办公软件应用的技巧课件.ppt

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1、办公软件应用技巧主讲：董爱美Email：amdongsdili.edu办公地点：实验楼北楼516办公电话：89631355Word使用技巧1．快速定位到上次编辑位置用Word编辑文件时我们希望，当下次打开一Word文件时，光标会自动定位到上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并

2、在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。Word使用技巧2．快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！Word使用技巧3．快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4．快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的

3、“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。Word使用技巧5．快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。Word使用技巧6．快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字

4、体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel中同样适用。小提示：其实，还有快速更改Word文本字号的方法：选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，以10磅为一级快速减小所选定文字字号。Word使用技巧7.用Word来帮忙代替抓图软件一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到

5、好多这样的第三方软件，其功能很强大。但利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片。打开Word新建一文档，然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+PrintScreen组合键)抓取活动窗口，再切换到Word窗口中粘贴(注意：抓一次粘贴一次)。上述操作完成后，选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令，在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字)，其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独

6、立的，且自动编号。再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。Word使用技巧8.Word中组合图形的小技巧在Word（或PowerPoint）中绘制数理化图形、流程图或其他图形时，都是将数个简单的图形拼接成一个复杂的图形。排版时需要把这些简单的图形组合成一个对象整体操作。多数人的习惯是在按住Shift键的同时，逐个点击单个的图形选中所有的图片。但当图片很多、很小且又挤在一起时，这种方法就比较费时费力。其实最简单的方法是：单击“视图→工具栏→绘图”命令，打开“绘图工具栏”，单击绘图工具栏左端白

7、色箭头状的“选择对象”按钮，再拖动鼠标在想要组合的图片周围画一个矩形框，则框中的图片就全部被选中了。右击选中图形，选“组合→组合”命令即大功告成。Word使用技巧9.将Word表格转换为Excel表格在操作过程中，我们经常会碰到需要将Word表格转换到Excel中进行处理的情况，对此，许多用户采用的都是先通过将Word表格转换为带分隔符的TXT文件，然后利用Excel打开该文件，并利用它的带分隔符文本文件转换功能再将其转换为表格，从而实现将Word表格转换为Excel表格的目的。该方法虽然具有一定的可行性，但其操作步骤显然过于麻烦了一些！其实还可以使用更

8、简单的方法。具体步骤为：1.启动Word，并打开包含有需要转换表格的文档。2.将