浅谈供水管线电子档案管理工作

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1、浅谈供水管线电子档案管理工作摘要：供水公司作为一个涉及民生的单位，其重要性不言而喻，而对丁•公司的管线电子档案的管理也很重耍，管线电子档案管理可以给供水公司解决很多实际问题，本人结合多年来的工作经验，对供水管线电子档案管理工作进行了研究，具有重要的参考意义。关键词：供水管线电子档案分析研究中图分类号：TK284.7文献标识码：A随着计算机技术的迅速发展，在数字设备中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的电子文件应运而生。对供水企业来说，与此相关联的供水

2、管线电子档案即可以动态地反映地下管线现状。而且由于电子档案是立体的，动态的，故能大大提高利用效率和工作质量，节省大量人力、物力和财力。但是,目前供水管线电子档案在收集存档和安全保管等方面，尚存在着技术和管理等方面亟待解决的问题。笔者认为可以从以下几个方面加以认识和理解。一、供水管线电子档案管理的需求分析供水管线电子档案管理部门必备的信息处理系统，供水管线电子档案系统既包扌舌了对电子文件的处理和档案借阅信息的处理，还包括了对档案静态信息的处理，这就要求供水管线电子档案管理系统必须有一定的可靠性、高效性、安全性、

3、实用性、自动化都很高。目前，供水公司通常都由总部和多个水厂和营业分公司组成，由于供水公司的分公司通常都分布在城市的不同地方，因此地理位置各个子公司之间距离较远，通过调查发现,我国i些供水公司供水管线档案的管理还都停留在纸质管理的阶段，而地理位置的距离乂导致了档案的移交和传递困难，而在分公司的供水管线档案档案交给到总公司后，总公司的档案管理人员还需要重新进行整理，大量的供水管线档案直接导致了工作的繁琐复杂，很容易在档案的整理中出现问题。为了改善这种情况，我国的一些供水公司对供水管线档案进行信息化的管理，通过建立

4、•个集屮的数据库，这个数据库应该考虑到供水总公司和各个分公司的需求,在对供水管线电子档案进行信息化管理。二、做好供水管线电子档案与供水管线纸质档案双套制供水管线电纸质档案作为原始记录和凭证，具有不可更改性，•且保管年限较长，例如在供水管线丿力史档案中绝大多数是通过纸质档案来保存的；电子档案则较易于更改，且不留任何痕迹。同时，由于电子档案的保管受到技术等因素的影响,当电子档案赖以支撑的系统设备出现故障时,电子档案作用就不能发挥，纸质档案此时更能体现其不可替代的作用；纸质档案相对來说比较安全，易于保管，保密性比较

5、好，对保管条件要求远不如电子档案。诸如此类，供水管线纸质档案与电子档案如何相互并存应当引起各方重视。由于供水管线工程的快速发展，供水管线电子档案经常处于更新调整状态Z中，现在存档的信息数据，在一定的时间，甚至更短的时间内，原有的信息数据就可能会得到更新即失去利用价值，对其数据存档的必要性有待研究。合理确定存档的时间节点，既能适当保存丿力史数据，满足资料存档的需要，方便日后工作研究和数据分析，乂能优化电子档案数量和质量，提高档案工作质量，以达到提供及时高效的服务的冃的。所以要做好管线电子档案与管线纸质档案双套制

6、管理工作。三、供水管线电子档案信息的安全保管供水管线电子档案有其自身的不足和缺陷，在计算机设备出现故障或发生地農、水灾等不可抗拒的因素时，其安全保管问题值得关注。任何在计算机等数字设备中生成的数据，都需要由相应设备进行阅读和处理。随着计算机系统升级换代速度的加快，再过若干年或更短的时间，对于管线电子档案来说，依靠原有设备存档的数据会因系统版本的不兼容，在新设备上就会出现不支持原有数据的情况，从而难以上机阅读，那么原有存档的信息数据就空有其外壳，成为无用的摆设，完全不能发挥其应有的价值和作用，由此造成信息资源的

7、严重浪费。目前，通常可采用备份、异地保管的方式，确保电子档案的安全。但由于供水管线电子档案的随时更新，这里需要特别解决电子档案何时备份的问题，是按年度备份，或者按季度备份，或者其他时间节点备份。总Z,需要掌握合理的电子档案备份时间,特别是通过建立两套或多套电子档案备份文件，当一地因意外引起电子档案不可使用时，可以使用另一地的备份文件进行电子档案的恢复，从而有效保证供水管线电了信息的安全性。(-)创新思维，转变观念管线电子档案是档案信息化建设和档案管理现代化的需要。各级领导、各有关职能部门和档案人员要引起高度重

8、视，转变观念，创新思维，并且将管线电子档案工作规范和要求落实到实际工作中去。在档案工作领域，虽然传统的管线纸质档案依然发挥了档案应有的价值和作用，但是，管线电子档案对传统的档案理念和模式，对档案收集归档业务，特别是对档案工作者带来的无形冲击冇目共睹，其发展前景不可限量。（二）优势互补，共同发展相关涉档人员应根据实际丁作需要和管线电子档案的特点，掌握供水管线电子档案的业务流程和形成规律，研究管线电子档