试论高校办公室工作职能的强化与拓展

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1、试论高校办公室工作职能的强化与拓展　　【摘要】高校办公室作为高校的行政组织机构，在高校运行中起着承接、枢纽的重要作用，其负有服务、协调、参谋、督办的主要职能，这是其他部门所无法替代的。高校办公室的主要工作职责就是围绕高校中心工作，工作内容涵盖文字材料的写作、公文处理、机要保密，信访接待与处理，综合事务的协调，校际合作与交流，督查督办等等关系到学校的各方各面，高校办公室的工作质量与工作效率直接关系到高校是否能够正常运转，也直接反映了高校的管理水平。在新形势下如何做好高校办公室管理工作，充分发挥办公室工作职能，提高办公室的工作

2、效率对于高校改革发展具有十分重要的意义。　　【关键词】高校；办公室；职能　　前言　　高校办公室是在高校党政直接领导下的办事机构，是高校行政机构的重要组成部分，是高校正常运转的重要枢纽，办公室的工作内容涉及到高校的方方面面。从传统意义上来讲，高校办公室主要承担的是交办式的工作，办文、办事、办会，但随着我国经济的发展转型，高校办学开放程度加深，也带来了高校内部体制的改革，利益关系发生变化，部门之间和教职工之间的矛盾也日益凸显。2010年教育部发布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020）明确了我国高校要进行管

3、理体制改革，建设现代大学制度，这对高校办学提出了更高、更新的要求，对于高校办公室的工作也是一项重大的挑战。面对复杂多变的办学环境以及逐渐增多的办公室工作任务，高校办公室必须强化拓展工作职能，提高工作效率，增强办事水平，才能更好地服务于高校，为高校增强实力、寻求发展而助力。　　1.我国高校办公室职能的定位　　首先，高校办公室是高校的综合性职能部门，它不同于其他部门的工作性质，尤其是在处理综合性事务方面，办公室往往会作为牵头部门进而协调其他有关部门，是高校综合性协调的核心所在；其次，办公室的服务、管理、协调功能，比如学校的重要

4、会议、组织活动安排、行政文件的印签、外联接待等工作，都是办公室日常工作处理范畴，无不体现着办公室服务、管理、协调的作用；有的高校办公室除了最基本的工作职能外，还附带一些特殊职能，这与高校的管理体制和机构设置有关，例如有的高校把信息中心挂靠在办公室，那么办公室就多了信息化建设的职能，把宣传部与办公室合署，办公室就具有了宣传的功能。　　2.高校办公室的基本职能　　高校办公室作为高校的枢纽机构，目前有服务、协调、参谋、督办四项基本职能。　　2.1服务职能　　高校办公室的服务职能体现在高校管理的横向、纵深各个方面。办公室既为高校领

5、导服务，又为部门、学院、教师、学生服务；既为高校教育服务，也为后勤、保卫服务；既为上级主管部门服务，也为同级院校服务。总之，高校办公室的服务功能覆盖面广，服务对象众多，服务内容复杂。　　2.2协调职能　　高校办公室是高校运行的“调度室”，既担负着高校内部日常工作的协调，也担负着高校与外界各种关系之间的协调工作。　　2.2.1工作协调。对高校日常活动的时?g、地点、出席领导、参与人员、后勤、保卫工作的协调；对公文处理中政策冲突、文件审核、公文部署进行协调；对会议议题、会议审批、与会人员、会议时间地点进行协调；对校园突发事件、

6、公共卫生事件、事故灾害、信誉公关等进行协调。　　2.2.2关系协调。协调领导之间的关系，高校的领导由于个人认知、工作性质、工作方法、看待问题的角度等等均存在着个体差异，常会使领导在制定决策、处理事务时产生意见分歧，对此办公室应当掌握了解领导的意图，总揽全局，从大面出发，做领导之间沟通的桥梁，寻找共同点和平衡点，缓解意见矛盾，去异求同；协调部门之间的关系，高校的组织机构复杂，学院、部门众多。每个学院和部门都有自己的工作职责和工作侧重点，对于各自的发展方向定位不同，很可能会产生利益博弈，高校办公室就要对此类事件进行协调，与各部

7、门保持联系，及时发现问题解决矛盾，整合学校资源，提高办事效率，发挥合力效应；协调领导与部门、师生的关系，高校根据自身发展需要经常会出台一些政策，这就需要办公室会同政策起草部门做好对全体师生以及其他部门的解释工作，确保政策能够落到实处，在部门或者师生有困难时要做好接待工作，并及时向上级领导汇报，及时解决，并做好安抚工作；协调与校外单位的关系，高校的发展离不开与外界环境的交流与联系，高校办公室就要充分发挥窗口与桥梁的作用，经营、发展对外关系，树立起良好的高校形象，为高校发展创造外部条件。　　2.3参谋职能　　高校办公室是信息的

8、集散地，办公室要收集、筛选、整理各种有用的信息，及时向上级报告；办公室还应定期开展调研工作，及时获取发展趋势与动向，并针对当前问题提出具有针对性、实用性的对策，供高校领导决策参考。　　2.4督办职能　　做好上级批示文件与指导精神、高校方针政策的落实情况；做好高校领导布置的工作以及会议、决策的执行情况；抓