浅谈电子档案管理工作

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1、浅谈电子档案管理工作摘耍：随着我国经济和社会的不断发展，档案管理由纸质档案向电子档案发展。但目前目前档案管理工作中存在许多问题，因此，提高档案工作人员的业务素质和技能，运用现代化技术手段，运用现代科学管理，要提高档案管理效率与质量，提高档案管理现代化水平。关键词：电子档案管理；特点；问题；措施一、电子档案的概念电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。H前电子文件所采用的介质主要冇磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。二、电子档案的特点%1电子档案不再

2、是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用，具有虚拟性和依赖性，电子文件必须通过计算机及其相应的软件系统处理后，才能被人们阅读和识别，因而它不能离开计算机硬件及软件系统而独立存在。另外，电脑屏幕上呈现出来的文件及其格式，是经过计算机程序处理过的，同一电子文件可以被显示成各种不同格式，因此它只是一种虚拟的文件。%1不稳定性。电子文件的不稳定性表现为三个方面。一是所依赖的系统的不稳定性，现在计算机软、硬件系统更新换代的速度迅猛，尤其是软件系统的更新换代，都会产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。二是载体的

3、不稳定性，用以存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存。三是电子文件具有可变性,其真实可靠性远不如纸质档案，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁危险。%1电子档案的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响；电子文件档案存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。%1电子档案的保存对场地面积的要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。三、电子文件归档面临的问题対于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其内容真伪易于判别。而电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易

4、于变化。而且失去了固定的形式，较难认定其原始性、真实性和安全性。影响档案管理物的因素主要区别在于纸质档案和电子档案存储的介质不同。(1)要解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件。从理论上讲能够长期保存，电子文件记录在介质层上的信息被密封在槊•料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气屮的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题有待档案工作者进行深入研究和探讨。(2)要使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人

5、们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，乂增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。（3）对档案管理人员的要求更高。人是档案管理的执行者，在管理过程中发挥着决定性的作用。如果档案管理人员一个错误的操作就有可能会造成巨大的损失。因此在档案管理工作中，必须对管理人员进行管理，提高管理人员的综合素质水平。四、有效措施4.1提高档案管理人员素质档案管理的好

6、坏，在很大程度上取决于档案工作人员的素质。一要注意加强档案管理人员的培养。选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作。并关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。二是作为档案工作人员，要注重口身专业水平的提高。熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。三是必须强化服务意识，提高服务水平。档案管理人员要树立服务观念，增强服务意识，充分发挥档案信息资源的作用。4.2建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全。调节库内温湿度、防光、防灰尘、防治有害生物、避开磁场

7、和电场、防机械应力、定期检测和拷贝、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。4.3采用先进科技手段•是采集原始信息数据。采取相应的技术措施采集描述电了文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据。确保电子档案的原始性、真实性、完整性和有效性。二是建立认证措施。采用签署技术、消息认证、身份验证和防火墙，防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问、修改。从而保护电子文件的真实可靠。三应有防写措施。可将电子文件设置为“只读

8、”状态，用户只能读取信息，而不能对其做任何修改或擦除。四有良好保存环境。调节室内温度和湿度，将电子档案避光、避磁、避电保存，并定期净化空气。五必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的安全性，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。4.4选择正确的归档