建材公司档案管理制度

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1、档案管理制度第一条本制度规定了公司档案管理工作范围、权限、责任及和部门的协调关系，适用于公司有档案工作任务的各部门。第二条归档清单一、质量体系有关文件资料：企业中、长期质量目标计划、总结、产品创优、评奖等文件材料；质量认证证书、免检证书、产品标准实施证书、水泥生产国家标准、生产许可证、产品注册商标等;产品生产原燃材料质量检验原始记录、工序质量控制台帐、成品与半成品质量控制与化学分析、产品出厂检验记录等;质量事故分析、质量专题会议纪要等；全面质量管理“QC”成果文件材料。二、公司治理与企业管理有关文件材料：公司股东会、董事会、监

2、事会会议材料（包括通知、名单、议程，报告、提案，选举结果、讨论通过的决议、决定、纪要，会议记录、重要照片、录咅（像）带等文件资料）；公司行政会议记录、纪要、讨论通过的文件材料等；以公司名义制发的正式文件、通知、会议纪要等；公司制订的规章制度、工作条例、政策法规、重要业务问题、事务性有参考价值的文件材料；公司的请示、报告与上级机关的批复；公司专题、典型调查报告以及形成的各种审计文件材料；公司年度工作总结、报告、年度统计报表、计划、目标管理值及控制数字等；公司与其他单位签订的条约、协定、合同、协议、谈判记录、技术问题的来往函电、进

3、口设备的开箱记录、商检索赔等文件材料。三、上级来文资料：上级机关召开的重要会议文件材料，上级机关或同级、非隶属机关颁发的针对公司主管业务并要执行的重要文件材料；上级领导视察、检查公司工作时的题词、讲话、照片等重要文件材料。四、人力资源管理资料：公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、启用印章等文件；公司职务任免、专业技术职称的评定与聘任、员工档案等材料。五、财务管理相关资料：公司会计原始凭证、记帐凭证和汇总凭证，银行存款余额调节表等；公司各种会计帐簿、日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡、辅助帐、涉外和对私的帐簿等；公司

4、会计报表及预决算资料等。六、工程技术类资料：公司基建项目建议书及批文、项目可行性研究报告、设计任务书及有关协议、环境调查、工程地质勘测报告等；公司基建工程施工合同，开工与竣工报告，竣工图纸、技术交流、图纸会审纪要，设计变更，隐蔽工程验收记录、工程质量检查记录、材料试验报告与原材料构件质量证明，工程质量评定及房屋产权证等文件材料；公司购进的设备随机图纸、说明书，设备安装调试试车记录、焊接试验、探伤记录、隐蔽工程记录等文件材料；公司技术改造、革新形成的文件、材料、图纸等；公司科研项目的课题报告、批准书、协议书、研究方案、计划，调查

5、报告、实验记录、分析计算数据，工艺技术规范说明书、操作规程，安全措施、事故分析报告，课题成果申报、鉴定、审批及成果推广应用，重要研究课题会议记录、专利证书等；公司绘制的设备零、配件及其他有关的底图。七、其他归档资料：公司组织沿革、大事记、荣誉奖励及证书、年鉴、重要活动的声像材料、凭证性实物等；公司有关区域变化和解决边界纠纷，征、租用土地的批准文件及用地红线图，处理工农关系的重要协议、纪要等；公司关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的请示、报告、考察总结、会议纪录、声像材料、有保证价值的资料；各种普查工作中形成的文件材

6、料；公司编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本；公司形成和外购的有保证价值的章像制品；其他应归档的材料、实物等。八、凡应该及时归档的资料，各部门应主动提交，档案管理员负责督促、检查。下列文件材料应随时归档：变更、修改、补充的文件材料；内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；重大临时活动中形成的文件材料；各种临时性重要的音、像和技术光碟；新建项目竣工资料；各种新购大型设备所有资料；各种临时性新购技术书籍。九、各部门归档的文件材料尽可能是原件（定稿），凡机密级以上的文件必须把原件存放档案室。具有重大意义的文

7、件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料，根据需要可复制若干份归档。第三条档案移交一、各部门移交资料时须附移交清单，并要求统一使用A4纸。档案管理员则对照清单认真核对移交资料。移交人在移交应归档文件材料前，应填写好《归档文件移交清单》，清单必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写或用打印机打印，交接双方签字，各执一份。二、文书档案归档必须由各部门指定专人负责，按上述条款规定范围，将具有查考价值的文件材料，经部门负责人审定后，及时移交档案室。拖延不交者处罚部门负责人100-500元。ISO质量保证体系主管部门必须在每年6月以前，

8、将上年度与质量体系有关的文件材料移交给档案室集中管理。科技档案归档由项目负责人在项目完成后或认定科研合同终止时，按归档要求将形成的各种归档材料（必须是原件）及时移交办公室。不交技术资料者，公司处罚项目负责人100—500元。在和施工单位签订工程承包合同及其下达基建工程计划后，