常用办公软件应用技巧.ppt

《常用办公软件应用技巧.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、常用办公软件应用技巧俞梅2009年4月常用办公软件简介MicroOffice软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。Access是桌面型数据库，在处理大量数据的时候有明显的优势。可以用于管理大量的数据，还可以建立您自己的企业数据库和应用软件系统。Powerpoint主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示VISIO主要是流程图的制作

2、常用快捷键介绍复制：^C粘贴：^V保存：^S搜索：^F全选：^A选中：Shift+方向键（左或右）剪切：^X撤销上一步操作：^Z重复上一步操作：^Y大小写转换：shift+字母开关大小写开关MicrosoftOfficeWord自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换MicrosoftOfficeWord……自动生成目录1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。WORD2003WORD2007插入－索引和目录引用－目录操作步骤示例演式Micr

3、osoftOfficeWord……文档的修订WORD2003WORD2007视图－修订审阅－修订示例演式MicrosoftOfficeWord……表格与文本的相互转换WORD2003表格转换为文本文本转换为表格WORD2007表格－转换－表格转换为文本表格工具－布局－表格转换为文本注意选择文字分格符表格－转换－文本转换为表格插入－表格－文本转换为表格确定表格的列数、文字分隔符示例演式MicrosoftOfficeExcel数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数MicrosoftOfficeExcel……数据分列单元格的数据分列：是指将一个单元格中的

4、内容分隔成为多个单元格的列分列的功能位置：数据－分列操作步骤：1、确定需要分隔的单元格2、确定分列的分隔符3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项示例演示MicrosoftOfficeExcel……数据有效性数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。操作步骤：1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示示例演示MicrosoftOfficeExcel……快速填充单元格1、向下填充2、输入方式填充方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动进行填充方法二：所

5、填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下的，可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl＋回车即完成填充，或直接Ctrl＋V粘贴准备好的内容。示例演示示例演示MicrosoftOfficeExcel……打印电子表格1、为电子表格标上页码2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。示例演示打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。示例演示

6、MicrosoftOfficeExcel……常用函数介绍（if）IFIF（logical_test,value_if_true,value_if_false）可使用任意的比较运算符TRUE时返回的值FALSE时返回的值最基本的条件判断函数IF可进行嵌套使用MicrosoftOfficeExcel……常用函数介绍（vlookup）VLOOKUPVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)V参数表示垂直方向，在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值关键字查找的范围引

7、用对象在查找范围的第几列（数字）“0”精确查找“1”模糊查找找查找到则返回引用的内容，如果查找不到则返回“#N/A”MicrosoftOfficeExcel……常用函数介绍（sumif）SUMIF对满足某特定条件的值求和SUMIF(range,criteria,[sum_range])条件计算的区域求和的条件可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数可选｛求和的单元格范围缺省则默认为“range”的范围MicrosoftOfficeExcel……常用函数介绍（substitute）查找问题：1、收入表中“单位”中出现“空格”2、“收入”列为文本格式，出现全角解决

8、办法：SUBSTITUT