浅谈电子会计档案管理

浅谈电子会计档案管理

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1、浅谈电子会计档案管理郭淑华内蒙古气象局财务核算中心摘要:为了推动电子会计资料的网络传递和电子应用,做好电子会计档案管理势在必行。新颁布的《会计档案管理办法》,确定了电子会计档案的法律效力,规范和加强各部门电子会计档案管理,从收集完整、整理规范、移交真实、储存安全、管理科学等方而进行入手,确保电子会计档案真实性、完整性、可用性、安全性,使会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等实现电子化管理。关键词:电子;会计;档氮管理;1电子会计档案的特点随着经济活动的领域越来越广泛,规模越来越大,会计档案在各行各业迅速生成。各级财务机构均成立会计核(结)算中心,形成的会计核算材料具有共性,实现会计

2、核(结)算方法、工作程序集中性、一致性,使产生的会计档案内容成分稳定。由于部门信息化水平和精细化管理的提高,网络传递、电子储存的广泛应用,大量会计资料由计算机自动生成,使电子会计档案具有广泛性、统一性、多样性、真实性、完整性、可用性、安全性等特点,同时电子会计档案还有数字化、虚拟化、电子化等特点。1.1档案信息数字化原来的会计材料一般是以纸质件生成,随着财务结算运转方式、运转量、运转管理等发生变化,国家财政部、国家档案局联合颁布第79号令《会计档案管理办法》,实行财务结算结束后整理立卷归档。现在实行会计电算化,会计信息由计算机自动生成电子数据,财务结算通过网络运行,形成电子会计档案。

3、会计档案除了纸质档案外,还包括电子资料和电子数据,电子会计档案以数字形式记录、传输、利用,呈现数字化、多样性。1.2档案存储虚拟化过去的会计档案是一件件看得见摸得着的纸质实物,文字清晰、表簿直观、数字具体;电子会计信息是以数字化的形态存在,存储于磁性介质或光盘,存放防磁化条件要求更高,在特定的软硬件环境中借助计算机等电子设备才能视读,处于虚拟状态,呈现虚拟化、无纸化。但是它的优点是占用存放空间小,存储容量大、携带方便,保存时间长,数据保存稳定,不易丢失,技术成熟等。1.3档案利用电子化电子会计档案的服务利用比纸质档案更加便捷高效,它具有异地査询、快速检索,反复重罝、多次拷贝,缩短信息

4、的加工时间,提高会计档案信息的时效性。拓宽了服务范围,提高了会计档案的服务效率。运用计算机操作,对大量数据统计进行分析,形成科学的会计档案资料,通过数据交换,资源共享,使会计档案管理呈现电子化、专业化,全而提高工作效率和工作质量。2电子会计档案的弊端2.12016年1月国家实行新的《会计档案管理办法》,肯定了电子会计档案的法律效力。目前,电子会计档案管理已明确,技术手段也较为成熟,但在电子会计档案管理中存在制度建设的完整性,技术环境的复杂性,软硬件环境设备的不稳定性等问题。2.2电子会计档案是依托磁盘、光盘介质存储的,受载体质量、载体存放环境、载体有效期等耐久性的影响,如果保存不当或

5、存储设备出现问题容易遭到破坏、丢失,数据资料就无法恢复。2.3不同的会计软件生成的电子会计数据格式不统一,给数据备份增加了难度,备份不及时、不完整,以后将很难从备份数据屮读取所需信息。有的会计软件兼容性差,如果对会计软件的性能了解不透,归档信息不全面,就会造成系统无法正确识别数据信息。2.4电子会计档案以数字化形式存储,电子数据高度密集,存储容量大,泄密风险大;电子会计资料易于修改,而II修改后不留痕迹等,安全保密存在挑战。3电子会计档案工作的重点3.1按照W家新颁布《会计档案管理办法》规定的要求,会计档案保管期限由原来的3年、5年、10年统一调整为10年,将原来保管期限为15年、2

6、5年的统一调整为30年。打印输出的书面形式会计档案用同样的方法进行分类整理,并编制档案顺序号。财务人员提前做好电子会计资料备份工作,包括系统设置文件、科目代码文件、本月账务文件、报表文件等及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等,应视同会计资料按刀做两套盘备份,由会计档案保管人员分别放置在不同地方妥善保管,同时在备份介质上注明与之相对应的会计软件系统。3.2新《会计档案管理办法》规定,在磁盘、光盘介质资料耐久性留存问题尚未解决之前,电子会计档案与纸质档案实行双套制归档,长期并存。电子会计数据资料按照系统功能操作,建立电子会计档案收集目录,现金记帐凭证、银行记

7、账凭证、科A汇总表、账簿、会计报表及其他电子会计数据资料,会计核(结)算中心的财务人员按要求打印输出出纳复核,主管会计审核签字盖章。另外,还要整理归档财务软件、系统软件以及与软件系统相配套的计算机硬件系统的信息资料,这是电子会计档案的重要组成部分,属于电子会计档案中的软件档案。3.3加强科学管理和业务培训,组织财务人员准确理解和全面把握新颁布《会计档案管理办法》内容和要求,建立健全严格的管理制度,保证电子会计档案的安全性和可靠性。做到移交真实,储存安全,有

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