综合管理实务

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1、综合管理实务第一部分秘书理论与实务概述（一）秘书理论概述1、定义：秘书是指辅助领导层或个人实施管理或处理日常事务的人员。2、职业特征：服务的直接性、服务的稳定性、“三化”（知识化、年轻化、女性化）3、秘书工作的内容：办文、办会、办事；文书、事务、一般管理（美国）。秘书工作内容的依据：权威机关的规定；现实状况的概括。4、秘书工作的性质：辅助性、综合性、机密性、服务性。善于保密成为秘书人员的首耍职业道德。5、秘书工作的作用：助手、参谋、协调、信息枢纽、公共关系6、秘书服务的特征：服务的直接性、稳定性、广泛性。首要为领导、上司和雇主服务。7、秘书

2、工作的四个转变：办文办事一既办文办事，又出谋划策单纯地传递信息一综合处理信息被动服务f主动服务凭老经验一科学决策“以个转变”的提出，表明秘书工作的参谋作用得到了充分的肯定。也对秘书工作提出了史高要求：综合处理信息、主动服务与科学化管理。8、秘书工作的“六个强调”：1）强调调查研究工作2）强调信息工作3）强调信访工作4）强调协调工作5）强调督查工作6）强调党务、政务服务工作9、秘书工作机构的性质：辅助性、综合性、机密性、服务性（本质特征）。10、秘书工作机构的设置：综合办事机构、参赞性机构11、秘书工作机构的原则：精简、高效（减少纵向层次、扩

3、大横向幅度），趋向于扁平化（钝角模式）。12、秘书工作机构的组织形式：综理制（小单位）、分理制省部级的办公厅通常釆用分理制；秘书工作量不太大的机关或单位采用综理制。13、秘书工作机构的职能：助手、参谋、协调、枢纽、公关、保密参谋职能表现为信息调研。14、秘书管理的“四化”：规范化、制度化、科学化、现代化15、秘书人员的管理（1）1作管理——首先要有明确的工作计划，其次要区分轻重缓急。（2）行为管理——根据不同情况采取适当的行为方式。冷静、谦逊.随和是秘书应保持的形象。（3）时间管理——利用大段或整段吋间去处理复杂并具有连续性的工作，如撰稿；

4、利用小段、零星时间去从事简单或可间断的工作。（4）办公环境管理——办公室及办公室内外环境的管理。16、秘书的社会活动：充分社会化（不限于办公室）。被动性的表现：目的、范围；主动性的表现：方式、过程、结果。17、秘书的基本角色：助手、配角。一个称职的秘书应具备：基本的配角意识和有条件的上角意识。18、秘书人际关系的准则：1）尊重2）礼貌3）礼仪4）乐于助人5）赞美他人6）宽容与体谅7）公允尊重的最基本的形式是礼貌。19、秘书与上司的人际关系：工作上的主从性；知识、能力、体力、思维的补充性；人际关系的首属性；人格上的平等性。（二）沟通与协调1、

5、秘书机构的E1常工作：沟通与协调、办公室管理、公文管理、会议管理、信访工作、督查工作、保密工作2、沟通的实质是信息的传递和处理过程。沟通的冃的是统一思想。3、沟通的五要素：发送者、接收者、信息、渠道、环境。4、信息沟通是公共组织的“神经”，信息及信息网络成了当今世界的“神经中枢”。5、沟通三个不同层次的作用：1）信息沟通，这是初步沟通。2）认识沟通，这一层次的沟通是为了“求同存异”和“深化认识”。3）感情沟通，这是在信息沟通和认识沟通基础上的更高层次的沟通。6、沟通的特点：社会性、选择性、互助性、创造性7、单向沟通、双向沟通、多向沟通8、直

6、接沟通、间接沟通、明示沟通、暗示沟通（暗示法、提醒法、委婉法、喻意法）9、信息处理的四个基本环节：（1）信息收集：确定需要、制定计划、组织实施等三个步骤。（2）信息加工：坚持去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里,物尽其用、细大不捐等三项原则。（3）信息传递：手段有书面、口语、电讯、激光等。（4）信息贮存：贮存方式一是区分种类，分项排列；二是登记与编码。10＞影响信息质量最重要的因索是信息失真问题。11、信息失真的原因：（1）噪声（2）情境变化（3）情感因素缺失（4）缺少及时的信息反馈12、沟通机制沟通机制刚性机制主要指制度规定如，政府工作

7、报告柔性机制语言约束机制如，炉边谈话，市长热线，颁奖仪式起立奏国歌心理约朿机制13、正式沟通、非正式沟通、沟通模式（见《公共行政》）协调（见《公共行政》）（三）办公室管理1、办公室是指挥部、是工作室、是“窗口”。2、办公室管理的原则：方便、舒适整洁、和谐统一、安全。办公室管理最主要的要求都是整洁。（四）公文管理1、公文的本质属性是现实执行性。2、公文处理的特点：政治性、时限性、机要性、规范性（依法处理）。3、公文处理程序：发文、收文、管理、立卷归档。4、收文处理程序（14步）：签收、启封、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办

8、、注办、清退、归卷等。5、签收时应注意：1）否发发对单位，错发退回2）来文数量、日期与发文登记簿上是否一致3）封口是否完好4）无误后签收，并在“备注”栏内简要写明情况•签收时应注