行政秘书时间管理

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1、《行政秘书时间管理》讲师：李革增事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率一.常见的时间管理误区加强工作效果提高工作效率二.时间管理的目标：三.时间管理的三原则第一原则：目标管理原则第二原则：抓住重点原则“80、20”法则运用第三原则：工作优先级综合分析第一原则：目标管理原则■目标不明确——工作的目标是什么？——你自己的人生目标是什么？■目标确定根据目标确定工作计划案例：海尔的OEC管理法（OverallEveryControlandClea

2、r）即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任

3、何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”第二原则：重点原则“80、20”法则帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。80％的结果来自20％的原因。80%的利润来自20%的客户80%的销售来自20%的销售人员80%的时间用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的时间内被完成80%的效率提升可以来自20%的环节改进第三原则：工作优先级综合分析四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ

4、紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫■请运用四象限方法排列你的工作：紧　急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的工作B（石块型的事务）工作计划了解上级提高工作能力建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬其它休闲活动1.结合工作目标作好时间计划表注意：60％有计划的工作20％没有预期的行事20％突发的行事第一招：时间计划表四.时间管理的策略（20招）过多的电话不必要的会议不速之客无意

5、义的文件方法；过滤第二招：帮助上级跳出时间陷阱第三招：区分掌控的时间可控不可控工作、起居饮食、睡眠自我情绪管理交通开会上司召见二分法：区分可控和不可控时间一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情，写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的工作。第四招：每日工作计划表第五招：减少被打扰的时间“打扰是第一时间大盗”日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会受到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后

6、重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。流程管理要多用打扰性不强的沟通方式与别人的韵律相协调工作计划表正在进行的计划，尚未完成的事情。每日行事历规定的事项一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易变的更困难第六招：今日事、今日毕了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间第七招：找出上级的最佳工作时间平时作事情注意养成节省时间的好习惯袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，

7、可节省5秒）用品放在一个固定的地方（Key?）第八招：养成良好的工作（生活）习惯同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听新闻等车或塞车时/看报开车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身、听mp3学英语、上班。人脑一次能处理7件事情第九招：同时做两、三件事情时间没有准时只有提前工作时间业务洽谈约会上课第十招：决不轻易“迟到”设定期限（双方共同协议）交办事项、定下期限，按时追踪指使、要求、命令——书面化按时追踪承办事项、自定期限、限期前提报主动提出进度报告。力有未逮时，马上说出来。第11招：没定期限就不叫工作桌面清除不必要的东西——相片、饰

8、品等。有用物品定位、编号。抽屉立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。保留的公文，参考资料分别放置。周围环境一天三分之一以上的时间。清爽舒适、工作效率。第12招：整理工作环境整理：区别要与