地质生产企业传统纸质技术档案数字化路径探析

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1、地质生产企业传统纸质技术档案数字化路径探析【摘要】传统的纸质技术档案管理，由于存放空间大，保管成本高、保存年限短，容易损坏，查找不便等软肋，不能满足地质企业在激烈的市场竞争中高效运作的需求。当前数字复制技术以及存储技术的发展日臻成熟，为技术档案的电子化管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革，实实在在地为企业发展助力。【关键词】地质企业；纸质档案；数字化一、引言在现代地质生产企业信息化改造的过程中，很多地质企业发现企业中存在着大量的历史纸质技术档案，并且在其日常运作过程中

2、仍然不断的产生这种技术档案。这些技术档案对于企业生产和运营来说是很不可或缺的的企业智力支撑资源，是企业经营管理经常要调用的科学技术数据资料。但一个现实的问题是，企业老旧的传统纸质技术档案管理模式不能满足企业发展的要求。由于纸质档案占用空间大，保管成本高、保存年限短，容易损坏，查找利用不方便等问题，不能满足地质企业在激烈的市场竞争中高效运作和降低成本的需求。而当前数字复制技术以及存储技术的发展日臻成熟，为这些技术档案的电子化管理提供了坚实的技术保证。特别是近年来出现的数字档案处理系统采用先进的图像处理、分布式计

3、算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术，广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求。地质生产企业作为一个高度依赖技术档案的高技术的科考和生产行业，更对档案的数字化工作提出了迫切要求。为了实现数字档案的共享和方便利用，提高地质生产企业的生产效率，可以说，对现有纸质技术档案数字化加工势在必行。二、档案数字化的重要意义传统纸质档案的数字化处理和应用，可以集中、高效、安全和长久保存历史档案，实现信息的高度共享和档案信息的集中高效管理，也同时提高了企业内部的档案部门的的服务水平，能够整体上增强企业的运作

4、效率。具体而言，第一,实现资源共享，提高工作效率。档案资料经过数字化加工后,各勘探部门、实验部门、生产部门、销售部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的经济成本，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。第二，有效地保护纸质档案的安全。纸质档案年久脆弱，易于损坏，一些纸质档案因经常外借翻阅易产生破损，给档案的永久保管造成威胁，有些纸质档案因为当事人责任心缺乏甚至出现过丢失现象，给当事企业造成了无法弥补的

5、损失。而档案进行数字化加工后，可通过数字方式在很多阅读终端使用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。最后，传统档案数字化也可以塑造企业良好的企业形象，增加地质企业的无形资产。纸质档案档案数字化，是促进档案管理信息化、现代化的具体举措。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案作用也越发显著，同时也将极大地提升企业形象，是展示企业整体管理素质的一个重要窗口。三、传统纸质档案数字化的技术原理与工作流程（一）技术原理传统纸质档案数字化工作的核心技术是自动识别技术，数字识别技术的优劣决定纸质档案电

6、子化的速度和精度。OCR（光学字符识别,OpticalCharacterRecognition）,是通过图像处理和模式识别技术对光学的字符进行识别的意思，是自动识别技术研究和应用领域中的一个重要方面。它是一种能够将文字自动识别录入到电脑中的软件技术，是与扫描仪配套的主要软件，属于非键盘输入范畴，需要图像输入设备主要是扫描仪相配合。近两年随着扫描仪逐渐普及和OCR技术的日臻完善，OCR己成为绝大多数扫描仪用户的得力助手。自20世纪60年代初期出现第一代OCR产品开始,经过30多年的不断发展改进，包括手写体的各种

7、OCR技术的研究取得了令人瞩目的成果，人们对OCR产品的功能要求也从原来的单纯注重识别率，发展到对整个OCR系统的识别速度、用户界面的友好性、操作的简便性、产品的稳定性、适应性、可靠性和易升级性、售前售后服务质量等各方面提出更高的要求。目前印刷体OCR的识别技术已经达到较高水平。OCR产品已由早期的只能识别指定的印刷体数字、英文字母和部分符号，发展成为可以自动进行版面分析、表格识别，实现混合文字、多字体、多字号、横竖混排识别的强大的计算机信息快速录入工具。专业型OCR产品多是面向特定的行业，即适用于每天需处理

8、大量表格信息录入的部门，如邮政、税务、海关、统计等等。这种面向特定行业的专业型OCR系统，格式较为固定，识别的字符集相对较小，经常与专用的输入设备结合使用，因此具有速度快、效率高等特点，比如邮件自动分拣系统等。（二）工作流程纸质档案数字化并不是眉毛胡子一把抓，因为涉及到成本问题，所以首先就是要做好有价值的纸质档案的数字化工作。由于纸质档案档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化