纸质档案数字化加工方法研究

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1、纸质档案数字化加工方法研究中牟县档案局辛向阳纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档后挂接）。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处

2、理、图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。一、档案整理纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法归档。12纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。二、条目录入本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE档案管理系统。（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。（二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了

3、，有些重复项目不用再录了，这样就更加方便快速了。条目录入要求：1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：20080403；2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身的问题）。3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。三、档案扫描和图像处理、存储档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍（一）扫描仪种类。扫描仪主要可以分为下面3种类型。平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，12使用平板扫描仪扫描时，直接将图片或照片放在扫描仪的平台上即可开始工作。幻灯片扫描仪

4、：幻灯片扫描仪的光学系统通常比平板扫描仪好，其分辨率一般为5000dpi-6000dpi。滚筒式扫描仪：滚筒式扫描仪不是利用CCD来感光，而是使用通常称为PMT的光电倍增管。滚筒式扫描仪比大多数CCD扫描仪对亮度和阴影更为敏感，也能得到更高的数字化质量。档案数字化常用的是平板式扫描仪和滚筒式高速扫描仪。（二）扫描的准备在使用高速扫描仪前，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术

5、修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行数字化加工。（三）常用扫描软件的使用方法1、星震零边距扫描系统星震零边距档案扫描系统是虹光扫描仪自带的扫描系统，使用时需单独安装，并插入加密狗。12第一步：新建项目新建项目：填写项目名称。即需进行档案数字化的全宗，如：档案局，也可以是全宗号，如：013；存放路径：找一个空间比较大的盘，建一个文件夹用来存放扫描的文档。例如，在E盘建一个档案局文件夹；用数字编号将文件名补齐至：3；图像储存格式：TIF；彩色图像压缩格式：不压缩；然后点确定，新建项目完成第二步：建立目录在档案局下建子目录，也就

6、是我们要扫描的归档文件的件号。如：001、002、003……第三步：扫描设置选中件号，点工具栏里的顺序扫描打开扫描界面。图像：选黑白正面。黑白文档数据小，适合服务器管理；二值化：固定处理。选固定处理可以避免每次扫描都要调整扫描参数；亮度：可根据纸张情况选择，纸张明暗和亮度成反比，纸越暗亮度越高，纸越白亮度越低。有些字迹比较模糊的文档，亮度可以调低点，扫出的字迹会更清晰。同时，噪点的产生也随着亮度的变化而改变，亮度越低，噪点越多，亮度越高，噪点越少，扫描中可灵活掌握。12分辨率：300。300的分辨率可以满足演示和打印的需要。黑白反相：白底黑字。第四步：扫描放

7、入文档，点扫描开始扫描，扫描的文档为单页TIF文件，自动保存在你选中的件号。连续扫描完成一件文档的扫描。打开下一个件号，依次扫描即可。第五步：修整图像巧用清除键：打开件号，选中单页TIF文件，点左侧清除，然后选中页面全部文字内容，按空格键，选择范围之外的四周所有黑边、噪点全部去除。如有必要再点相应工具进行校正、居中、补齐处理。依次处理下余页面。组合优化当前目录下的所有图像：目录树中选中全宗号，点右键，选组合优化当前目录下的所有图像。可以组合选择清除黑边、自动除噪、自动纠偏、图像居中、补齐图像至A4等。设置好后点开始优化即可。这样组合优化处理的优点是速度快，可

8、以整个全宗文档批量优化，缺点是，黑边不能全部清除，还