浅述档案管理

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1、浅述档案管理潘红丽归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目

2、可分为阶段、分单位项目归档；外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档；会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交；实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档。下列文件材料应随时归档：（1）没有及时归档的零散文件材料；（2）变更、修改、补充的文件材料；（3）设备仪器的维修文件材料；（4）产品、设备更换的新零部件文件材料；（5）机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（6

3、）应归档的非纸质载体材料；（7）其他临时活动中形成的文件材料。一、案卷编目按照一定规则进行档案著录并将条目组成目录的过程，包括案卷目录、卷内目录和备考表。（1）案卷目录：是档案部门管理、统计、检索、报道档案内容、成分等的基本检索工具，亦是立卷单位与档案部门交接档案的依据和凭证（可作为移交目录）。其项目包括案卷序号、档号、保管期限、案卷题名等；（2）卷内目录：卷内目录排列在卷内文件首页之前，其作用是为了介绍卷内文件材料的内容、成分、制发机关、文件编号、时间、题名等，便于利用者根据所需项目进行查阅、检索。项目填写内容包括文件序号、责任者、文件编号、日期、文件题名、页号；（3）备考表：备考表排

4、列在卷内末页之后，其作用是用以说明卷内文件材料的情况，即卷内文件材料状况的记录单。项目填写内容包括立卷人、检查人、检查日期、互见号。二、电子文件的移交电子文件的移交是对归档电子文件按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接受工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的载体极其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：——载体有无划恨，是否清洁；——有无病毒；——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审

5、核手续；——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接受单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》的相应栏目。对检验不合格者，应退回原形单位重新制作，并再次进行检验。三、电子文件鉴定电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和规定保管期限。归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性

6、、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接受单位。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和原数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。四、电子文件归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。电子

7、文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在制作拷贝；（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一