高效人士的时间管理.ppt

《高效人士的时间管理.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

高效人士的时间管理主讲：陈松 常见的问题这个来电话，那个来请示、投诉比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说“不”，因此总要打乱时间计划…… 您的解决办法？无能为力；尽量加班；减少自己的休闲时间；求助于老板；把一些事情向后推迟；…… 格言浪费他人的时间，无异于谋财害命！——鲁迅浪费自己的时间呢？ 是生命是财富是资源是人生最大的资本时间是什么？ 时间的特性不可增减不可缺少不可贮存不可替代时间管理=生命管理 学习目的学会合理应用时间掌握时间管理的方法提高时间管理的技能，并在实践中做出改变和提升向时间要效益！ 必须建立的观念失去的时间是永远无法追回的我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事损失了时间就等于抵押你的未来时间是经不起浪费的时间一流逝，我们就一无所获 我们为何忙乱？电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙 时间管理的障碍障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化障碍三：时间掌握在别人手中障碍四：时间管理太麻烦障碍五：习惯不同，我就这样，不好改 中层经理时间管理的特点特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没有主次特点二：难于抓住重点特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机特点五：不能很好利用零散时间特点六：会议多。没有会议计划 时间都去哪了？ 十大无效时间应用法：老是在做别人喜欢你做的事；老是用同样的方式完成事；做你不擅长的事；做无乐趣可言的事；总是被打断的事；别人也不感兴趣的事；超出预计两倍时间的事；合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；不可预期进行过程的事；煲电话粥。 分析一：计算时间价值年薪每天价值每小时价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86 价值启示你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间，就会浪费多少钱规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益 分析二：时间清单分析目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的内容：计划性如何有多少时段记不起来做什么了浪费/超时多少…… 分析三：工作清单分析目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项内容：时间利用率延误、浪费多少时间寻找原因与对策 分析四：工作（活动）分项分析目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间内容：计划用时与实际用时差异最大的是哪三项浪费/延误最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项 分析五：每周时间分析目标：分析一周时间使用状况内容：各项工作每周总计用多少时间用时排序，找出前三项各项工作实际用时顺序，找出前三项误差最大的前三项工作？分析原因一周里，误差的总小时数 分析六：工作分析目标分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等了解自身职位与时间管理的关系内容：工作的时间、目标、概要、内容等费用支出、失误造成的损失内部接触、外部接触监督、管理、能力要求 高效时间管理的方法 1、要预先规划时间（每日、每周、每月、每年）2、人生的六大领域3、以周为平衡重点一、生命规划 二.要事第一1.分清优先顺序/要事第一20/80法则 80/20原则20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作 如何坚持这一原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到——都想做好完全主义——都想做完平均分配时间和精力 2.运用A、B、C法则A、最重要：自己必须做B、重要：压缩做或延期做C、次重要：授权做 紧急不紧急重要不重要A：紧急重要B：不紧急重要C：紧急不重要D：不紧急不重要时间管理四象限 四象限原理解析A：紧急状况迫切问题限期完成突发事件B：准备工作预防措施计划人际关系的建立真正的再创造能力自身能力的提升C：造成干扰的访问、电话、信件、报告某些会议迫在眉睫的急事符合别人期望的急事D：忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动 3.如何判断什么是A类事项a.带来最大价值b.不做就没有机会了c.别人不能替代 三、日、周、月管理树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理周、月的工作清单 日计划只做重要的事情——六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情： 日计划AB表-日清日新A表六项工作每项工作开始及结束时间每项工作完成情况B表未完成事项未完成原因是否需要移到明天继续做？明天能否完成？ 四、标准化操作电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？”现在，你只有30秒！ 用标准化来提高效率环境标准化：保证办公环境的整洁有序时间标准化：计算时间，保证守时讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工……还有哪些？ 五、检查追踪1.AB搭档相互检查2.部门经理追踪检查3.领导抽查4.奖惩措施 六、利用碎片时间最好的时间管理方法是：预留时间充分利用碎片时间！ 讨论：在各自的部门中，在自己的工作中，我们如何利用零星时间呢？ 如何充分利用零星时间？唯一的答案——培养习惯！有时仅仅需要调整一下工作的顺序！ 七、授权或拒绝1.部门之间协调2.复制自己-授权3.学会拒绝别人请求 八、杜绝拖延，马上行动1.凡事设定期限，第一次把事情做好2.立即行动，当下改进3.创新 回顾高效时间管理的方法：1.生命规划2.要事第一3.日周月管理4.标准化操作5.检查追踪6.利用碎片时间7.授权或拒绝8.马上行动 21天实战，形成习惯知道是没有力量的，只有相信并做到才有力量！