盘点秘书时间管理的有效方法

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1、盘点秘书时间管理的有效方法　　　　秘书作为领导的参谋和助手如何在有限的时间中发挥出高效率的功能是每个秘书工作人员都应该努力思考的问题笔者试图从时间管理的角度来浅谈秘书工作中时间管理的艺术　　　　一、何为时间管理　　　　时间对于每个人来说都是尤为宝贵的财富它对每个人都公平的同时也是无情的因此如何在相同的时间下能够比别人创造出更高的效率对于为领导工作的秘书人员来说显得尤其重要了解时间管理的概念培养时间管理的意识这样有助于秘书在有限的工作时间内提高自身的效率更好地为领导、领导工作以及机关工作服务那么什么是时间

2、管理呢彭祥松先生在其着作《时间管理的诀窍时间管理工程学》中提到：“时间管理就是指在同样的时间消耗情况下为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作是由于每个人在社会生产中所处的地位不同而赋予自己的一种内向管理素质”.从这个解释中我们可以得到这样几点信息一是时间管理的目的是为了提高时间的利用率和有效性的其次它是一种内向的管理素质正确理解与把握时间管理的概念有助于秘书人员正确的运用适合自身的时间管理方法从而达到提高时间利用率和有效性进而提高自身的工作效率　　　　二、时间管理的方法　　　　秘书作为领导的参

3、谋与助手在领导工作的方方面面都能看见秘书辅助工作的身影对于领导工作而言如何在既定的时间中更快更好更高效地完成工作这不仅仅是需要领导来思考更多的情况下是需要秘书人员来专研与思考的领导工作的内容庞杂且繁多事必躬亲显得不大可能更多的时候是需要秘书来提供辅助工作的那么掌握一种适合自身性格特征与职务特点的时间管理方法对于秘书人员来说就显得十分有意义笔者将在本文中介绍几种常见的时间管理方法秘书人员可根据自身的实际情况来进行选择结合自身工作的特点加以实施从而到达预期的成效　　　　（一）阿尔卑斯山时间规划法阿尔卑斯山时

4、间规划法又叫“每日计划表”,其重要的原则就是书面表达将每日的计划以书面的方式记录下来然后根据个人的主客观因素来规划自己一天的工作这样的好处在于可以帮助秘书人员了解任务所需要的时间和干扰时间所消耗的时间这样可以预留一定的机动时间来处理临时性工作从而提高时间的利用效率　　　　（二）艾森豪威尔原理这个原理又叫做“十字法则”或者是“四象限法则”,这个法则将工作分为五大类：A:必须做的事情；B:应该做的事情；C:量力而为的事情；D:可以委托别人去做的事情；E:应该删除的工作而每天将要做的事情写在纸上按以上五类归类

5、：A:需要做；B:表示应该做；C:表示做了也不会错；D:可以授权别人去做；E:可以省略不做的工作根据这样的工作分类将自己每天的工作进行适当的分类按照工作的重要程度来将一天的工作进行有效分类安排从而达到提高工作效率的目的　　　　（三）NLP时间生命管理法NLP思考逻辑模型由上而下分别是环境、行为、能力、信念和价值这个模型能够帮助秘书人员学会平衡各方面的事情而NLP管理法不仅仅是教人学会如何平衡各方面的事物它更重要的是教会人们学习关注重要的事从而可以帮助人们判断如何在众多的事物中判断出重要且紧要的事情、重要

6、却不紧要的事情等由于二者的紧要程度不一样因此所需要花费的时间就会不同学习与掌握NLP管理法判断每件待办事务的重要程度从而可以合理地判断出完成时间做好先后顺序的合理安排从而达到提高效率的目的　　　　（四）帕累托法则与ABC时间管理法19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托偶然注意到19世纪因果人的财富和收益模式在调查取样中他发现大部分的财富流入了少数人手中同时他还发现一个族群占总人口数的百分比和他们所享有的总收入之间有着一种微妙的关系在经过大量的研究之后他指出在任何特定的群体中重要的因子通常只占少数而不重

7、要的因子则占多数因此只要能控制住具有重要性的少数因子既能控制全局这就是迄今为管理学界所熟知的“二八法则”,同时也成为“帕累托法则”.这样的一个理论同时也使用在时间管理领域而ABC时间管理法其基本原理就是根据“二八法则”将工作分为A、B、C三个不同的等级其划分依据是它们对达到职业目标和个人目标的重要程度根据抓住工作的80%的价值集中在工作的20%的组成部分这一基本原理运用“关键的事情占少数次要的事情占多数”这一规律达到时间管理的目的其具体模式是：　　　　根据上面的模式表格秘书人员可根据自身的实际工作状况来

8、确定每种类型的工作内容制定一张符合自身个人特点和工作实际的工作计划安排表　　　　（五）三维综合分类法杨树森先生在总结了其他几种时间管理方法的基础之上提出了一种比较容易操作的时间安排他将其称之为“三维综合分类法”,其引进了ABC分类法中的紧急程度、重要程度两个标准加上了我们认为十分重要的“所需时间”标准于是可以得出A、B、C、D四个标准得出如下表所示：　　　　然后根据每件事的紧急程度重要程度和所需时间三个方面的特征对所有的情况作出排列组合然后