沟通和信息交流控制程序 - 沟通和信息交流控制

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1、□受控本□非受控本编号：现行版本：B湖北省电力勘测设计院标准QB/42-217-2009沟通和信息交流控制程序2009-05-18发布2009-05-28实施湖北省电力勘测设计院发布目次前言1范围2规范性引用文件3术语和定义4职责5管理内容与要求6相关文件7记录8管理流程图附录A（规范性附录）相关方信息与答复登记表II前言为确保与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息在院内部各层次、部门及外部相关方得到及时有效的沟通和交流，特制定本程序文件。本文件根据GB/T19001-2008标准“5.5.3内部沟通”、

2、GB/T24001-2004标准“4.4.3信息交流”和GB/T28001-2001标准“4.4.3协商和沟通”的要求编写，是湖北省电力勘测设计院《质量、环境、职业健康安全管理手册》的支持性文件。本文件附录A为规范性附录，规定了“相关方信息与答复登记表”的格式。本程序文件由院长工作部提出和解释。本程序文件由质量管理部归口。本程序文件主要起草人：谭子兴、樊一蓓：朱自立：刘会武本程序是本院第2次发布本程序现行修订状态：B/0II沟通和信息交流控制程序QB/42-217-2009B版修改码：01范围本程序适用于院产品

3、、活动及服务的质量、环境、职业健康安全管理有关信息的内、外部交流、协商和沟通。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本程序，然而，鼓励根据本程序达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本程序。GB/T19001-2008质量管理体系要求GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范QB/42-101

4、-2009质量、环境、职业健康安全管理手册3术语和定义3.1信息有意义的数据。3.2相关方与组织的业绩和成就有利益关系的个人或团体。4职责4.1院长工作部负责有关院长办公会议、院务会所决定的事项的沟通，归口管理有关的内、外部信息的传递和处置。4.2质量管理部负责有关质量、环境、职业健康安全管理有关的内、外部信息的收集、传递和处理。4.3经营计划部负责有关计划进度的信息沟通。4.4各部/分公司负责本部门工作范围内的质量、环境、职业健康安全信息接收、传递和处理。1QB/42-217-2009B版修改码：05管理内容

5、与要求5.1策划5.1.1确定信息交流的原则包括：a）优化信息流程，环节少，流程短，效率高；b）信息传递与处理讲求时效性、准确性和有效性；c）信息分类处置原则，按信息的重要性、紧迫性实行特事特办的原则；d）贯彻闭路循环原则，环环相连，首尾相接，每一环节均有人管理，防止信息断路逸失。5.1.2健全信息流结构信息流程的主要环节有信息源、输入、分析处理、采取措施等。院质量、环境和职业健康安全管理体系的信息系统由决策、管理、执行机构组成。各部门负责人是该部门的信息处理负责人，院长工作部是院的信息处理中心。5.2实施5.

6、2.1内部沟通与信息交流5.2.1.1内部沟通与信息交流的主要内容a）院方针、目标的传达与宣传；b）院决策或工作安排、生产过程的变化或资源调整情况；c）生产运行、计划进度、管理体系运行情况；d）重要环境因素和重大安全风险的控制情况；e)法律法规及其他要求的传达和遵守情况；f）工地服务与院内各部门的沟通；g)内审、外审、管理评审结果；h）有关本院污染排放环保治理和安全事故等方面的信息；i）应急准备与响应情况；j）各部门之间日常联络、常规报表、其他信息通报等；k）员工的建议和抱怨等。5.2.1.2内部沟通的方式a）

7、电子牌公告、局域网；b）简报、通报、生产例会、声像、文件；c）部门信息单、报表、通知、电话；d)紧急情况警报；5QB/42-217-2009B版修改码：0e）领导、工会与员工座谈、接待。5.2.2外部沟通与信息交流5.2.2.1外部沟通与信息交流的内容a)国家、行业有关的法律法规和技术标准的动态信息；b)通过招投标、经营活动获得市场信息；c)顾客对产品的要求、供方提供产品的变更情况；d）环保、安全、质检机构的有关信息交流；e）院向顾客、相关方通报产品信息、合同处置、回答问询；f)应急情况向公共机构联络、通报。g

8、)相关方反馈的信息及其投诉；h)外部（含认证机构、环保主管部门、安全主管部门）的审核信息；i)同行业内有关EMS和OHS方面的信息；5.2.2.2外部沟通与信息交流的方式——通讯、通报、信访、电话热线；——互联网、电子邮件、宣传画册；——顾客满意度调查、定期回访；——社区、相关方会议交流；——行业协会交流。5.2.3信息的收集与传递包括：a)归口管理部门应及时将所掌握的内、外部信息与有