民办高校档案管理工作存在问题与对策研究

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1、民办高校档案管理工作存在问题与对策研究李江霞广州南洋理工职业学院随着规模化发展，民办高校已占了高等教育的半壁江山。民办高校档案管理工作屮面临着“机遇和挑战并存的局面”。广大档案管理者要立足于创新机制、完善制度、增加监管和资源融合等方面，实现民办高校档案工作的全面发展。一、民办高校档案管理工作的价值意义在民办高校的发展进程中，档案是学校发展的真实记录，也是一种十分珍贵的信息资源。它真实地记录了学校的发展历程，并且在学校的校园文化建设、内外管理、科学研究、办学特色、人才培养工作评估等方面，发挥着重要的作用。在发展过程中，民办高校在教学设备的投入水平上，无法与公办学校相比，因

2、此在档案工作上，难以对学校档案教学、人才培养建立系统的档案管理。另一方面，学生及其他档案积累的数量也在逐步增加。民办高校作为高等教育的一个组成部分，其档案科学化管理、信息化管理应该及早提上工作口程，要在纸质档案管理和数字化档案管理的基础上，形成系统的管理方法，继而减少档案工作所带来的工作压力，为学校教育教学管理、民办高校发展与建设提供发展基础，对民办高校管理工作确立帮扶作用。二、民办高校档案管理工作存在的问题1.管理者对档案管理重要性认识缺失民办高校本身就在教育师资力量、招收生源质量、教学科研水平等方面，存在着发展弱势。民办高校管理者往往更加重视对牛源、师资等方面的投入

3、，却忽略了对学校档案工作的重视。人部分高校管理者认为档案工作就是一项“面子工程”，是可有可无的资料整理。它既没有什么经济效益，也没有什么工作业绩，因此将档案工作的性质变得附属化、淡薄化。比如在一些具体的资料、数据上存在着一定的廣乏，在基层部门的文件资料立卷归档工作中，有的部门领导将档案工作认为是额外负担，所以对积压的档案资料不给予经费充实和关注，导致有的档案资料残缺不全、有的档案文件有批复无请示，所以致使学校的档案工作难以适应学校建设的发展。加Z档案管理者的专业程度偏低，规范化管理意识淡薄，造成了对档案管理工作的重要性未能形成共识。1.档案管理工作流程不够规范现阶段，一

4、方面，虽然档案管理的内容、服务模式、整理手段在实际的工作中存在着一定的变革。在档案管理人员的实际工作中，他们往往只能运用手工的操作手段，进行资料、文书的整理、归档、完善工作。这一传统化的工作模式，与现代化的办公手段产生了强烈的反差，所以导致档案管理手段较为落后，实施流程不够严谨。另一方面，民办高校档案“归档难”的问题十分突出。对档案管理工作理论层面研究还显得很薄弱。比如，有的民办高校在档案与文木管理过程中,虽然在办学之初就已经制定了相应的管理规章，但在执行上还是不够严谨。有的工作人员在文件管理后，因查阅不便而不愿意提供档案借阅;有的档作人员把档案材料随意摆放、整体秩序较

5、为杂乱;文书归档登记后，没有按工作流程进行统一的登记管理，导致一些档案材料丢失。2.档案管理人员的专业素养较低受各项教学资源的制约，从民办高校的角度来说，师资力量不足是一个通病。民办高校在师资力量上，只能吸引刚毕业的年轻教师或是退休Z后返聘的教师，使民办高校在科研方面存在着严重的滞后。对于年轻教师而言，他们的教学经验较少、对档案管理工作缺乏实践经营，难以满足高校档案管理工作的发展需求。而离退休教师的思维较为保守，大多以传统的授课形式为主，导致教学档案理论与教学实践形式脱节。很多教师在外兼职，未能够全身心地投入到高校的教学工作中，相应的在档案科研方而，一样呈现出一定的空缺

6、。3.档案信息工作的利用率较低伴随着经济的发展，在民办高校办学管理工作中，计算机技术也得到了广泛的推广和应用。很多院校都已经实现了档案信息管理模式。但是，和教学系统、教育软件及其他技术相比，档案管理工作存在着明显的滞后性。在档案的实施检索和档案资源库的建设上，缺少相应的多媒体数据库和全文数据库。档案管理工作在具体的档案查询工作上，工作活力较为缺失，工作效率和服务质量都存在着较大的空白。无论是对于学生还是对于教师来说，当档案工作的智能查阅不足的时候，那么会对档案查询工作形成极大的困扰。三、提高民办高校档案管理工作实效性的对策1.完善民办高校的档案管理制度从民办高校所扮演的

7、角色上看，学校应该充分履行职业教学的发展原则，结合高校自身的办学条件，设定一套科学的档案管理制度。明确档案工作岗位编制及职责，人员配备、软硬件建设最低标准，严格把握档案管理制度的科学化服务，从管理理念上对民办高校的档案工作予以支持与重视。民办高校管理者要协同教育行政主管单位，建立一个健全的档案工作交流考核机制，通过建立《学期档案管理规划》的方法，通过增加档案经费、投入工作人员、增加职能档案查阅设备等手法，使档案管理工作更加规范。当地教育部门要通过健全的考核机制，对档案管理工作的流程、细节进行定期检查考核和评估。促使民办高校的档案工作人员能