浅谈高校教学秘书的沟通与协调能力之重要性

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1、浅谈高校教学秘书的沟通与协调能力之重要性浅谈高校教学秘书的沟通与协调能力之重要性　　长期以来，人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价，认为他们只是从事简单的日常性工作，只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上，随着高校教学改革进程的不断深入，教学秘书作为高校里面一个特殊的角色，处于教学管理工作环节的枢纽位置，其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外，还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力，最重要的是具备良好的沟通协调能力，这是由教学秘书特定的角色

2、定位和职能特点决定的。沟通与协调的能力，不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式，会直接影其工作效率和效果，影响学校的教学运行，因此，沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。　　本文拟结合实际工作，从教学秘书的角色定位和职能特点出发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性，进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。　　一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位　　教育部《高等学校教学管理要点》（教高司[1998]33号）指出：系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态

3、、质量信息的经常性调查了解工作。这在理论上对教学秘书的行政关系、岗位职责范围和工作定位做出了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同，教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从个性的教学秘书角色可以归纳出其共性的定位，一般为以下几种：　　（一）服务者角色　　教学秘书工作的宗旨是服务，为学校的管理服务，为老师的教学服务，为学生的学习服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。作为教学秘书，必须要树立服务意识，因为管理和沟通的最终归属就是服务，只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢，才能真正体现教学秘书这一职业的

4、特殊魅力和重要性。　　（二）协调者角色　　教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间，是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理工作涉及大量的协调工作，诸如排课、排监考员、调停课等等，都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用，化解各种矛盾，确保工作平稳有序地开展。　　（三）信息传递者角色　　教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传递与反馈的桥梁，是各种教学信息上传下达的枢纽。教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制度及时准确地传达给教师和学生，另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门，以便教学管理部

5、门采取相应的改进措施。　　二、教学秘书在教学管理中的职能特点　　（一）服务性强　　教学秘书，也可以叫做教务员，顾名思义，其工作包括教和务两部分，其中，务是教学秘书的工作重心。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，作为学校的窗口人员，沟通的能力是必不可少的，只有善于跟各种人员交流和沟通，才能更好地为学校、为师生服务。　　（二）涉及面广　　教学秘书处在教学管理的最基层位置，很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排，因此与专职教师相比，教学秘书所要接触的人员更多，涉及范围更广。对上要面对教务处和院系领导，对下要为

6、广大师生服务，横向还要与其他职能部门以及各系进行协调，这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。　　（三）时效性强　　教学秘书的工作繁杂，其中很多工作都有较强的时效性，因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文作者所在的学校属于异地办学，有时候教务处出一个紧急通知，这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员，并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧，及时地传递信息，以便高效完成任务。　　三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力　　通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析，可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在

7、工作中具有重要作用。沟通与协调不是一种本能，而是一种能力，它不是人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练出来的。教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力：　　（一）三心两意　　首先，是自尊心。平等与尊重是沟通的前提。教学秘书很容易陷入两个误区，一是身为非教学人员，职称学历层次相对来说不高，因此在专职教师会产生自卑心理；二是在学生面前以教师的身份出现，是管理者，因而觉得高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等，因而也就难以进行有效的沟通。事实上，在工作中，教学秘书和教师、学生都是平等的，所以教学秘书应

8、做到自尊自爱，维护自己的人格也尊重他人的人格，才能达到有效沟通。其次，是热心。教学秘书是系部的窗口人员，要面对来自各个层面的人，因此，在日常工作中，教学秘书在同其他人员进行交流沟通时，一定要有热心的态度，真诚对人，乐于助人。第三，耐心。教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人，同一个