信息交流与沟通控制程序

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1、信息交流与沟通控制程序1目的和范围　　建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。　　本程序适用于XXXX有限公司有关EHS内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。2引用文件　　下列文件中的条文通过在本程序的引用而成为本程序的条文。凡是注日期的引用文件，其随后所有修改(不包括勘误的内容)或修订版均不适用本程序。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本程序。　　XXXX-CX-03《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》　　XXXX-CX-20《不符合、纠正/预防措施控制程序》　　XXXX-CX-21《记录控制程序》3术语和定

2、义　　本程序无新术语。4职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理EHS重要信息。4.1.2负责EHS重要信息与外部(包括上级主管部门、新闻媒体)的沟通与交流。4.2员工代表　　负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到总经办。4.3总经办4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或总经理协调处理。4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。4.3.3负责对上级或地方主管部门有关EHS方面的文件进行收集、传递。4.4各部门　　负责本部门职责范围内EHS方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到总经办。5工作流程5.1信息

3、的分类5.1.1外部信息　　a)上级行政主管部门下发的文件、检查或监测结果；　　b)各职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；　　c)来自相关方(如供方、社区居民等)的投诉、抱怨；　　d)其它外部信息，如各职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。5.1.2内部信息　　a)公司EHS方针完成情况和EHS管理体系运行情况；b)EHS目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c)EHS监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正/预防措施等；　　d)其它内部信息，如员工建议等。5.2外部信息的传递与沟通方式5.2.1总经办将接收到的上级主管部门有关EHS

4、方面的文件进行编号，呈报总经理审批后，填写《文件发放/回收记录表》，下发各相关部门。安全生产：只有起点没有终点！5.2.2法律法规、标准类资料信息由各职能部门负责收集，传递到总经办。总经办进行汇总，并传达到各部门，执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》中有关规定。5.2.3相关方意见、投诉和抱怨等信息的传递和处理1)对相关方提出的意见、投诉和抱怨，接收部门应及时进行处理。2)如问题严重，应传递到总经办组织进行处理和答复。书面文件可直接传递到总经办；口头信息应填写在《信息交流记录表》中传递到总经办。3)涉及重要环境因素及重要危险源的信息，由管理者代表组织有关部门召开专题

5、会议，研究改进措施，执行《不符合、纠正/预防措施控制程序》中有关规定。4)当相关方要求答复时，应将处理结果告知对方。如不能在短期内处理完成，视具体情况向相关方进行解释。5)需向上级主管部门反馈的信息，由相关职能部门以书面报告形式向上级汇报处理结果。5.3内部信息的传递与沟通方式5.3.1公司在制定、评审EHS方针和EHS管理体系文件时，应邀请员工代表参与。5.3.2公司对EHS方针、目标、指标的完成情况和EHS管理体系的运行情况以及总经理对环境、健康安全管理工作的指示和要求，应以文件、会议、公司内网、宣传栏等方式发布，及时传达到各部门和全体员工。5.3.3对员工建议、意见的

6、处理1)员工提出的有关环保和职业健康安全议题的建议、意见，由员工代表汇总后提交总经办，必要时填写《信息交流记录表》。2)总经办应协调相关职能部门对意见进行处理和解决，必要时请员工代表或员工参加讨论、协商解决。3)若建议有助于改善EHS绩效，应纳入相关管理文件或提出具体措施。4)总经办应将处理结果记在《信息交流记录表》中。所有建议事项及处理结果，均应记录备案。5.4内部信息的公开5.4.1对于EHS方针、企业文化等公司信息，可通过各种直观的方式向社会宣传。5.4.2必须与外界交流的有关信息，由各对口部门告知相关方。5.5记录保存各部门应按《记录控制程序》的要求对信息交流产生的

7、记录进行归档保存。6记录6.1信息交流记录表安全生产：只有起点没有终点！