电子档案管理浅谈

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1、电子档案管理浅谈摘要：针对日益增多的电子档案管理状况，对电子档案的优点和特性进行了分析，并提出了如何做好电子档案管理工作的要点。关键词：电子档案；电子档案管理随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已成为档案的主要信息，电子档案的管理工作已成为档案工作的重要课题。1电子档案的概念及产生电子档案是指单位或个人在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的、经过鉴定,具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。近些年，无纸化办公和办公自动化得到广泛的应用，在提高办公效率和降低办公成本的同时，产

2、生了大量的电子文件，这些电子文件通过归档形成了电子档案，声像材料的形成采用电子化手段也丰富了电子档案的内容。同时，随着我国档案数字化工作的不断推进，大量纸质档案经过数字化处理得到的数字化成果也成了电子档案的又一个重要。它越来越多地替代纸质档案，其优越性是显而易见的，同时档案真实性的特质也存在缺陷，需研究与克服。2电子档案的优点2.1存储密度高传统的纸质档案，占用很多的柜架及库房面积。而电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，这些介质的存储密度很高，小小的一张光盘就可以存储成千上万件电子档案。相当于纸质档案占用的若干套柜架。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的存储密度还将继续增大，这样大大

3、节约了存储的空间，可以更加充分地节省利用有限的空间资源。2.2大大提高了档案利用的效率在传统的档案查阅模式下，找一份文件需要查看目录,根据目录提供的线索要素，查找有关文件，由于目录制作的水平及查找人员的业务熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小时，有时甚至查不到。由于电子档案是以电子文档、音像图片等计算机文件的形式保存在存储介质中。因此，通过计算机的检索方式可以在数秒钟十分准确而快捷地完成对档案信息的检索，查找到所需文件与类似文件。同时随着计算机网络的迅猛发展，用户可以通过档案管理系统在线检索查阅利用档案，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会。3电子档案的特性及存在的问题3.1设备依

4、赖性电子档案是存储在各类存储载体上的数据代码。电子档案的生成、检索、查阅的过程就是对电子文件进行编码解码操作，这个操作过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，相应的软硬件平台，否则不可能实现。就设备更新方面来看，就会使电子档案的长久保管利用带来很大困难，现在计算机技术发展日新月异，更新换代对于计算机硬件来说几年就会更新换代，而光盘等存储载体可以保存几十年。若干年后就有可很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取的设备。同时光盘也不如纸质材料，随着时间的推移会自然消磁，会丢失所存档案材料。所以，重要的电子档案需打印成纸质来保存。3・2电子档案信息与载体的相分离性纸质档案的墨迹、

5、图形、符号是紧紧依附在纸张上的,内容与载体不可分离。而且是孤本，独一无二，虽然有的纸质档案可以复印，但很好辨别其原件与复印件。而电子档案的内容与载体是分离的，一台计算机上形成的电子档案可复制到另一台计算机上，而且能够在不同计算机上传递，能够突破地点时间限制。这样，一方面电子档案可广泛复制传递方便了利用，另一方面很难识别其真伪与原件，很难保密,很难维护