内部沟通、信息交流与协商控制程序

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1、内部沟通、信息交流与协商控制程序文件编号：QP-07-00制订：审核：批准：生效日期：会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期人事部行政部市场部销售部采购部制造部品质部研发部物控部工程部一、目的为加强内外部产品质量安全、环境、职业健康的信息交流与协商沟通，以提高管理体系的有效性，特制定本程序。二、范围本程序适用于本公司内部各层次、各部门之间以及与外部顾客、供方、相关方等社会有关方面的信息交流与协商沟通的控制。三、定义无四、职责4.1总经理负责副总领导层之间、外部相关方、顾客及社会有关方面的交流与沟通。4.2管理者代表（领导推行组长）负责公司质量、环境、职业

2、健康安全管理体系相关的内部、外部沟通事宜，以及领导推行小组组员之间的信息交流与协商沟通。4.3行政部负责公司相关的信息传递，为公司内部信息交流与协商沟通提供条件。4.4品质部负责公司内外部产品质量信息的归口管理工作。对外负责与产品质量主管部门（商检局、技监局、认证机构等单位）的信息交流，收集产品质量和产品行业方面的法律法规并传递到公司相关部门执行，及时将相关信息向管理者代表报告。4.5行政部负责环境、职业健康安全的信息交流与协商沟通活动的归口管理，并负责保存公司内部的环境、职业健康安全信息。4.6行政部负责员工职业健康方面的内外部信息交流与协商沟通。4.7

3、行政部负责公司员工内部信息交流与协商沟通。4.8销售部负责与客户的信息交流、协商沟通及收集；整理提供产品质量方面的相关信息。4.9采购部负责与供方的信息交流与协商沟通，并收集采购物资质量方面的相关信息、资料。4.10各相关部门、车间负责人负责本部门员工间的沟通和信息收集。五、作业内容5.1产品质量信息交流与协商沟通。5.1.1品质部为公司的质量管理部门，设专职质量信息员负责日常信息管理业务。其主要职责为：a)负责公司内部质量信息的收集，并按《数据分析控制程序》进行分析、汇总建立质量信息档案。b)负责对各部门信息员进行业务指导，督促和检查其工作开展。5.1.

4、2公司出现重大异常质量时，品质部应即时向主管领导报告，请示处理意见，并向责任部门反馈处理意见。经协调仍不能解决的，组织相关部门召开质量会议，讨论研究解决方案。5.1.3各职能部门、车间明确专（兼）职质量信息员，负责本部门、车间的质量信息管理。其主要职责为：a)负责本部门、车间质量信息的收集、填报。b)负责将本部门、车间发生的异常质量信息，即时填写《信息联络处理单》向品质部反馈，并做好本部门的信息登记、归档工作。c)销售部负责将各营销员收集外部信息（含其它同行业同类产品信息）、相关的产品质量和产品存在的潜在不安全方面的信息进行汇总和分析，每月填写《信息联络处

5、理单》反馈品质部。5.1.4产品质量信息收集内容5.1.4.1外部产品质量信息包括：a)供方的产品质量信息；b)顾客或消费者，特别是在产品信息（包括预期用途、特定贮存要求等信息的说明）、问询、合同或订单处理及其修改，以及顾客反馈信息(包括抱怨)等方面进行沟通；c)政府立法和执法部门的信息；d)对管理体系的有效性或更新具有影响或将受其影响的其他组织；e)其他信息，如产品外观、包装、产品的安全性、交付后不合格的情况及处理情况，同行业质量安全信息等。5.1.4.2内部产品质量信息包括：a)产品或新产品；b)原料、辅料和服务；c)生产系统和设备；d)生产场所、设备

6、位置和周边环境；e)清洁和消毒程序；f)包装、贮存和销售系统；g)人员资格水平和（或）职责及权限分配；h)法律法规要求；i)与产品质量危害和控制措施有关的知识；j)组织遵守的顾客、行业和其他要求；k)表明与产品有关的产品质量的抱怨；l)影响产品质量的其他条件。m)其他产品质量信息，如原辅料、包装材料、进货检验信息；工序质量信息，半成品、检测和样品信息；成品质量情况、检测的信息；不合格品处置信息；基础设施的维护保养信息；关键控制点的监视、纠正、验证过程中的相关信息等；4.1.5内部产品质量信息反馈程序4.1.5.1正常信息按正常渠道逐层传递执行。4.1.5.

7、2异常产品质量信息的反馈处理程序a)异常质量信息发生时，有关部门立即填写《信息联络处理单》报品质部等部门，品质部签收后，组织生产部部门进行现场调查、了解，提出处理方案和协调处理意见，并由有关部门实施。b)对重大经协调不能解决的质量问题，及时上报公司领导进行处理，必要时组织召开质量专题会或提交生产调度会、质量（技术）分析会研究解决。4.1.6外部产品质量信息的反馈处理程序4.1.6.1与顾客的信息交流与协商沟通a)销售部通过客户来访、来电、定货等时机，必要时提供宣传材料、样品等向顾客宣传和介绍本公司产品信息，对来自客户的有关要求、问询、抱怨等，应作好记录，并

8、采用恰当的方式向顾客反馈；b)与客户签订合同或订单按承诺履行合同，