宝鸡纸质文书档案数字化加工标准.doc

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1、宝鸡市纸质文书档案数字化加工标准1范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求，适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。市委和市级国家机关各部门，各人民团体，企事业单位档案室纸质档案数字化加工依据本标准，各区、县档案馆纸质档案数字化加工可参照执行。2术语和定义2.1纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。2.2黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白

2、的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。2.3连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。2.4分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。-11-2.5失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。2.6可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。2.7图像压缩消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化

3、过程中，较常见的有TIFF(LZW)、JPG等压缩格式。2.8JPGJPG全名是JPEG(JointPhotographicExpertsGroup) 联合摄影专家组,一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。2.9PDFPDF（PortableDocumentFormat的简称，意为“便携式文件格式”）是由AdobeSystems在1993年用于文件交换所发展出的文件格式。它的优点在于跨平台、能保留文件原

4、有格式（Layout）、开放标准，能自由授权（Royalty-free）自由开发PDF兼容软件，在今天的互联网上应用广泛。3纸质档案数字化加工基本要求3.1数字化对象的确定属于归档范围且应永久、长期、30年保存、符合国家有关规定的档案应列入数字化加工的范围。-11-3.2基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。3.3过程管理加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，将档案数字化工作文件收集齐全，并且管理

5、规范，数字化工作文件包括：数字化工作方案、数字化审批书、数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。4档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下列步骤对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。4.1目录数据准备按照《宝鸡市文书档案目录数据交换格式与著录项目细则》（见附件2）的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。4.2编页号逐页对

6、档案进行编号，编号过程中不能出现漏编或者重编。编号所使用的打码机、笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。4.3拆除装订档案扫描前，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害。-11-4.4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平处理后再进行扫描。4.5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表，详细记录档案整理前后每份文件的页数,并在备考表中注明页数的变化情况。4.6编制卷内文件目录在完成案卷的数字化加工后，以

7、每卷为单位编制卷内文件目录，在案卷装订时，将新的目录装订进卷内。4.7装订扫描工作完成后，档案应按档案保管的要求重新装订。装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。案卷卷皮破损严重的，需要更换新的卷皮，装订时，要将原破损案卷的备考表部分裁剪下来装订在案卷的末页。5档案扫描5.1扫描方式5.1.1根据档案幅面的大小（A4、A3、16K等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。5.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或

8、超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆分的档案可采用零边距扫描仪或是相机拍摄的方式。5.1.3档案中折子页、图纸、表格等应整页扫描，超大幅面的进行分页扫描后，要拼接成一页。-11-5.2扫描色彩模式采用彩色模式进行扫描。5.3扫描分辨率5.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。扫描图像缩放比应为100%。5.3.2对档案进行扫描时，其分辨率应选择≥200dpi。特殊情况下，如文字