秘书时间管理

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1、秘书的时间管理（一）、时间管理的内涵）、时间管理的内涵所谓时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最人的效益。）、时间管理的方法（二）、时间管理的方法时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表來进行时间的安排分配。（三）、时间管理要素）、时间管理要素1.强烈的时间观念所谓时间观念就是管理、运用时间的自觉性。时间观念的强弱，决定了管理者能否灵活有效地利用时间，并把利用时间和提高效率紧密地结合起來，是否真正了解时间的价值。秘书要辅助领导进行决策，必须十分珍惜时间，更有强烈的事业心和成就欲，对时间要有

2、极强的紧迫感。2.清晰的时间成本效益观念所谓时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用的时间之比。现代管理重视成本效益，一定量的投入，必须获得尽可能多的产出。时间管理也是这样，也必须考虑成本效益，也就是说，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。3・时刻牢记时效观念所谓时效观念，就是不要错过时机，抓住机遇。对于现代管理来说，永远是机不可失，时不再来。4.定量控制自C时间的能力管理者对时间的系统管理，主要表现在定量支出自C的时间上。5.区分关键和一般事情的能力秘书人员时间的有限性与面临的人量工作始终是一

3、个矛盾，这就要求秘书人员能够把口己所控制的时间全部用到关键的地方。6.节约和灵活运用时间的技巧秘书人员应学会和掌握各种节约时间的技巧，学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；学会隔绝、集中与分割时间的方法等。7.完成工作的熟练技能完成工作的熟练技能是科学利用时间的基础，是秘书人员缩短完成工作的时间、提高工作的可靠性、运用和调度时间的依据，是减少时间消耗的手段。（四）时间分类秘书人员的时间人致可分为两类，一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；另一类是可以控制的时间，即在口

4、己权限内可以口出支配的时间。（五）时间管理的一般原则1.用精力最充沛的时间干最重要的工作2.消费时间要计划化、标准化、定量化3.保持时间上的弹性4.反省浪费的时间5.保持时间利用的相对连续性6•—般工作“案例化”，固定工作“标准？•一般工作“案例化”,固定工作“标准化”7.严禁事必躬亲8•坚持从现在做起的信念9.保留口我时间管理的最低批量时间（六）秘书时间管理方法1、ABCDJ2作法ABCD丄作法现阶段时间管理理论的核心内容是根据事悄的重要和紧急程度，将各种事务划为A紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类別，即A

5、BCD工作法。如下图。ABCD工作法。如下图。重更程度紧急程度A很重要，也很紧急C很紧急，但不重要B很重要，但不紧急D既不重要，也不紧急A：应该在第一时间去做，并值得为它花费人量的时间;B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间；C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成；D：尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、2时间表编制法时间表是管理时间的一种手段，时间表的编制方法①根据需求确定编制时间的周期。②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。③发现活动有矛厉，主动与负责人协商，及时调整。④按照时间顺序将任务

6、排列清晰。⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。时间表的分类时间表人体可以分为五类：时间表人体可以分为五类：①全年预计时间表；②每月预订时间表；③每周预订时间表；④每R预订时间表；⑤单项重要工作事项预订表。时间管理安排领导ri程：注意事项：1.注重实效，不搞形式主义；1.注重实效,不搞形式主义；2.注意按时间管理四象限法区分轻重缓急，将事情2.注意按时间管理四象限法区分轻重缓急，将事情按照口A按照口A到B到C到D的顺序处理，做到张驰有度，劳逸结合。3.要留有充分

7、的机动时间。3.要留有充分的机动时间。4.要充分尊重领导本人的意见。4.要充分尊重领导本人的意见。5.要注意保守机密。5.要注意保守机密。时间管理四象限法：Ao紧急，重要Bo紧急，不重要Co不紧急，重要Do不紧急，不重要实训1实训1你的上司明天要完成以下工作：上午8你的上司明大要完成以卜•工作：上午8点30分参加公司中层以上管理干部例会；从外地來沪的老客户朱先生要求与上司见面，并已订好明天下午510分返冋上海的火车并已订好明天下午5：10分返冋上海的火车票；有几份文件需要他尽快阅示；他的老上司明天将约几位老部下聚一下，

8、地点是他们经常光顾的楼外楼；其它还有一些日常性的事务工作也需耍他处理。实训2实训2你所服务的领导受命赴广州考察经济开发区的建设情况，明天上午九点的飞机，先需要安排司机罗师傅送一下机，正点到达广州口云机场的时间是上午11：10分，需要通知广州市经济开发区办是上午11：10分，需要通知广州市经济开发区办公室接一下机。下午去经济开发区贸