浅谈电子档案和纸质档案

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1、浅谈电子档案和纸质档案1电子档案与纸质档案的区别纸质档案在现阶段与电子档案共存，它不会退出历史舞台。它们Z间相互依存，互为补充。二者存在着区别，归纳有以下几点。1.1载体寿命的区别。纸张的耐久性取决于纤维的性质，如高温、酸、酶、氧化剂等，可发牛水解和氧化反应，排除发牛两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上T年。而电子档案寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。1.2载体的形式区别。电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言

2、，电子档案容量大，体积小，可以人大节省库存空间，这就解决了档案保存与存贮空间的矛盾。1.3信息共享性的区别。电子档案具共享性，能为所需要它的人共享,最大优势是“多人共用同一文件”。而纸质档案在利用上受排他性局限和原件约束，同一时间只能冇一个用户利用一卷档案且要到现场。1.4电子档案与纸质档案原始性区别。纸质档案是以符合证据性耍求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在。而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性利用就难以确认。1.5电子档案与纸质档案利用方式上的区别。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为

3、可能，而传统的纸质档案的利用,需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途弁波和时间的浪费;电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。利用者不用到档案馆来，大大地提高了利用率，方便了利用者。总之，纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、被动和固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的。2电子档案与纸质档案的联系2.1从档案管理的原则、方法、技术上来看。纸质档案的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用，具有生命力。档案工作的基本原则之一是要确保档案的完整和完全；在电子档案管理工作中也一样要遵循档案的完整性原则。必须注意的是，电了文件档案化的业务方

4、法、技术必须沿着继承与创新前进。2.2从档案的保管来看。任何文件保管的最终目的都是为了利用。电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期和永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上和缩微片上制作拷贝。同时，电子档案保管技术起步不久，存在着多方面不足；而对纸质档案的保管则历史悠久，已形成了一套完善的管理体系，其保管技术也较成熟。电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。3电子档案并不能完全取代纸质档案3.1电子档案的依赖性。电子档案是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，电子文件必须依赖于技术设备（硕件和软件）才能识别和利用。3.2载体不稳定且寿命短

5、。电子档案对坏境的温湿度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。档案馆内许多长期保存的档案，需要30年或者50年后才能对外开放，有些绝密文件，其保存期限甚至更长。试想，假如：2009年进馆的电子文件，30年以后载体可能已变质，其读出设备也早已更新多次，它将怎么保存，怎么利用？3.3电子档案管理利用成木较高。管理电子档案的费用在于保障其安全性、可持续性、易用性等所需要的技术设备和环境维护，必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量來支持电子档案的技术要求，而这些技术设备成本往往都是昂贵的。开发活动比纸质档案的开发成本要

6、高得多，不但对工作人员的业务、技术要求很高，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也很高，耍妥善处理好这些费用，是保证电子档案的开发利用持续发展的重要条件。3.4纸质档案的不可替代性。电子档案的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以确认，这样，在现实利用中对档案的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。另外，电子档案的共享性,使电子档案在利用过程中还会涉及一些权益的问题，再则，电子档案要求有高素质的档案管理人员和有特殊的环境与技术。虽说目前某些档案馆达到了这一要求，但毕竟只是少数。现实与理想中的环境存在很大差距，这个差距至少在短期内不可能解决与克服，因而电子档案在

7、一个时期中，是难以推广和普及的，更不可能替代纸质档案。2013-04-18)（作者单位：河南油田档案馆来稿日期: