浅谈高校教学秘书的沟通能力

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1、浅谈高校教学秘书的沟通能力浅谈高校教学秘书的沟通能力摘要：教学秘书是高校教学管理工作的具体组织者和实施者,承担着上传、下达，联系全院各相关部门的重任，是教务管理部门与具体教学单位的桥梁，是师生联系的纽带。因此，教学秘书应具备较强的沟通能力，它不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式,沟通能力直接影响教学秘书的工作效率，影响学院的教学管理工作,沟通能力对教学秘书工作而言意义非同寻常。关键词：教学秘书；沟通；能力中图分类号：G645文献标志码：A文章编号：1002-2589(2012)13-0223-02一、沟通的定义及意义1•沟通的定义所谓沟通是指人

2、们通过语言和非语言(包括而部表情、语音语调、目光手势等)方式传递并理解信息、知识的过程，使人们了解他人思想、情感、见解和价值的一种双向途径。沟通是在两个或两个以上的人之间展开的，通过沟通，人与人之间交流了思想，传达了情感和意见，改善了工作状态与而貌，增进了相互了解和统一，达到预期的目的，进而完成工作任务。2.有效沟通的意义一般而言，教学秘书在工作中都要通过口头、电话、文件、会议、公告、信箱、微博等沟通渠道以便实现校内有效的沟通，只有实现有效沟通，才能保证各项工作的顺利开展，有效沟通意义非同寻常。第一，有效沟通能消除各种人际冲突，实现人与人之间的交流行

3、为，使人与人之间在感情上相互依靠，在价值观念上高度统一，在事实问题上清晰明朗，达到信息畅通无阻，改变人员之间的信息阻隔现象，激励士气，减轻恐惧和忧虑，增强团队的向心力和凝聚力。对教学秘书来说，有效沟通能增进与领导、教师、学生及他人的思想感情，增强各项工作的顺利开展，进而保证教学管理工作有序、协调、高效的进行。第二，有效沟通能及吋消除部门Z间由于缺乏沟通造成的协调性问题，理顺工作流程，增进部门Z间协同作战的能力，进而提高工作效率。笫三，有效沟通能使学校形成民主管理的良好氛围，使广大师生员工能够有渠道对管理者进行监督、对学校事业的发展献言献策，同时通过有

4、效沟通，管理者也可以听取不同的意见和建议，及时调整决策行为，避免可能产生的失误，从而提高管理水平及工作效率，使学校各项事业朝着和谐、健康、有序的方向发展。二、影响沟通的因素教学秘书作为高校教学管理工作的具体组织和实施者，承担着上传、下达，联系全院各相关部门的重任，教学秘书除了要与本部门领导、教师进行有效的沟通，还要与学生及其他相关部门进行协调有效的沟通，从而保证工作的顺利完成。影响沟通的因素主要有以下儿个方面。1•个人因素由于沟通是在两个或两个以上的人Z间展开的，所以，交流对象之间存在对交流内容理解和能力上的差异，往往达不到所期望听到或看到的结果，对

5、沟通形成阻碍，从而影响工作进程。2•人际因素沟通双方的相似程度、相互信任程度以及沟通双方的诚意等，都会对沟通的内容产生影响，形成沟通的阻碍。2.结构因素主要包括沟通双方的地位差异。一般情况下，人们总是愿意与地位较高的人沟通，因为地位较高的人则更容易沟通，地位较低的人对沟通内容的理解往往产山偏差，沟通起来比较困难，从而导致沟通的效果下降。3.语言因素口头语言和书面语言是表达情感的工具，如果沟通双方使用对方听不懂的方言、土语或者说话吋口齿不清，如果书面语言词不达意或者模棱两可，都必然会引起沟通的障碍。2.知识经验因素由于每个人在知识和经验水平方面存在着差

6、异，所以，在沟通过程中，往往会出现沟通双方认为沟通内容过于简单或者因为水平的限制理解不了的现象，这显然容易产半沟通障碍，影响沟通的效果。3.角色因素在社会心理学研究中，人们早已发现，由于角色地位的不同，不同的人对同样的事物会产半不同的看法，从而引起沟通的障碍。4.心理因素心理因素例如性格、情绪和态度等因素，在沟通中的影响作用表现得比较突出，渗透在教学秘书所从事的所有活动的各个方面，并在一定条件下可能引起沟通障碍。三、高校教学秘书应具备的沟通能力教学秘书的沟通对象主要包括：领导、教师、学生及相关职能部门人员。1•与领导沟通教学秘书与领导的沟通包括：与系

7、部领导和学院领导及各职能部门领导的沟通。第一，不找借口，多方沟通。教学秘书与领导的沟通方式多种多样，有口头的、书面的，还可以是电了形式的。但不论哪一•种沟通方式，都要措辞准确、谦虚、礼貌，尤其是语气要平和、声音适中。教学秘书对领导交办的任务，应按吋完成，不找任何借口推脱。无论做什么事情，都要牢记口己的工作职责，对于领导交办的工作，不能用:做不到、不可能、我不干等词语，要用：让我來、我负责、没问题等词语，并力图把交办的事情办好，这样才能体现教学秘书的工作能力,由此，领导也爪意把重担交给教学秘书，教学秘书就会在锻炼中不断提高工作能力。第二,抓住重点，及时

8、反馈。教学秘书每天要处理很多的事情,接听许多电话，由此储存了大量信息，这就要求教学秘书要将重要的信息及时反馈