批用的印章必须由使用人保管，不得随处放置。4.2文件的编号4.2.1质量手册:QM/SQS企业代号质量手册代号4.2.2程序文件：QP/SQS–01文件流水号（按照ISO9001：2000标准条款的顺序）企业代号程序文件代号4.2.3作业指导书：QD/SQS–001文件流水号（按照ISO9001：2000标准条款的顺序和制造流程顺序）企业代号作业指导书代号4.2.4质量记录:QR

4、/SQS–001质量记录流水号（按照ISO9001：2000标准条款的顺序和制造流程顺序，前一个质量活动与后一个质量活动之间空5个流水号码，以备体系完善补充记录之用。）企业代号质量记录代号4.3文件的发放、使用和保管4.3.1复印文件应该用新纸，以体现体系文件作为公司法规性文件的严肃性；4.3.2受控文件在发放之前，应在该文件封面上盖有分发代号章（各部门、各岗位的分发代号见本程序附录A：文件分发代号一览），根据文件保存和使用环境的要求,如有必要，文控中心应将文件塑封后装订成册在下发；XXXX电器有限公司文件名称文件控制程序

5、文件编号QP/SQS-02页数5页码3制订质管部版本B制订日期4.3.3各部门、各岗位应获得适用的文件，文控中心应依据“QD/SQS-004部门文件一览表”和质管部的意见进行文件的发放，文件发放时应填写“QR/SQS-001文件发放回收登记表”进行签收；4.3.4各部门应依据“QD/SQS-004部门文件一览表”对使用的文件版本进行校对，确保使用适用的版本；4.3.5文件的发放方式应确保使用场所保存和使用的方便，必要时可考虑由人力资源部用“员工工作手册”的形式发放到员工个人，并填写“QR/SQS-001文件发放回收登记表”

6、；4.3.6文件发放后应正确使用，必要时可由各部门、车间主管组织学习，文件在部门中未得到有效使用而造成质量事故，部门或车间负责人应对此事故负责；4.3.7各使用部门应妥善保存本部门的质量体系文件,保持清晰、易识，如发现丢失应及时补领,补领应使用原发放号，文控中心填写“QR/SQS-001文件发放回收登记表”，补领部门进行签收；4.3.8非受控文件由发放部门保存,可根据顾客要求（但需经总经理批准）提供；4.3.9质管部应编制“QD/SQS-003体系文件总览表”，以便于文件的检索维护；4.3.10文控中心应保存文件的发放记录

7、；4.3.11临时组建部门需调用文件，一般做借阅登记，并及时回收，做好借阅登记，借阅用的文件不标识发放代号；如一人身兼数岗，且不同的岗位需发放相同的文件，则可只发放一份文件，发放代号以其主要职能为准。4.4文件的密级管理公司的文件分为企业级、部门级和岗位级三个密级：企业级：非发放部门或外部机构可传阅、复印，但需得到质管部的同意；秘密级：部门内可传阅，复印需得到质管部的同意；机密级：除使用文件的岗位人员外任何人员不得传阅，若需传阅，须得到总经理的批准。机密文件（一般是客户的技术资料）的管理可参考“QD/SQS-007客户资料

8、保密制度”。4.5文件的更改4.5.1文件的更改应由质管部提出申请，填写：“QR/SQS-002文件更改、增加、作废申请单”,经管理者代表批准后实施更改；4.5.2由质管部填写“QR/SQS-003文件历次更改清单”对每一次的更改进行登记并附相应的资料；4.5.3文件更改的方法：不采用原来规定的划改方法