物业档案管理浅述

《物业档案管理浅述》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、凰国躬溜圆工作指导物业档案管理浅述◇尹彦红物业档案是在物业管理活动中形成的．反映物业材料向新的物业管理单位移交。移交时，双方要查验状况、业主和住户变迁以及物业服务企业管理、服务、移交档案的数量及质量。并疆行签字盖章等相关移交经营活动情况，具有查考利用价值的不同载体和形式手续，确保物业档案的来源清楚，去向明确。的历史记录。它是小区物业管理基本状况的综合反三、注重物业档案在物业管理中作用的实现映，是开展物业管理工作的基础和依据．一般归业主在物业管理中。物业服务企业在为小区居民服务所有。物业档案的形式多

2、样，主要有档、图、卡、册、表。的过程巾形成了大量的动态档案，包括各种交费、报“档”是指在物业管理活动中形成的的各类文字材料，修、维修记录．业主出租情况记录，信访、投诉及解决包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副办法记录，参与街道、社区居委会活动记录，冬季、雨本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等．是物业档季以及重大节假日进行安全检查的记录。对房屋共用案的主要组成部分。“图”是指根据实际需要绘制的房部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录，对屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面违

3、反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记图、屋内线路图、管道走向图、Yr-下水道位置图等。录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索h-便的各类方面的情况和数据，其准确性和真实性远远超过通过卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了?-t会问卷调查得来的结果。因此．物业档案就成为物增加信息容量，提高管理效率而建立的业主缴费手业管理研究素材的基本来源．是物业服务企业开展物册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业管理、提供物业服务、处理突

4、发事件、解决物业纠纷业户情况登记表、房屋装修申请表等。物业档案管理的重要依据。通过物业档案．物业服务企业可以全面状况是考察评定物业服务企业资质情况的依据．是检地了解业主(或住户)的情况与需求，从而为业主(或验小区物业管理水平的标志．所以加强物业管理至关住户)提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活重要。动。例如。当从档案中了解到住户大部分是]二作繁忙一、建立健全物业档案管理制度体系的高收入阶层时．可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同清洗养护等服务：而如果

5、住户中老人较多，则可开设法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业梢“老人活动室”等场所。案规章制度，使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、四、加强物业档案管理中现代化手段的应用移交、日常保管、提供利用等各个环节．以制度的形式随着现代信息技术的不断发展，物业管理的手段对其具体操作行为作以规范。在此基础上要狠抓落也越来越先进．并逐步要实现与国际接轨，这就要求实，明确责任，依法管理，确保物业档案各项管理制度我国物业档案管理要符合《物业管理IS09002质鞋体的执行力度和执行效果，做到有章可循、有法必

6、依，使系与管理实务》标准，也要求物业档案管理采用现代物业档案管理逐步变成自觉的行动，逐步进入制度化化的管理方法。笔者认为，物业服务企业可以在物业轨道。管理系统中设置物业档案管理模块，也可以物业档案二、加强物业档案流转的规范性为基础建立物业服务网站．利用计算机网络技术向业物业档案是某一区域物业管理的原始记录，具有主提供信息服务并与物管公司形成更有效、更便捷的从属性与唯一性，其产权属于全体业主共同所有。但互动关系。该网站信息内容包括：一是物业服务企业介其使用保管权却时常异动：小区建成后，在办理物业绍。

7、如公司资质评定文件、公司发展简历、公司获奖情承接验收手续时，由小区建设单位向小区物业服务企况等；二是业主信息。即业主(或住户)的基本信息和业进行相关档案的移交，包括竣工总平面图．单体建收费系统。业主通过密钥可以随时在网上填写和更改筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工自己的信息资料．还可以直接在网上交纳物业管理、图等竣工验收资料，设施设备的安装、使朋和维护保水、电、煤气等费用，物业服务企业将会在第一时间得养等技术资料，物业质量保修文件和物业使用说明文到业主的最新信息；i是法律法规。如有关

8、物业档案件以及物业管理所必需的其他资料：物业服务企业在管理的国家政策、法规、标准以及业主大会上形成的受聘管理的期限内，对物业档案负有形成、收集、归档有关资料等；四是便民信息。如附近的交通情况、当地和妥善保管的职责；并应在物业服务合同终止时将上旅游饮食娱乐介绍、在线中介等；五是意见箱。广泛收述资料移交给业主委员会；物业服务企业变更后．业集业主对物业服务企业的意见和建议．为改进物业服主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业．原务工作广开言路。物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料