办公软件常用技巧.ppt

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1、办公软件的使用技巧CONTENTS01Excel使用规则、技巧及快捷键02ppt简单的使用技巧03word的基础知识录目Excel表格的应用01最初的数据最好为一维表同列为同类信息，不要混合字段名称唯一，且不为空一维表的特点就是第一行为字段，每一列都是此字段下的同类信息。例如：日期列都是日期，不要夹杂销量，筛选、计算、计数等等都比较方便。字段是指第一行的名称，唯一同一个性质的数据放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名称也为日期，如果再有一个日期列，可能你自己知道他们的区别，但是别人不知道，机器也不知道，

2、机器运算时就会出错。当然，日期也可分订单日期、发货日期、回款日期等多列。制作excel表格的规则信息格式正确每个单元格最好为单一的数据信息数据源中不要含有小计日期就用日期格式，数据就用数值格式，这个是非常好的习惯，也是规则。比如销量列，就是单纯的销售数据，而不要带有单位，为后期的统计增加不必要的麻烦。如果需要单位，可以另外备注，也可单独列单位字段，或者直接在第一行标注单位。数据源中最好不要任何的合计数据，如果需要，再次加工就好，这样数据源可以做为基础数据，多次使用，按需加工成不同类型的汇总表。Addyourte

3、xt制作excel表格的规则符号代表隐藏单元格内容按条件设置颜色快速求和Excel表格的使用技巧为了更加的直观，有的时候我们需要在excel中符号来表示，比如输入1的时候，让他显示“√”，输入2显示“×”。要达到这个目的，我们可以这样操作，选中表格要操作的区域，右击选择设置单元格格式选择自定义代码，在类型下填写[=1]"√";[=2]"×"后，可以实现输入1显示"√"，输入2显示"×"选中表格要操作的区域，右击选择设置单元格格式选择自定义代码，在类型下填写三个；；；右击设置单元格格式，数字栏自定义格式中双括号内

4、[]可以表示颜色,也可以表示条件.大于100的数字显示字体显示成红色的自定义代码为：[红色][>100]0只需按住快捷键组合【Alt+=】即可实现快速求和获取网络数据合并单元格求和同时调整多个行高已录入调整一列位置Excel表格的使用技巧在Excel中获取网络数据，数据→导入外部数据→新建web查询→输入表格所在的网址→选择（点绿图标边的小框）→点击导入即可例如合并单元格为D3到D5，我们在合并区域输入=sum（D3:D5）按下enter即可拖动鼠标选中多行，然后按住Shift键不放，在序号列鼠标变成十字标随意

5、调整其中一行高度完成即可只要选中要调整的数据区域，然后按住Shift键不放，光标放到选择列位置后，按下鼠标左键不放拖动即可快捷键使用移动操作Home快速移至一行的开始Ctrl+Home快速移到工作表的开始单元格Ctrl+End快速移至工作表区域的结尾PageUp翻至前一页PageDown翻至下一页上、下、左、右方向键分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格Tab键向右移动ShiftTab键向左移动Ctrl+左方向箭头移至左边区域Ctrl+右方向箭头移至右边区域Ctrl+上方向箭头移至上方区域Ctrl+下方向箭头

6、移至下方区域Ctrl+Backspace键移至活动单元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏选择操作Ctrl+A全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。Ctrl+Shift+空格全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。F8扩展所选区域。即若选取一个单元格后，按方向箭会进行连续单元格选择或者点击某单元格后按F

7、8键再点击另一单元格可选择两单元格之间的区域。Shift+F8可连续选择不相邻的区域。Shift+Ctrl+O选择工作表中有评论的单元格Shift+左方向键向左选择区域Shift+右方向键向右选择区域Shift+上方向键向上选择区域Shift+下方向键向下选择区域Shift+空格选择单元格所在行a、编辑操作F2在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑Shift+F2在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑F4重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格

8、字体加粗Ctrl+Y重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Z撤销操作Shift+F4在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。若工作表为空，则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据”消息框b、编辑操作F7快速调出“拼写检查”对话框并对所选单元格进行拼写检查Ctrl+B加粗单元格字体Ctrl+C复制单元格区域内容Ct