GTD时间管理

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1、GTD工作过程一、收集(Collecting)随便什么都可以作为收集箱(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox的数量。inbox的数量越少越好：初步规划我的inbox控制在5个：outlook里面的收件箱，手机备忘录/草稿本，专用记事本和三层文件匣，手机任务列表、纸制todo列表二、整理(Processing)。从以上5个inbox里面，循环反复地进行处理分类。我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握

2、自己所有例行事务的程度为整理的频率。inbox里面的东西处理到以下7个类别中去:1)2分钟内这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分的事情不值得呀。。。2)等待事项:无法两分钟内完成的，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)3)日程这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)4)单步事项不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时

3、间下完成，需要尽可能快完成的，此时才是列入所谓单步事项。单步事项是你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor/Anywhere等。如此你的工作效率会大大提升。5)多步事项对于那些在Inbox里面的任务不是可以一步做完的,特点就是不能由你一个人决定，要分解成多步在不同的时间

4、和地点完成项目（projects）。6)未来/某一天事项你想到的点子，未来才要实现的计划等。7)参考资料Inbox里的信息和资源等。三、组织(Organizing).其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念，整理完inbox里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西：1)2分钟内马上处理，不要放着了。如转发邮件给同事。2)等待事项:要有一张清单让你可以追踪交办事项的进度，用outlook的任务清单自定义属性管理，自定义“进展状态”“事项类型”“责任人”。对于邮件的处理，在收件箱里建立“等待事项”文件

5、夹，如果需要对方回复采取下一步行动的邮件，同时抄送给自己，设置自动过虑归入等待事项文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复。3)日程用手机、电脑的日历或台历管理。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)4)单步事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”表示所需地点。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor等。如此你的工作效率会大大提升。对于邮件

6、工作，在收件箱里则设置“待读待复”，存放需要处理但不紧急的工作。设置“今日事项”存放紧急需要处理的工作。5)多步事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”,“任务环境”，列出多步事项的清单。另外用项目管理软件或者xls列出多步事项的计划单步事项和对应的时间点，分解后的事项又再进入单步事项中进行管理。6)未来/某一天事项用outlook的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义“事项类型”“任务环境”。对于邮件工作，在收件箱里设置“未来事项”文件夹，存放日后某个时刻可能需要处理

7、的工作。7)参考资料需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。在outlook收件箱里建立一个“GTD存档”文件夹，并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹，将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率；面对纷繁复

8、杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？任务可以分为紧急任务和重要任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务和重要任务有四种不同组合：1．紧急并且重要的任务这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。