【精品】综合管理实务

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1、一、秘书的涵义1、图书资料2、东汉后期,掌管书的官员3、现代真正意义上的秘书"史官、御史、尚书、翰林学士、书中舍人”4、Secretary(S大写官职，s小写秘书)5、最早的秘书人员：史TO史官6、最早秘书机构：商代后期的“太史寮”7、中国一直将秘书视为行政职位，而秘书人员是核心部分，政府秘书属国家公务员，秘书长属政务类公务员，-•般秘书属事务类公务员。二、秘书的职业特征：服务的直接、稳定、广泛性；知识化、年轻化、女性化。三、秘书工作内容：决定依据是权威机关的规定利现实状况的概括。美国把秘书工作用“文书、事务、―•般管理”三个词來概括。我国

2、政府机关和企事业单位的秘书工作可概括为“办文、办会、办事(包括信息与调研)”。四、秘书工作的要求1、“四个转变”：中央秘书工作负责人在1985年1月全国秘书长会议上提出。表明秘书工作的参谋作用得到了充分的肯定。综合处理信息、主动服务与科学化管理，三方而表明与国际接轨。(1)单纯地办文办事TO既办文办事又出谋献策(2)单纯地传递信息TO综合处理信息(3)被动服务TO主动服务(4)凭老经验办事TO科学化管理。2、“六个强调”：(I)调查研究工作(2)信息工作(3)信访工作(4)协调工作(5)督查工作(6)党务、政务服务工作。五、秘书工作性质：辅

3、助性、综合性、机密性(善于保密是首要职业道徳)、服务性(根本属性，且包括服务直接、稳定、广泛性。“上屮下”三个服务层面。首要服务对象为领导、上司、雇主)。六、秘书工作的作用：领导助手、领导参谋、上下协调、信息反馈的信息枢纽、公共关系。七、秘书工作机构的性质：机密性、辅助性、综合性、服务性(不仅是管理服务和信息服务，还有生活及事务服务，为本质特征)。八、秘书工作机构X的设置：1、秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。2、X设置原则：(1)独立单位必须设X(2)X的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。组织结构一般采川

4、钝和(扁型组织结构，X宜采用)和锐角两种模式(3)X与所属机关在工作性质上必须相适应。3、X的组织形式:综理制和分理制(大烦多，秘书工作大量且适合分开工作)。九、秘书工作机构的群体人员结构：应当符合两个原则：1、异质结合原则2、分工合作原则。既任何人都适合做秘书，只需发挥所长。十、秘书人员的管理：1、工作管理：有计划、分轻重。2、行为管理：冷静、谦逊、随和。3、时间管理。4、办公坏境管理：内外环境。卜一、协调与沟通：协调时管理的-•大职能，是实现组织目标的重要方法，而沟通时协调的前提和手段。沟通主耍是指政务和业务信息的传递和交流，是行政和秘

5、书工作不可少的手段z—。十二、沟通的作用：1、信息沟通（初步）2、认识沟通（求同存异、深化认识）3、感情沟通（高层次）十三、沟通分类：1、根据纽织关系（内部、外部）2、根据方向（上下平）。十四、沟通的主要类型：1、单向沟通（只要求接受了解，不要求回复）2、双向沟通（行文、外交上的互访）3、多向沟通（普发性文件、报刊发衣）十五、沟通的主要方法：1、直接沟通（快速、明晰，适合不存在障碍的）2、间接沟通（第三方，初次沟通，无法找到人等障碍）3、明示沟通（常用、基本）4、暗示沟通（沟通存在某种障碍）十六、沟通的障碍：1、技术性障碍（技术问题）2、知

6、识性障碍（缺乏认识和知识）3、体制性障碍（机构重叠、职能不清、政出多门、号令不一）4、信息障碍（信息不平等）5、心理障碍十七、协调：秘书协助领导、上司对各项工作和人际关系的协调，以秘书在双方或多方Z间的沟通、疏导、说服、磋商为主要方法。十八、协调的主要作用：1、缓解才厉2、消除谋会3、积极平衡4、融洽关系。协调的最终目的是平衡而非完全统一，强调妥协。求同存异。十九、协调的主要方式：1、个别I办调（人际关系、领导关系隔阂）2、信息协调（矛盾）3、会议I■办调（涉及多部门）4、计划协调（系统内部）5、文件协调（强势协调，较重大、长远的协调，结果

7、可川正式文件形式下达，要求各方遵照执行）二十、办公室管理原则：1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全二十一、接待室：设立专门接待室有必要，一是礼貌，二是安静，三是保密。二十二、办公室布置原则：实用、简洁和美化，能体现单位文化的基调。最忌粗、俗、奢。二十三、办公环境的美化：适合办公坏境的主色调一般偏冷、偏浅。适度的办公室绿化能1、提高室内空气环境质量30%；2、降低噪音；3、降低空气污染15%；4、把职员病假缺勤率从15%降低到5%（捉高出勤率）。二十四、数字：普通办公室照明标准为100W；会计、计算机操作为150W；设计、拟稿为200Wo

8、办公室适宜温度18°C~25°C；湿度4（TC~60°CZ间。二十五、办公设备和用品的管理：明确责任制，即专人负责、专人使用、专人保管。制定严格的操作规程，保养制度，和档案登录制