《专案结案流程》PPT课件

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1、專案結案流程ProjectClosingProcesses吳明泉,PhD,PMP12/20/2010Rev.:C22執行發展專案管理計畫書規劃溝通發展人力資源計畫書規劃品質規劃採購規劃執行品質保證執行採購指導及管理專案執行結束專案或階段結束採購結束執行品質管制管理採購控制時程控制成本控制範疇驗證範疇監控風險報告績效監控專案工作監控4-th專案管理五大流程(IPECC)圖人資管理整合管理時間管理溝通管理範疇管理風險管理採購管理品質管理成本管理起始發展專案章程辨識利害關係者規劃風險管理辨識風險執行定性風險分析執行定量

2、風險分析規劃風險回應定義活動估算活動期程排序活動估算活動資源發展時程估算成本決定預算蒐集需求定義範疇建立WBS獲得專案團隊發展專案團隊管理專案團隊發佈資訊管理利害關係者期望執行整合變更控制監控規劃執行結束起始資料來源：長宏專案管理顧問公司33專案結案建立驗收專案文件及可交付成果的程序,用來與客戶或發起人協調及互動,以驗收專案成果,並將經驗學習有系統的保留下來行政結案程序及合約結案程序當所有合約結案時,專案才能結案組織流程資產更新:正式簽收(客戶或發起人簽認)的文件專案檔案(專案活動的產出文件)專案結案文件(專案已

3、完成)LessonsLearned(經驗學習)若專案中止也應記錄其原因也需結案44專案結束（案）之型態1.專案取消(Cancellation)：專案在進行概念發展時，經過市場、風險及技術等可行性分析後，評估為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。2.專案中止(Termination)：當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。可能原因：政策性中止缺失性中止市場或經濟狀況改變技術發展問題3.專案結束(ProjectClosure)：專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進

4、入結案程序，使專案能順利完成所有任務。專案取消或繼續Go-No-go決策：客戶需求市場競爭技術能力資源利用獲利率．．．．評估報告專案取消確定專案目標預劃時程及成本專案小組編成構想進入計畫階段goNogo66完成橫跨所有專案管理流程群組的活動，以正式結束專案或階段所需執行的系列流程。正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。專案最後的收尾動作，包括人員的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受與移轉、文件的存檔與結案報告的撰寫等。包含結束採購及結束專案或階段兩子流程資料來源:PM

5、BOKGuide第四版與專案管理基礎知識與應用實務結束流程組77結束流程組二子流程資料來源：長宏專案管理顧問公司結束專案或階段結束採購監控執行88結束專案或階段ITTO資料來源：長宏專案管理顧問公司專案結案流程圖成效審查決定專案結案日期建立結案共識與專案成員溝通與供應商溝通與各部門經理溝通會計決算資源重分配接收小組訓練管理責任移轉結案會議慶功宴結案報告文件整理準備工作結案準備成效檢查：依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成，或至正式結案日期尚有多少未完成工作？決定結案日期:檢查專案目標是否達

6、成，並確定結案日期是否依據專案計畫。建立結案共識:分別與外部供應商各部門經理專案成員等溝通，對專案所達成的目標及結案日期均有共識所有文件及報告均已完成準備。結案活動會計結算：確認處理所有付款及帳單接收小組訓練：擬定專案產品接管計畫，對接收小組進行訓練。管理責任轉移：轉移所有專案產品、裝備、文件與相關責任給接收部門。資源重置：專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。結案會議：結論應紀錄、保存作為以後運用。說明整體目標達成狀況進行最終審查及決議，檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項感謝專案團隊與相關人員的貢獻慶功宴

7、或惜別會：利用此機會對所有利害關係人表達感謝，正式宣告專案結束。結案報告專案的一個歷史紀錄，內容應包含：摘要及專案重要歷程專案最後執行成效(品質、時間、成本)行政管理之檢討與表現組織結構、成員、執掌及重要工作績效所運用的技術與資源重要數據、圖表及研究報告預算執行表現及變異分析未來需繼續執行之工作經驗學習結果與建議“結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分”專案文件管理專案團隊經常投入40%~50%的時間發展與處理專案文件。文件檔案管理是知識管理(KM)的基礎。管理目的在使所有專案利害關係人迅速、有效正確的找到所需的

8、專案資訊。“凡走過，必留下痕跡”專案文件檔案編號與建立將專案之文件及紀錄以系統化方式編輯成一種檔案式的文件。不論書面或電子檔案均應建立檔案編號以利儲存及檢索。各類型專案文件應於專案開始初期即完成編碼規則，並要求專案成員及助理在製作文件時依據規則歸檔。專案文件編碼依WBS編碼：專案編號-WBS碼-文件名稱-版本例:行銷008–001.002.001–專案計畫書–v001依作