店铺补货流程手册

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主派流程定义：由补货组或采购中心发起的，关于促销商品首单、新品（含换季商品）首单、机关团购商品、换购商品、活动商品等的商品主派。主派发起：采购中心——新品首单、买断商品、定制商品、换购商品、活动商品主派补货组——缺货商品、机关团购商品等的主派操作流程：1、由采购中心发起主派单˃补货组审批（按权限）˃进行主派（其中新品按新品引进流程）2、由补货组发起主派：（1）店铺在【主派—店铺主派申请】内上报机关团购主派申请（需备注是否厂家送货、到货时间等）˃补货组接收˃补货组审批（按权限）˃进行主派（其中新品按新品引进流程）（2）由自动补货未成功或其他因素影响造成商品缺货˃补货组进行主派注：1、主派单需区分正品/赠品 2、主派单品金额超过1万元的，补货主管进行审批；超过5万元的，补货经理审批；超过50万的，报主管领导审批 开店流程定义：补货组对于新开店铺、装改店铺商品主派及增加其自动补货参数的流程操作流程：1、新开店：（1）采购、营运部选定商品˃确定商品首单˃补货部主派（2）新开店根据同区域类型商品销售历史数据设定补货参数2、装改店：（1）采购、营运部选定商品˃确定商品首单˃补货部主派（2）装改店根据商品销售历史数据设定补货参数注：评估商品选择是否合理 商品调拨退货流程（一）残品退货流程定义：基于店铺库存的准确性，为了减少库存不准确对自动补货的影响，要求店铺将实际发生的可退残的残品数量，以及绑赠造成的实物减少的数量进行残品退货处理。操作流程：店铺在【调拨退货—店铺残品退货申报】内上报真实数量的残品申请˃补货组在【店铺残品退货审批】内进行审批确认˃审批后系统内自动调整可销库存量（店铺帐存-申报残品数量）˃生成【残品退货通知单】注：1、不退残商品系统设定不支持店铺进行残品退货申报2、出现残损商品后，店铺必须在三日内进行申报3、同一残损商品厂家或大库未拉走的，天自行作废，且店铺在该期限内不得再次申报4、临期商品需折价处理，补货组不处理过期商品 （二）逾量商品退货流程定义：补货组将影响店铺销售和周转的整箱未拆封（不含二次封箱）的商品进行逾量退货处理。操作流程：1、补货组品类人员在【调拨退货—逾量商品退货申报】内作出逾量商品退货申请˃补货组主管在【店铺逾量退货审批】内进行审批确认˃审批后系统内不调整店铺库存量˃生成【逾量退货通知单】2、店铺机关团购取消在【调拨退货—逾量商品退货申报】内作出逾量商品退货申请˃补货组在【店铺逾量退货审批】内进行审批确认˃审批后系统内不调整店铺库存量˃生成【逾量退货通知单】注：1、非残非逾量商品补货组做调拨处理2、ERP沟通是否可实现经由/直配退厂，协力退库3、补货组发起的逾量退货，生成通知单后店铺可见 （三）批量调拨/退货流程定义：补货组对于店铺因装改、闭店、清户、换季、下架等需要批量调拨/退货的商品处理流程。操作流程：1、补货组在OA接收店铺清户、下架、换季等信息（采购中心需备注下架退货或下架封存）˃确认需退货的商品˃在【调拨退货—批量退货】内输入厂家编码（清户输入厂家编码，非清户输入下架或换季的商品编码）˃列表按店铺显示商品库存信息˃列表上勾选【批量退货操作】处理˃生成【残品退货通知单】2、补货组在OA接收店铺装改、闭店等信息˃删除店铺参数˃与采购确认关闭店可退货或调拨厂家明细˃确认需退货的商品˃在【调拨退货—批量退货】内输入店铺编码˃列表按厂家显示商品库存信息˃列表上勾选【批量退货操作】处理˃生成【残品退货通知单】3、补货组在OA接收店铺装改、闭店等信息˃删除店铺参数˃与采购确认关闭店可退货或调拨厂家明细˃确认需调拨的商品˃在【调拨退货—批量调拨】内输入店铺编码˃列表按厂家显示商品库存信息˃列表上勾选【批量调拨操作】处理˃选择调入店铺˃生成【商品调拨通知单】注：1、过期/临期商品店铺自行处理 2、补货组发起的调拨/退货，生成通知单后双方店铺可见 （四）商品调拨流程定义：由补货组或店铺发起的，关于店铺间商品进行调拨的处理流程。调拨发起：店铺——紧急机关团购订货，自行协商调货后，发起调拨申请补货组——分析影响店铺销售的逾量商品或者紧俏商品，发起调拨（店铺逾量调拨要追踪单品需求协调调拨，紧俏商品本着有利于集团利益的原则进行店间调拨）例如：茅台酒，已经产生销售需求的门店可向统一补货组申请门店调拨支援）操作流程：1、店铺在【调拨退货—调拨申请】内上报调拨申请˃补货组在【调拨审批】内进行审批˃生成【调拨通知单】2、补货组人员在【调拨退货—调拨申请】内上报调拨申请˃补货组主管在【调拨审批】内进行审批˃生成【调拨通知单】注：1、不同法人店铺间的调拨与ERP沟通2、与营运部沟通店间调拨后，是调拨即生效还是店铺确认后生效，实现库存增减3、补货组发起的调拨，生成通知单后双方店铺可见 新品引进流程定义：ERP系统内录入的新商品或本店未经营商品均视同新商品。操作流程：补货组每日接收ERP下传的新商品明细>与采购中心确认是否引进>如引进>确认商品属性（正常商品、生鲜商品、日配商品、结构商品、季节商品）>确认在营店铺>补货经理审批>商品主派流程>新商品评估报告>确定是否保留经营˃增加参数注：1、部分店铺未经营商品，由新品进入流程的确认在营店铺处进行操作。2、新品的评估标准（和采购协商）由采购制订，当未到达标准时自动退出补货系统，做退货操作处理，退货操作详见退货流程。 堆头端架商品申报流程定义：基于店铺堆头端架商品的基准陈列量对库存量的要求影响正常补货参数，因此店铺执行堆头端架商品需进行申报。操作流程：店铺根据采购中心或营运部的陈列要求，确定堆头/端架商品的基准陈列量，提前7天在【堆头端架商品管理—堆头端架商品申报】内进行申报，输入商品信息、商品基准陈列量、陈列开始日期及截止日期˃补货组审批堆头端架商品终止流程定义：基于店铺堆头端架商品的基准陈列量对库存量的要求影响正常补货参数，因此店铺结束执行堆头端架商品需进行申报。操作流程：因特殊或突发因素导致店铺堆头端架商品执行终止，店铺需手工上报终止申请˃补货组接收信息，做终止 滞销品（预淘汰品）处理流程滞销品定义：是指持续销售不佳并且通过更换陈列位置、促销运作仍然不能提高销售，不能继续为企业带来贡献而必须淘汰的商品。预淘汰品定义：是指为降低库存压力，加速库存周转，调整商品结构，对不适应本店或公司销售或销售欠佳的商品准备清理退货的商品。滞销品的处理流程：1、滞销品的确认流程：补货组根据数据报表分析出店铺不动销商品˃商品参数暂停˃营运部负责督促店铺核实（未上货/陈列位置问题等）˃店铺采取相应措施（调整陈列位置/积极上货等）后仍销售不好的2、退货：确认的滞销商品采取参数删除流程；补货员做退货通知单处理。退货相关要求，请参照退货流程。预淘汰品的处理流程：采取退货或调拨处理，门店通过邮件方式上报统一补货组，补货员>补货主管>补货经理审批后，补货员做退货通知单处理。退货调拨相关要求，请参照退货调拨流程。注：1、公司滞销品和预淘汰品必须经采购审批才可做退货处理。2、 滞销品和预淘汰品退出门店后，自动补货系统内变为“不适销”状态，退出自动补货系统，如果门店有需求，可申报主派，确需重新进入补货系统，需书面申请门店店长签字，营运经理签字，补货经理审批。参数调整（一）、参数权限设置定义：补货组对参数调整的审批权限设定审批权限设定：参数增加、删除、暂停——补货经理自动补货生成订单，单品超过万元，审批权限由自动变为手动，弹出对话框（二）、参数增加定义：基于店铺开店、增加新品等因素，经补货经理审批，增加自动补货参数的流程。操作流程：补货组根据参数增加信息˃【参数调整】˃【参数增加】˃经补货经理审批新品增加需走新品引入流程（三）、配送方式调整 定义：补货组对于供应商配送方式变更、或行程变更的操作处理操作流程：接收供应商配送方式变更、行程变更之后，在【参数调整】˃【配送方式调整】˃进行更改注：供应商行程查询，可按供应商编码查询出列表，按店铺显示供应商配送方式、送货周期、订货日（到货日）等（四）、参数删除定义：基于店铺闭店、单品不适销、厂家清户、下架退货等因素，经补货经理审批，删除自动补货参数的处理流程。操作流程：补货组根据参数删除信息˃【参数调整】˃【参数删除】˃选择相应因素的参数删除模块˃经补货经理审批注：1、参数删除需谨慎，任何情况下的参数删除均需补货经理审批2、不适销商品参数删除、闭店参数删除、下架退货商品参数删除后取消柜组。3、单品补货参数恢复视同新品处理。 4、基于闭店等因素，需可操作按店铺删除参数。 （五）、参数暂停定义：基于店铺临时闭店、季节性商品停采、商品下架封存等因素，补货主管设置相关参数“暂停”，自动补货系统暂时停止补货的处理流程。操作流程：补货组根据参数暂停信息˃补货经理审批˃补货主管操作˃【参数调整】˃【参数暂停】注：1、参数暂停需经补货经理审批后，由补货主管进行操作处理2、关注下架封存商品，如市场营销部与采购中心要求商品退货处理，则删除相应自动补货参数。3、临时闭店开店后注意提前恢复参数 （六）、政策因素调整参数定义：基于政策因素（重大会议、活动、节日、新法规、雾霾措施等），对供应商送配货物流因素造成影响，从而影响店铺库存与销售，需调整参数的处理流程。操作流程：【参数调整】˃【政策因素参数调整】˃增加经由、协力商品的可销库存天数原则：保A类商品、BC类商品可选（七）、定时订货参数调整定义：补货组根据供应商行程、店铺实际销售情况，商品保质期等设置定时订货参数处理流程。操作流程：【参数调整】˃【定时订货参数调整】˃根据厂家配送日、在途天数、店铺订货日、商品销量、保质期情况等，综合确定店铺的定时订货，如厂家资料更改，需及时进行维护。 （八）、补货参数调整：1、正常商品的补货逻辑：定义：补货组对于受季节变化影响较小等的商品进行动态参数调整处理流程。操作流程：【参数调整】˃【逻辑重写】˃【正常商品参数调整】˃依据商品的销售特点，制定正常商品的补货逻辑，补货逻辑中变化因素以周进行设定。注：按月评估补货逻辑的合理性。2、生鲜商品的补货逻辑：定义：补货组对于果、菜、肉、禽及蛋类等生鲜商品进行动态参数调整处理流程。操作流程：【参数调整】˃【逻辑重写】˃【生鲜商品参数调整】˃依据商品的销售特点，制定生鲜商品的补货逻辑，参考天气、季节、价格因素，按天对补货的变化系数进行更改。3、日配商品的补货逻辑：定义：补货组对于面包、奶制品、熟食及豆制品等日配商品进行动态参数调整处理流程。 操作流程：【参数调整】˃【逻辑重写】˃【日配商品参数调整】˃因受节假日因素影响较大，可按（周一至周四）（周五至周日）更改补货逻辑及设置变化系数。4、结构商品的补货逻辑：定义：补货组对于结构性商品根据动销快慢进行动态补货参数或静态补货参数调整处理流程。操作流程：（1）【参数调整】˃【逻辑重写】˃【结构商品参数调整】˃动销慢的商品˃静态补货参数调整（2）【参数调整】˃【逻辑重写】˃【结构商品参数调整】˃动销快的商品˃动态补货+最小陈列量进行设定+最大陈列量进行设定。5、季节商品的补货逻辑：定义：补货组对于受季节变化影响较大的强季节商品，进行参数调整的处理流程。操作流程：【参数调整】˃【逻辑重写】˃【季节商品参数调整】˃依据商品的销售特点，制定强季节商品的补货逻辑（春夏秋冬），调整变化系数，变量调整以周为单位进行调整。 注：（1）按月评估补货逻辑的合理性。（2）节日商品视同季节商品管理。6、节日商品补货逻辑定义：补货组对于节日节气商品进行参数调整的处理流程。操作流程：【参数调整】˃【逻辑重写】˃【节日商品参数调整】˃节日商品的销售特点主要是以农历节期为主，因此此类商品需要在农历的日期对准前提下，对商品的补货逻辑进行调整，为补货逻辑高于其他商品逻辑。7、缺货商品补货逻辑定义：补货组对于因供应商缺货因素影响，造成两次及以上商品到货率≤50%，从而影响商品销量的商品参数进行调整的处理流程。操作流程：根据分析出的缺货商品˃【参数调整】˃【逻辑重写】˃【缺货商品参数调整】˃调整到未缺货时的初始参数 促销商品管理流程定义：补货组对于DM档期促销商品、节日促销商品补货的流程处理。操作流程：采购分配数：1、根据【促销历史销售数据汇总表】˃调整促销商品自动补货参数˃【促销级别系数表】˃【促销自动补货订单创建】˃按时间段自动调整自动补货参数2、根据【促销历史销售数据汇总表】˃【可比日期维护表】˃调整节日商品自动补货参数˃【节日系数表】˃【促销自动补货订单创建】˃按时间段自动调整自动补货参数注：1、因商品促销制定的补货逻辑，因促销期长短不同，可按时段分为补货批次和补货要求。须在特价开始前12日前录入ERP系统，提前调价不补差商品在特价开始前16前录入EPR系统，如有节假日提前录机。2、依据商品档期促销特点，分为一次补货，多次补货等。促销商品单独制定促销补货逻辑，参考特价商品前期特价的销售，并依据实际销售情况可及时更改。 3、商品促销的补货逻辑执行时，商品促销补货优先级高于其他补货逻辑 状态维护（一）商品状态维护定义：对于商品不同状态进行维护。（补货组或ERP系统回传）商品状态设定为：状态序号状态名称销售状态进货状态状态1：节日商品YY状态2：正常商品YY状态3：阶段商品YN状态4：季节品YY状态5：结构商品YY状态6：主码YY状态7：附码YN状态8：下架商品NN状态9：预淘汰YN状态10：不适销NN状态11：作废商品NN状态12：促销品YY（二）新增商品状态查询定义：为了便于补货管理新增的商品状态的查询流程。操作流程：【状态维护】˃【新增商品状态查询】 （三）状态变更查询 报表管理（一）日报表：1、补货参数增加/删除日报（内部/外部）补货组通过此报表能查询昨日新增的/删除的自动补货参数，核实是否正确。店铺通过此报表知晓新增的商品，确定商品陈列位置，删除的参数做好商品清理。2、店铺缺货及预警安全商品日报（内部）补货组每日查询店铺缺货及预警商品信息，查找问题原因。如连续缺货两次 补货组工作工作时间工作内容备注责任人每天查看店铺库存/销售传输查询，数据是否全部回传三种提示：传输完成、传输失败、传输中，传输失败和传输中要联系信息中心，直至数据提示“传输完成”主管每天店铺参数出错查询，发现问题查找原因，采取解决措施由于参数经常调整，系统数据传输，可能会造成参数运算时出现错误，需要及时发现，对于不能生成订单的参数马上查找原因，在合单之前解决问题。（合单时间需要和ERP协定）（经由合单，协力点对点送货）补货员每天店铺缺货及预警安全商品查询，采取解决措施由于供应商未按时送货等原因会造成店铺补货未成功，就需要人工干预，筛选出A类商品及时查找原因，马上进行主派补救，对超过周转天数的商品及时提示，便于采取补货策略。预警库存不够可销天数，又没有补货参数，有参数没生成订单；补货员每天每日查询店铺零库存商品采取解决措施由于厂家缺货等原因会造成商品库存数量达到零值（此处零库存商品应不含不可采、不可销、下架商品），此情况要配合采购解决；因天气因素、小团购等造成商品销量增加致商品脱销单独分析补货员每天有参数无销售分析 每天有销售无参数分析每天增加/删除自动补货参数根据新品评估结果反馈，或清户下架等信息，增加或删除自动补货参数补货员每周供应商缺货统计供应商缺货到达一定次数，说明配送和组货能力不能满足需要，这就需要重新调整参数。补货员每月按品类查询不动销商品，对于不动销商品分析其是结构性商品还是预淘汰商品，做出补货策略反馈到营运部补货员每月公司店铺ABC商品列表按公司A类商品反弹店铺商品结构，反馈到营运部补货员每月堆头端架商品销售报表根据店铺堆头端架商品销售报表反弹店铺陈列资源是否应用合理，反馈到营运部补货员