企业自行开展纸质档案数字化加工方案探析.pdf

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1、信悫化建设[摘要】本文依据笔者亲身经历的纸质档案数字化加工的整个工作，系统地梳理了纸质档案数字化加工比较实用的方案及流程以及在数字化过程中需要注意的一些事项。企业档案是记录企业形成和发展的重要凭证，质档案易积存，同时因为处理的量较大，费用开支上反映了企业发展历程的全部过程，同时，企业档案又需要一次性支付较大金额。白行加工的优点是可以涉及企业秘密和行业利益。为了使档案信息能够更随时进行，因为使用本部门的人员，基本不存在人工好地发挥作用，越来越多的单位开展了纸质档案数费用问题，缺点是工作人员需要掌握一定的数字化字化工作。开展纸质档案数字

2、化，一种方法是外包工作技能，而且由于人员数量、设备配备不齐以及设给有经验、有资质的专业档案数字化服务商；另外一备性能的限制，加工速度较慢，与我国档案事业“十种方法就是企业白行组织人员开展。随着各单位纸二五”规划所提出的要求差距较大。质档案数字化加工工作的不断深入，可借鉴的资料、经过对所需硬件设备配备的了解，同时根据本论文以及现场调研数不胜数，但是在实际操作中仍单位的实际情况，本单位不可能把档案数字化加工存在许多意想不到的难题。特别是自行开展纸质档工作外包。而且数字化工作也是今后档案室的日常案数字化加工的企业，面临的难题就更多。工作内

3、容之一，是档案人员必须要掌握的工作技能，中船重工集团公司档案工作“十二五”规划对各与其日后再去学习这些知识，不如从头就开始介所属单位的档案信息化建设提出了具体要求，其中入。因此，我们根据库藏档案的幅面大小申请购买纸质档案数字化加工是最重要也是工作量最多的一了两种扫描仪，一种是可以扫描最大幅面A0图纸的项内容。笔者所在单位由于存在企业档案保密要大型专业扫描仪，另一种是可以扫描A4幅面的文档求，同时也为了提高档案部门员工的业务素质以及快速扫描仪。这样，不仅可以满足A4以上各类大型最大限度地利用本部门力量，在数字化方式上选择图纸的一次性扫

4、描，节省了由于扫描仪幅面不够需了自行开展纸质档案数字化加工工作。在此过程中要进行图纸二次合成的时间，也降低了图纸合成过档案人员边学边干，不断解决难题，可以说是“摸着程中可能出错的机率。配备的A4幅面文档快速扫石头过河”，终于摸索出一套适合本单位的档案数字描仪，扫描速度为彩色40ppm／8Oipm(200dpi)，黑白化加工方案，在此与大家共同探讨。及灰度50ppm／lOOipm(200dpi)，最大分辨率可以达一到600dpi，输出的图像有BMP、JPG、PDF、TIFF四种格、纸质档案数字化硬件设备的配备在档案数字化硬件设备的配备

5、上，如果选择外式，同时还具有自动纠偏、裁剪、超声波重张检测等包，企业需要支付一些设备的租赁费用，并提供场功能，完全能够满足企业档案部门对于文档扫描的地，其优点是省事，加工速度快，见效快，可以一次性各项要求。把历年积存的档案全部处理完，但每年新形成的纸计算机是档案数字化的工作平台。随着计算机75技术的发展，在机型选择上没有太多的要求，最近几提供利用的质量。年出产的机型完全能够应对数字化处理工作。当然(一)扫描档案的选择及整理为了有较快的运算速度和较大的存储空间，配置上1．扫描档案的选择是越高越好。根据笔者的经验，由于扫描后的图纸一般对

6、扫描档案的选择基本可分为全宗优先及文件等还需要后期修复，对图像的处理功能要求级、年度优先级、内容优先级等，对利用率高的档案较高，配置好一些的计算机可以提高大型图纸打开、优先扫描；对利用率不高、没有解密或密级太高的档修复、保存等处理过程的速度。如果条件允许，可以案以及保存价值较高但不适合扫描的档案则暂缓扫根据数字化加工人员的数量多配备几台计算机，这描。样可以同时进行扫描后的处理工作，提高档案数字通过借鉴其他单位的经验，根据本单位的实际化加工的速度。情况，我们对年代稍久一些且已存在纸张变脆情况二、档案管理软件及配套设备的配备的产品档案优

7、先进行扫描，一方面可以挽救这些存档案数字化加工不论是外包还是白行开展，档在危险的档案，另一方面将这些档案扫描变成电子案管理软件都是必备的。只有将纸质档案数字化档案后，将经过鉴定仍有保存价值的档案移交集团后，才能使档案管理软件物尽其用，否则档案管理软公司档案馆进行长久保存，同时可以腾出库房，减少件只不过是一个类似于简单数据库的管理，只实现库容面积严重不足的危机。经过鉴定，下一步将会了档案目录级的查询以及目录打印等最基础的功对密级低、只有单套图纸且利用率较高的档案门类能。进行扫描。如果在档案数字化加工前本单位没有使用档案根据船舶系统档案

8、整理规范，不适合将某个门管理软件，可以选择一款功能完善的软件，直接用于类的档案再次细分，划定哪些内容要先进行扫描，哪目录以及原文的管理；如果已经购买或自行开发了些内容可以暂缓扫描或不进行扫描。因为这样选择档案管理软件，可以在此基础上进