纸质档案数字化加工方法研究

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纸质档案数字化加工方法研究中牟县档案局辛向阳纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档后挂接）。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。一、档案整理纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法归档。12 纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。二、条目录入本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE档案管理系统。（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。（二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了，有些重复项目不用再录了，这样就更加方便快速了。条目录入要求：1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：20080403；2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身的问题）。3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。三、档案扫描和图像处理、存储档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍（一）扫描仪种类。扫描仪主要可以分为下面3种类型。平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，12 使用平板扫描仪扫描时，直接将图片或照片放在扫描仪的平台上即可开始工作。幻灯片扫描仪：幻灯片扫描仪的光学系统通常比平板扫描仪好，其分辨率一般为5000dpi-6000dpi。滚筒式扫描仪：滚筒式扫描仪不是利用CCD来感光，而是使用通常称为PMT的光电倍增管。滚筒式扫描仪比大多数CCD扫描仪对亮度和阴影更为敏感，也能得到更高的数字化质量。档案数字化常用的是平板式扫描仪和滚筒式高速扫描仪。（二）扫描的准备在使用高速扫描仪前，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行数字化加工。（三）常用扫描软件的使用方法1、星震零边距扫描系统星震零边距档案扫描系统是虹光扫描仪自带的扫描系统，使用时需单独安装，并插入加密狗。12 第一步：新建项目新建项目：填写项目名称。即需进行档案数字化的全宗，如：档案局，也可以是全宗号，如：013；存放路径：找一个空间比较大的盘，建一个文件夹用来存放扫描的文档。例如，在E盘建一个档案局文件夹；用数字编号将文件名补齐至：3；图像储存格式：TIF；彩色图像压缩格式：不压缩；然后点确定，新建项目完成第二步：建立目录在档案局下建子目录，也就是我们要扫描的归档文件的件号。如：001、002、003……第三步：扫描设置选中件号，点工具栏里的顺序扫描打开扫描界面。图像：选黑白正面。黑白文档数据小，适合服务器管理；二值化：固定处理。选固定处理可以避免每次扫描都要调整扫描参数；亮度：可根据纸张情况选择，纸张明暗和亮度成反比，纸越暗亮度越高，纸越白亮度越低。有些字迹比较模糊的文档，亮度可以调低点，扫出的字迹会更清晰。同时，噪点的产生也随着亮度的变化而改变，亮度越低，噪点越多，亮度越高，噪点越少，扫描中可灵活掌握。12 分辨率：300。300的分辨率可以满足演示和打印的需要。黑白反相：白底黑字。第四步：扫描放入文档，点扫描开始扫描，扫描的文档为单页TIF文件，自动保存在你选中的件号。连续扫描完成一件文档的扫描。打开下一个件号，依次扫描即可。第五步：修整图像巧用清除键：打开件号，选中单页TIF文件，点左侧清除，然后选中页面全部文字内容，按空格键，选择范围之外的四周所有黑边、噪点全部去除。如有必要再点相应工具进行校正、居中、补齐处理。依次处理下余页面。组合优化当前目录下的所有图像：目录树中选中全宗号，点右键，选组合优化当前目录下的所有图像。可以组合选择清除黑边、自动除噪、自动纠偏、图像居中、补齐图像至A4等。设置好后点开始优化即可。这样组合优化处理的优点是速度快，可以整个全宗文档批量优化，缺点是，黑边不能全部清除，还需逐件逐页检查。第六步：合成多面TIF文件。选中件号，点右键，选转存为多页TIF，单击打开转换界面，转存目录和转存文件名自动生成，不必设置，点确定即可。依次再将其它件号全部转存为多页TIF。12 在归档文件中，还有一部分A3幅面的报表，如果使用的是A4幅面的扫描仪，就需要我们采用图像的“合并”技术，保证整个页面转换为电子图像。我们把A3页面文件分两次进行扫描，形成图像1和图像2，再对扫描形成的两张图像进行拼接，为了找到合适的拼接切入点，在扫描的过程中图像1与图像2之间要有一定的重叠，我们在拼接前要把重叠的部分进行“裁减”，裁减选中的部分就是我们所要保留的部分，裁减时以竖线为裁减的基准线进行裁减。选中裁剪好的两张图像点击“合并”即可将两张图像合并为一张完整的页面。星震零边距扫描系统在图像处理上有一定的优势，但成本比较高，且只能单机使用。例如：购买一台虹光2080E扫描仪，不带星震零边距扫描系统价格为2500元，带星震零边距扫描系统最新报价为5320-5700元。（2009年7月报价）。2、pde影像扫描系统第一步：软件安装（1）安装光盘中的扫描仪的驱动程序；（2）连接扫描仪；（3）发现扫描仪，根据默认安装；（4）安装应用软件，进行扫描。说明：出现“没有经过数字签名”时，选择仍然继续就可以。第二步：文档扫描12 （1）平板扫描：打开pde影像扫描系统，点扫描打开扫描界面。扫描设置和星震零边距扫描系统扫描设置相同。图像：选黑白正面；二值化：固定处理；亮度：扫描中可灵活掌握；分辨率：300；黑白反相：白底黑字。设置完毕点扫描，逐页扫完一件，关闭扫描界面，点保存，选择路径，在空间比较大的盘上建一个文件夹并打开，文件名为3位数件号，保存类型为TIF，点保存即可，文档自动保存为多页TIF文档。扫描下一件时，先点新建再点扫描，不点新建的话，新扫描的文件还是随在上一件的后面。循环扫描、关闭、保存、新建、扫描步骤完成其它文件的扫描。实际工作中，还会遇到文件漏扫、扫坏页面或暂时未扫完下次还需接着扫描等情况。文件漏扫时，选中漏扫页面的后一页，点工具栏中页面，选插入扫描即可，漏扫页面扫完后退出，转入正常扫描；文件页面扫坏时，选中扫坏页面，点工具栏中页面，选重新扫描即可，扫完后退出，转入正常扫描；暂时未扫完的情况，只需把未扫完的文件打开，接着正常扫描即可。12 （2）高速扫描：扫描设置同上。将整理过的整件或整卷文档放在送纸架上，设定单面扫描或正反双面扫描，点扫描开始。扫描后，在每件起始页上点右键，选从此拆分，依次拆分所有件号，剔除空白页，保存。第三步：图像处理。pde影像扫描系统具有比较齐全的图像处理功能，可以单页去黑边、噪点、倾斜校正，也可批量去黑边、去噪点、倾斜校正。在处理文件时，点相应的菜单即可。在菜单中还有一个经常要用的工具，上移和下移，可以用它们来调整页面的顺序。和星震零边距扫描系统相比，用PDE扫描系统扫描的文件自动保存为多页TIF，不需要再进行转换，同时也具备文件处理的大部分功能，最大的优势不必为软件买单，只要档案馆建立了PDE数字档案馆系统，所有档案室都可以使用。缺点是功能不全，没有居中、补齐A4功能，也不能利用清除键同时去掉四周的黑边、噪点。3、ACDsee5.0系统ACDsee5.0是一个免费的看图软件，它占用空间小，功能齐全，用它来扫描文档，也是一个不错的选择。星震零边距扫描系统、pde影像扫描系统都是在它的基础上开发的。第一步：打开ACDsee5.0，打开文件，点获取图像12 ，选扫描仪。第二步：扫描设置格式：选TIFF；文件夹：指定路径，即扫描文档存放的文件夹；文件名模板：001；勾选保存多重图像为单一页面图像；点立即获取开始文档扫描。第三步：文档扫描。ACDsee5.0扫描界面打开后我们会发现和以上两种扫描系统的扫描界面完全一样。扫描方法也基本一样，扫描完一件，关闭扫描界面，文件自动保存为多页TIF，不过文件名需要对照目录件号重新名命。第四步：文档处理。ACDsee5.0系统图像处理功能比较强大，很多功能有待使用者摸索和开发。清除四周黑边：在ACDsee5.0中打开需处理的多页TIF文档，打开图像在编辑器，点下面工具条中的选择键，然后用鼠标选取页面中全部文字内容，在上面选择菜单中选反转，此时页面上出现两层虚线，两层虚线中间部分即四周黑边和噪点，点删除键删除四周黑边。再点下一页，出现是否保存提示，点是即可，同时下一页面出现，而两条虚线还在，如果选择范围也适合本页，直接点删除键即可。这样，下一页、保存、删除；下一页、保存、删除循环，可极大的提高修整的工作效率，最后点保存，保存修改结果。12 图像居中：在图像编辑器中，点下面工具条中的选择键，然后用鼠标选取页面中全部文字内容，点左键不放，移动鼠标，文字内容相应的跟着移动，选择最合适位置，释放鼠标，单击虚线外任一点，完成图像居中，点保存，保存修改结果。ACDsee5.0还有一个重要功能，它可以把单页TIF文件合成多页TIF文件，同样也可以把多页TIF文件拆分为单页TIF文件。在工作中遇到这样一些情况，有些单位用其它扫描系统把文档扫描为单页TIF文件，这时，就需要用ACDsee5.0系统合成多页TIF文件。单页TIF方法合成多页TIF文件的方法：在ACDsee5.0中打开单页TIF文件夹，在右侧的编辑区选中全部单页TIF文件，在工具菜单中选格式转换。格式：选TIFF；文件选项：在来源文件夹中放置已修改的图像；覆盖已存在的文件：选重命名，然后点确定。格式设置：选CCITT组4，用这种格式合并后的文件最小。勾选保存这些设置为默认值，确定。多页设置：点合并，确定。以上内容全部设置好后，返回图像格式转换栏，点确定开始转换。下面再转换的文件，就不需要再设置了，选中全部单页文件后，只在格式栏中选中TIFF，点确定即可。12 最后在转换过的每个单页TIFF文件夹中都有一个001.tif_2文件，重命名（和目录件号一致）后移到一个新文件夹中待挂接。四、数据挂接（一）批量挂接。打开归档文件数据库，用卡片式查询需挂接原文的条目，点右键，在下拉菜单中选批量挂接，出现原文挂接对话框，在原文扩展名中选TIF，在原文文件名规则中选单文件挂接，在下面空白栏右侧点三角并选中件号，在原文所在文件夹栏里按路径找到多页TIF文件原文文件夹，点击确定即可实现整卷挂接。（二）单个文件挂。打开卷内文件数据库，在最上端工具栏里选原文管理，出现原文管理对话框，点增加出现新增原文栏目，在选择原文栏里从我的文档或其它磁盘中找到你要挂接的原文，点击确定即可。五、数据备份原文挂接后，要把原文一式两份刻录成光盘，一份移交县（市）档案馆电子文档中心，一份留在本单位，做到双重备份。六、数据验收年度归档结束后，在文书档案验收的同时，由电子文档中心验收电子文档。在原文书档案验收合格证12 中，添加数字化档案验收内容，制定出新的验收合格证，新的合格证档案数字化部分包括条目数：永久、长期、短期；原文数：永久、长期。立档单位文书档案和数字化档案均验收合格后，方可开具年度归档合格证。12