秘书时间管理的方法

《秘书时间管理的方法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、秘书时间管理的方法　　　　总有人感慨时间不够用每天忙忙碌碌少有收获并且总感到自己被太多事情缠身无法集中注意去做一件事也有人非常擅长时间管理yjbys小编下面为你整理了关于秘书时间管理的方法希望对你有所帮助　　　　一、“二八”原则　　　　19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则又称2/8定律即20%的目标具有80%的价值而剩余80%的目标只有20%的价值这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义所以秘书应该根据每项工作的价值来投入时间即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情而用20%的时间来做其他价值

2、一般的事情这一原则的具体应用方法是：首先对工作进行梳理将每天的工作分条列项列出;然后对工作分类标明些属于价值80%的工作些属于价值20%的工作;最后对每项工作做时间和精力的分配当然这是运用这一原则最初时的状况当这一原则运用熟练以后秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情　　　　二、ABCD法则　　　　运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度将事情划分为ABCD四个类型：A类属于既紧急又重要的工

3、作任务如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;B类属于重要但不紧急的工作任务如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等;C类属于紧急但不重要的工作任务如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等;D类属于既不紧急也不重要的工作任务如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等　　　　分清类别之后就要优先处理A类工作其次处理B类工作再次处理C类工作最后处理那些可做可不做的D类工作这样就可以最有效地利用时间收到事半功倍的效果这四类事情的具体处理策略是：对于A类事情应该在第一时间去做要舍得为它花费大量的时间;对于B类事情应计划好什么时候开始做要花费大量时间并

4、付诸持续努力;对于C类事情可以采取马上就做或授权他人处理的方式但应在尽可能短的时间内完成;对于D类事情应尽量控制做这类工作的时间可以在完成了所有重要的、紧急的工作之后花一点时间去做甚至根本不去做要特别重视处理B类工作因为这类工作重要但不紧急如果不做的话会随着时间的推移越来越紧急直到突破一定的极限变成A类工作如果B类工作被忽略而一直拖延下去就会变成突发事件所以秘书要加强对这类工作的计划管理C类工作如果不断地被拖延随着时间的推移它也会变得越来越紧急当越过一定极限以后C类工作就可能因为失去时机而消失由此就会遭受一定的损失　　　　三、计划统筹　　　　“凡事预则立不预则废”科学

5、地做好计划是时间管理的重要方法对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想充分发挥时间效能规划不足和规划过度都不利于时间管理秘书一天的时间安排应张弛有序不要100%地计划一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%其余25%用于处理突发事件或做紧急工作的调剂二是按计划执行只有认真执行、灵活处理、随时检查、保持弹性才能真正起到计划的作用做计划就要制作时间表时间表主要包括年度时间表、每月时间安排表、一周工作计划表和工作日志等要对未来发生的事件进行梳理并按照轻重缓急排序后填入时间表里起到备忘、控制和提醒的作用要记好每天的工作日志记录每件事情发生的经过、处理中遇到

6、的问题和困难、处理的方式、办理的效果和反思总结为以后处理同类事情提供宝贵经验在具体计划安排时要注意三点：一是集中与分散相结合要集中时间处理同类事务比如每天排出固定时间集中批量处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情对于分散的时间要根据逆势操作和变闲为宝等策略合理利用;二是并行与串行相结合并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行串行即严格按照工作程序和步骤安排操作但应注意任务的系统安排和优化组合;三是例行与变例相兼顾要妥善安排例行工作将常态中的例行工作流程化不断摸索总结秘书工作规律形成操作规范减少完成中的不确定性节约工作时间对于变例和突发事件要提高反应速度灵活应对尽量

7、将处理这类事情的时间缩到最短　　　　四、制度约束　　　　秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法历史学家梅尔·克朗兹勃在办公室里的每个早上都写10封信;杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话星期三、四则是12个星期五则用来打电话给这个礼拜没有联络上的人很多作家固定在每天某个时段工作而且在停笔前必须完成一定的字数这个方法很有效假如你养成每天写1000字的习惯连续一个月后写1000字便易如反掌接着你可以增加字数到大概1200字过十几天后或许可再增加几百字