商务英语写作的简洁礼貌原则与写作技巧

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1、商务英语写作的简洁礼貌原则及写作技巧                随着经济全球化，国际商务的发展日益蓬勃，商务书信的沟通在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用”(2003丹尼尔·肯尼迪)。因此，在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的：Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Cor—rectness(正确)、Conciseness(简洁)、Clearness(明晰)、Courtesy(YfU貌)和Conscientiousness

2、(诚意)。这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，在这7“C”原则中，简洁、礼貌原则又是极其重要的两个原则。本文主要研究这两个原则及探讨写作中所能运用的技巧。二、简洁、礼貌原则及写作技巧(一)简洁原则及写作技巧商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，要做到简洁。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思，语言精练，言简意赅。一般不需要礼节性的寒暄，最好是开门见山、直入主题，让对方很清楚地了解你想说什么，轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。1．3W的文章组织结构。一封商务信函的全文结构可以用3W来表示，即：Whydoyouwritethel

3、etter?(fg一部分)；What’Sthedetailedrea—son?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourread—ertodo?(第三部分)。第一部分(Whydoyouwritetheletter?)：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：Willyoupleasesendmeinformationaboutyourdressmaterial#l23，especiallyastoitsfab—riccontent?IamreplyingtOyourletterofApril15askingUStOc

4、learourMarchpayment．这样的开头直接提出要求和询问，可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上。第二部分(what’Sthedetailedreason?)：即叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：Weareinurgentneed0ftheab0vPinformatiOnastheexhibitionistObeopennextmonth．简明地向对方解释了需要的原因，没有一句多余的话

5、。第三部分(WhatdoyouexpectyourreadertOdo?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：Thankyouinadvanceforyourcoopera—tion．短短的一句话既表达了感谢，又暗示希望与对方合作的意愿。2．段落要一段一意。在商务英语写作中，我们要小心避免写出“臃肿”段落的信函。写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身’’。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思”(周邦友1997)。3．句子要避长就短

6、。句子是写作的基础，清楚、简洁的信函是以结构合理、有说服力的句子为基础的。写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好。想要做到句子的简洁，必须做到以下两点：(1)用简单句代替复合句。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：Regardlessoftheseseniori—ty，allemployeeswhohopetObepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialco

7、ursestObeofferedbytheABCcompa—ny，scheduledtObegivenallthenexteightSatur—daysbeginningonJanuary24orbytakingap—provedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice．这是一个过长的从句，我们可以用项目符号将其改写为简单的句子：Regardlessofthisseniority，allem—ployeeswhohopetobepromptedwi

8、llcontinuetheireducationinoneofthetWOway