论高校教务办公室的职能强化与管理创新.doc

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1、论高校教务办公室的职能强化与管理创新论高校教务办公室的职能强化与管理创新摘要：随着高校管理体制改革的不断深入，教师和学生的主体意识日益增强，学校办公室服务的对象、内容和要求发生了新的变化，因此高校教务办公室要适时调整重点职能。以教务处办公室为例，探讨强化信息管理、辅助参谋、建章立制、统筹服务、协调沟通、督查督办职能，升级办公设备、服务理念和人员素质，创新管理手段、服务方法和工作思路的经验做法，以求办公管理务实高效。关键词：教务办公室职能管理中图分类号：G420文献标识码：A文章编号：1673-9795(2014)04(b)-0188-02高校教务部门是学校内独立负责学生

2、教育的部门，部门人员少任务重是最主要的特点，既需要统筹工作对外公布，又由几个具体部门分管工作完成任务，而办公室在教务管理系统中担当着承上启下，左右协调，内外沟通的重要角色。随着高等教育改革的深入和对高等教育的要求与期望,高等教育部门面临着诸多挑战，例如：内部运行机制改革、强化教师队伍建设、提高高等教育质量等以适应外部环境的变化。因而总结内部规律，吸取有效经验，强化最主要职能和进行管理创新，提高工作效率则显得尤为重要。1高校教务办公室的突出职能曾有位行政工作者把办公室工作总结为：管理政务事务，处理信息文书，当好助手秘书，通讯信息报道，办理提案信访，综合统计，机要保密，查办

3、催办，财务管理等。而高校教务办公室不仅需要做这些工作，还需要承担与学生、教师、学生家长、上级教育部门沟通协调的责任。1.1强化信息收集与发布，突出参谋职能信息是提供决策的有效数据，信息的缺失、失真、失效或不对称会造成决策失误或无效。办公室要利用自身收集信息渠道多、信息网络广的特点，全面收集、分析信息，为领导者提供有效的决策依据。信息化平台是一个可利用的有效途径，例如在南昌大学，就可利用本校0A网、新闻网、教务管理系统、教务在线、家园网、BBS贴吧、网络中心、官方微博微信等网络平台对信息进行收集、处理、分析、传输和反馈。利用办公网主页、教务网站动态公告、教务管理系统提示等

4、方式，公布学校文件、通知相关事宜、网上互动交流，使信息得以畅通的传递在各个主体间。办公室是辅助配合领导工作、领会上级意图、传达指示、贯彻执行、督促反馈最深刻的部门。高校领导既是行政领导，同时兼具学科研究者或带头人，工作千头万绪，因而办公室就要充分发挥辅助参谋职能,要做到：（1）为领导提供及时有效的可利用的信息辅助决策，如在制定教师授课质量评价体系时，提供评价指标、权重、影响因素及相关支撑材料；（2）根据学校文件精神安排具体工作并督查进度情况及时报告，如安排；领会领导意图草拟文稿、布置工作；（3）辅助领导就具体问题、突发情况提出建设性建议；（4）辅助领导做好FI常管理；（

5、5）提醒并合理安排领导FI程；（6）做好上下协调，左右沟通工作，使决策得以全面领会并贯彻实施等。1.2为H常行政工作建章立制，统筹服务职能高校教务办公室工作具有持续重复性伴有突发临时性的特点，是为学校教学调研、党政管理、师生活动、教学条件保障提供服务的基础部门o办公室U常工作范围广、涉及内容多,繁杂而不容马虎，因而需要将行为上升至制度化，在研究普遍高校管理规律的基础上，结合学校实际，将各级各类活动纳入规章制度中,如制定《办公室行政管理制度》《教务办公流程》等，将部门工作规范化、流程化、程序化。教学教务处办公室的工作可以总结为图1。教务办公室的每一项具体工作都带有服务的性

6、质，重视服务管理，树立自觉服务的角色意识是为校领导、校内各部门、教师员工、学生及家长服务的精神基础。在FI常行政工作中，规范处理文档，为机关保留好珍贵的档案资料，特别是教学改革、授课质量评价体系的建立过程、考试安排及记录等；会议安排周到妥当，会议或其他活动的筹备、进行、总结都要落实到人；接待工作到位，议程细致时间合理，接待热情周到；印章使用规范，按照印章使用规定科学规范的使用；信访工作落实，及时上报处理并跟踪督查进展情况；突发事件应激，制定应急预案，加强处理突发事件的能力；热情服务教师、学生及家长,耐心细致地倾听意见，解决困难。比如根据学生的需要，制定《教务部门部分工作

7、流程册》，将毕业生的成绩、学籍、学位证明、教室借用等问题的办事流程用流程图方式展示出来，方便师生办理。1.3强化协调沟通，督查督办职能协调沟通是实现高校办公室目标的重要手段，它不仅有助于信息传递，进行科学决策，也有助于部门的整体凝聚力。沟通协调的功能是保证各项工作不矛盾、不重复和不冲突，以形成最高效的配合关系。高校办公室需要对校外部的主管上级机关、政府主管机关、兄弟院校、协作单位、校周边环境、学生家长，对校内部的学校领导、各部门、教师、学生等关系进行协调，最大限度地调动各方面的积极性，以求目标统一，步调一致，密切配合，保证文件精神和重大决