实用英语文体写作第四章外贸英语信函

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1、Chapter4外贸英语信函第一节外贸函电的特点和内容characteristicsandcontentofbusinesslettersGeneralIntroductionofbusinessletters随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛。其中，商务书信往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电讯手段进行的文字形式的商务对话。商务人员在电话或面谈后，往往仍需书信交换，以确认谈话的结果。商务书信是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话或面

2、谈中可能出现的疏漏或误解。与口头商务联系相比，商务书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，能提供重要的法律证据。而商务英语信函作为一种常用的英语应用文体，已成为为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。这使得商务信函在商务沟通中的媒介作用日益突显。商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价、报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理等。其主要作用在于：（1）索取或传递信息；（2）报盘或接受报盘；（3）处理业务磋商的

3、各种问题。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。正如《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》一书中所指出的，“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”因此，从事涉外商务活动的人员学习和掌握商务英语书信的基本知识，具备阅读和书写商务英语信函的基本能力，对做好涉外商务工作是十分必要的。CharacteristicsofBusinessLetters商务英语写作原则PrinciplesofGoodBusinessWriting为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则

4、。目前普遍接受的商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7C基本原则”，即完整性原则（Completeness）、准确性原则（Correctness）、具体性原则（concreteness）、清楚性原则（Clarity）、简洁性原则（Conciseness）、体谅性原则（consideration）、以及礼貌性原则（courtesy）。（1）Clarity清楚性原则在商务英语信函中，清楚性原则是指信函要清楚直接地传递写信者所要表达的信息，无晦涩难懂之处，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节，是商务英语写作追求的目标。

5、由于商务信函是关于双方商务贸易的凭证性文件，关系到双方切身利益，因此用语准确、表达清晰是至关重要的。(2)Conciseness简洁性原则简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特点。简洁是指信函内容完整、语言简洁，即在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。(3)Correctness准确性原则在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完

6、整直接影响着一个公司的对外形象。并且，商务英语信函涉及到交易双方的权利、义务和利害关系，是各种商务单据（如合同）的依据，所以准确无误是商务信函写作中最重要的原则。(4)Concreteness具体性原则每一封商务英语信函都有明确的交际意图和目的所在，内容涉及咨询、报盘、销售、订货、装运、发货、付款、索赔、保险等贸易实务。每一封信函的内容必须是具体的，通常一封信函一个话题。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方作出明确反映的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。(5)Courtesy礼貌性原

7、则的运用技巧礼貌性原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please”或“Thanks”等字样，它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。特别是当你的收信人是从未打过交道的潜在商业伙伴时，一封彬彬有礼的书信可以帮助赢得对方的好感，增加合作的机会。(6)Consideration体谅性原则体谅性原则是指在写信时，要尽量体现出一种为对方着想的态度，要考虑到对方的需求、利益和困难。商务英语信函写作强调的是信

8、息沟通的效