公文管理办法培训讲义

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1、南方水泥公文管理办法培训讲义培训时间:2010年11月26日培训地点:本部大会议室主讲：杜云龙一、总则（一） 本办法依据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》等规定制订。（二）本办法适用于公司总部、区域公司及成员企业三级管理体系。（三）本办法要求从2011年1月1日起开始实施。二、发文类型（一） 区域公司（指江西南方）1.公司发文，发文字号为：赣南发〔××××〕×××号。2.公司发函，发文字号为：赣南函〔××××〕×××号。3.公司部门发文，如行政人事部印发的公文，发文字号为：赣南行发〔××××〕×××号。4.公司部门发函，如行政人事部印发

2、的公文，发文字号为：：赣南行函〔××××〕×××号。（二） 成员企业（以丰城南方为例）1.公司发文，发文字号为：赣丰城南发〔××××〕×××号。2.公司发函，发文字号为：赣丰城南函〔××××〕×××号。3.成员企业部门原则上不发文。三、文件签发与用印1.公司发文（赣南发〔××××〕×××号）由区域公司（成员企业）总裁（总经理）签发，加盖本级公司章，使用本级公司“文头纸”印发的公文。2.公司发函（赣南函〔××××〕×××号）由区域公司（成员企业）总裁（总经理）签发，加盖本级公司章，使用本级公司“函头纸”印发的公文。四、发文版式（一）发文眉首要素格式1.秘密等级和

3、保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。2.紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3.发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“文头纸”；由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸”4.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，3号仿宋字体

4、；江西南方各部门发文代字表详见附件2，各成员企业发文字号表详见附件3。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，如：赣南发〔××××〕×××号。5.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）发文文头格式1.上行文的文头格式上行文是指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文。报告、请示等为上行文文种。上行文发文机

5、关标识由发文机关名称加“文件”组成，标识必须与公章名称一致。发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。上行文文头包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线。2.下行文的文头格式下行文是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。决定、通告、通报、通知、批复、意见等为下行文文种。下行文发文机关的标识由发文机关名称加“文件”二字组成，发文机关标识必须与公章名称一致。发文机关标识上边缘至版心边缘的距离为25㎜。下行文文头包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、红色反线。3.公函的文头格式公函发文机

6、关的标识，只有发文机关名称，不加“文件”二字，发文机关标识必须与公章名称一致。发文机关标识与上页边距离为30㎜，发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），公文的秘密等级和保密期限、紧急程度标识在武文线下版心左上角顶格；发文字号标识在武文线下版心右上角顶格。（三）各类书面文件排版格式1.文件标题用2号宋体粗体字，可分一行或多行居中排布；回车时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2.主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送

7、之上，标识方法同抄送。3.文件正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号宋体粗体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。4.附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标

8、识应一致。如附件与公文正文不能一起装订