浅述企业现代化和信息化档案管理

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1、浅述企业现代化和信息化档案管理　　摘要：推进企业档案现代化管理和开展企业信息化建设，是企业档案管理工作发展的必然趋势，如何搞好企业档案的现代化管理已显得迫在眉睫。关键词：改进、完善、提高、健全Abstract:Promotethemodernizationofarchivesmanagementandthedevelopmentofinformationconstruction,whichistheinevitabletrendofthedevelopmentofarchivesmanagement

2、,howtoimprovethemodernmanagementofenterprisearchivesthatisimminent。Keywords:mend,improve,heighten,perfect中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：随着社会现代化进程脚步的加快以及计算机的普及，信息化在我们这个时代及国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。企业管理中的档案管理也在逐步走向现代化和信息化。推进企业档案管理现代化和开展信息化建设，是档案管理工作发展的必然趋势。如何搞好企业档案的现代

3、化和信息化管理已显得迫在眉睫。企业现代化和信息化的档案管理具有重要意义7企业档案管理现代化、信息化是企业管理发展中的必然趋势，是现今档案事业发展的重要方向，档案信息管理是否合理是国民经济发展的重要保证。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代背景下，各类信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已经成熟应用，所以我们必须加快企业档案的现代化和信息化管理进程。随着现代科学技术的发展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术，已经在各层次档案管理系统中得到

4、广泛地应用。所以，在企业档案管理工作中进行现代化和信息化的管理显然具有跨时代的意义。2企业现代化和信息化档案管理的必要性2.1企业档案管理需要现代化和信息化7当前，企业档案管理现代化和信息化的主要内容，就是充分利用计算机在档案管理中的运用，建立健全电子档案库，利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案存储形成数字化和信息化。档案形成有效的现代化和信息化管理之后，就可以拓展其档案工作服务的领域，让档案服务的对象多元化发展。这其中最关键的是使档案管理成为一机读档和档案信息媒体多元化，利用计算机这一优势将档

5、案信息以图像、视频、音频、动画等形式多元化的储存和利用。使员工和用户可通过网络，在办公室和家庭就可以利用远程浏览、检索。充分利用电子档案库，以员工和用户为中心，面向他们提供多种形式的信息网络化服务。同时，企业档案管理现代化和信息化的核心，是管理手段的现代化和保护技术的现代化。主要是采用计算机及配套设备、缩微机及相关设备，档案储存载体的科技化更新。具体包含以下几个方面：1、强化领导层的认识，努力把企业档案现代化和信息化建设作为政务建设的主要内容，逐步构建起各部门档案信息平台，提高各部门职能水平和效率；

6、2、加大投入，增配软件、硬件设施，加快档案信息化建设，共同提出解决问题的办法，给下级部门创造条件，加快档案信息化建设；3、培养和引进现代化管理人才，提高管理人员素质，抓好档案专业人员在职培训、进修，提高档案管理人员知识结构水平，适时进行理论研讨，增进学术交流，提高编研水平；4、充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，获得利用更多的档案信息；5、档案管理也要坚持与时俱进、开拓创新。有条件企业可派遣员工出国学习最先进的档案管理技术的应用。由此可以看出，企业档案管理人员必须要掌握现代化信息技术，

7、熟练操作计算机及各种现代化办公自动化设备，对文件资料及档案的编辑、整理、录入、相关设备使用及维护有充分的理解。2.2保证档案文件的完整性和完善档案的服务功能，必须要进行档案管理的现代化和信息化建设7首先，档案管理工作者由于长期处于封闭或半封闭的工作环境中，与其他行业从业人员来比较，必然就要求其有一种勤勤恳恳、不怕苦不怕累、不求名利的敬业精神，但其中也不乏少数人思想观念陈旧、保守，与社会接触较少，社会协调能力也就变得孱弱。其次，过去的档案管理模式受条件制约，虽然对档案管理也非常重视，但文件信息的录入和

8、存储都比较原始化，有许多不尽如人意的地方，所以加大档案信息化管理的投入已经是势在必行。虽然制约档案管理的因素有很多，如资金、人才、设备等，但其中取决定性因素的是决策层缺乏对档案现代化管理和建设的意识。由于缺乏这种现代化的管理意识，致使对于多年前的档案信息与原文件信息，在核对登记中存在个别的错误，从而造成文件录入中的断档、漏登；也或者由于其他种种原因文件的归档不及时造成文件遗失等，给以后的工程工作或者其他办公工作造成不便及不必要的麻烦。所以，当务之急应当对档案管理工作进