信息沟通与交流控制程序

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1、信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制，确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理，确保及时、准确地收集、传递及处理冇关的信息，保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。2.适用范围本程序适用丁本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流，以及本组织内职业安全健康的内部协商。3.职责3.1品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。3.2

2、生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理，并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。3.3人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门冇关环境要求信息的接收与处理。并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。3.4人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结杲的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。3.5市场部负责就合同签订前期

3、、履行屮有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈，信息传递耍及时、准确。4•信息交流工作程序4.1信息内容：包括内部信息、外部信息。4.1.1内部信息：a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全休员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息，包拈产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评

4、审信息。4.1.2外部信息：a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针向相关方的传递；b）法律、法规的识别、获取、与执法者的联系；C）外部的培训信息；d）对体系进行监测与测量结果的传达和反馈信息；e）与相关方的沟通与协商；f）顾客对产品质量及服务的要求，相关方对本组织环境、职业健康安全方面要求。4.2信息传递程序4.2.1外部信息的接收、传递与处理。a）方针的宣传：由涉外部门向各自的相关方（顾客、合同方、投资方、应急服务机构和执法者）宣传质量、环境、职业健康安全方针。b）法律法规信息：法律法规的识别、获取与执法者的联系见《法律法规与英他要求

5、程序》。c）外部的培训信息、人员资格考试认证信息由人力资源部负责联系、传递、处理、反馈。d）污染物排放信息：由人力资源部根据环境监测部门的监测与测量结果，对本组织污染物排放进行分类整理并反馈至本组织的相关部门。e）信息传递：涉及企业外部业务的各部门，在收到外部质量、环境、职业健康安全信息后，属于权限范围内的自行处理，超出权限的传递给相应的主管部门。f）任何部门及个人接到任何外部信息后要妥善处理及传递，不得以任何理由拒绝传递或推脱、诿过。g）重要信息应形成文件进行传递，并有传递记录，存档备查。h）各部门接到顾客或外部相关方（政府、银行、质量

6、、安全、环保、保险、周围居民等）投诉或抱怨，应及时反馈人力资源部，并做出回应。对于质量、环境、健康安全有关的重要信息，应认真分析和处理，采取有效措施，使顾客或相关方满意。1）市场部应组织有关人员每年走访顾客一次，协助顾客处理产品生产的存在问题和顾客使用后的要求。4.2.2内部信息的传递与处理a）方针贯彻：质量、环境、职业健康安全方针由人力资源部按《人力资源管理及能力、培训和意识程序》向员工传达，培训通知和培训结果由人力资源部以书面形式传递至相关部门。b）运行信息：在运行控制过程中产生的信息，由各部门填写“信息处理传递单”，传递至相关部门，

7、相关部门进行处理并反馈处理结果。超出权限范围的，传递到相应的主管部门或总经理进行分析、处理、反馈。c）目标、指标及管理方案的传达：由品质部、生产部、人力资源部统一负责对目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达。d）职责权限的分配与贯彻：管理者代表负责制定本组织质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖的各部门的职责和权限，由相应的主管部门负责传达。e）不合格、不符合信息的处理：有关部门通过“信息处理传递单”的形式将不合格、不符合情况报相应主管部门，由主管部门按《不合格品控制程序》、《不符合、纠正与预防措施程序》进行处理。f）内审

8、、管理评审信息：品质部以书面形式将内审、管理评审的有关信息传达至各部门。g）法律法规信息：品质部根据《法律法规及合规性评价程序》将获取的法律法规传达至各部门，各部门组织本部门适用的法律法规与其