来宾缩短公文平均流转时长QC活动

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1、缩短公文平均流转时长中国移动广西有限公司来宾分公司综合部10+1>11QC小组概况—小组简介2小组名称10+1>11小组所属部门中国移动通信集团广西有限公司来宾分公司综合部课题名称缩短公文平均流转时长课题类型管理型课题组长张世杰活动时间2010年4月——2010年10月注册号GX-LB-2010-014组员人数10人组员结构姓名性别组内分工职责张世杰男组长课题策划卢芸女副组长策划分析马秋芬女组员活动执行黄蕊女组员活动执行赵玥婵女组员活动执行黄天普男组员活动执行罗彩华女组员活动执行李帆男组员活动执行何俊良

2、男组员活动执行王银女组员活动执行名词解释3公文流转时长：公文平均流转时长是指公司公文从起草人提交文件至公司领导签发文件的平均时间，单位为工作日。公司公文主要包括：公司发文、签报、情况通报、公司函、党委发文及工会发文一、选择课题4公司要求公司公文平均流转时长不超过4个工作日现状选定课题缩短公文平均流转时长平均流转时长：5.44个工作日单位：工作日选题理由：来宾公司为新成立公司，公文处理工作仍然存在诸多薄弱环节，特别是部分公文流转过长，导致贻误办理时效等现象的发生。2010年，公司重点工作：加快公文流转速度

3、，支撑公司快速发展。5PDCA活动计划和实施情况表序号行动使用工具4月5月6月7月8月9月10月1选择课题柱状图2设定目标柱状图3目标可行性分析排列图4原因分析因果图5要因确认折线图、饼分图6制定对策对策表7对策实施PDPC法8效果检查简易图表9巩固措施简易图表10总结打算雷达图计划进度实际进度二、设定目标6确定目标值：缩短公文平均流转时长至4个工作日单位：工作日7三、目标可行性分析分析一：对比分析2009年8月至12月公文平均流转时长在09年8月、10月公文平均流转时长曾接近于目标值4个工作日。可行单

4、位：工作日8分析二：为找到症结所在，对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析，将影响公文流转的原因进行分类统计，经整理后如下所示。三、目标可行性分析对流转超过4个工作日的公文原因进行汇总统计原因频数(份)累计频数累计%会签流转长18018060公文不规范6324381沟通不畅3227591.6其他25300100结论：会签流转长占总数的60%，为公文超时流转长的主要症结所在。9三、目标可行性分析5.44*（1-0.6*0.5）=3.8解决后能达到可行结论：根据以上分析，小组认为目标可行！公文平均

5、流转时长是体现公文流转效率的重要指标，是各项工作上传下达的关键，公司领导非常重视，提出公文平均流转时长不超过4个工作日，必须完成。小组成员大多参与公文流转的工作，具备丰富的实践经验，我们有信心有能力完成课题目标。通过对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析，我们发现只要集中精力解决会签流转长的问题，公司公文平均流转时长将大幅缩短。经过小组讨论一致认为我们有能力解决上述症结的50%，经测算10四、原因分析为解决“会签流转长”的问题，小组召开“诸葛会”讨论，把问题归类整理，从“人员”、“管理”、“方

6、法”、“设备”四个维度展开分析，画出因果图，找出7个末端原因：公文基础知识不熟悉公文培训不到位人员重视不足起草人不及时跟进管理会签处理要求未明确未下发统一的会签规范会签时限要求未纳入考核会签流转长方法未事先沟通反复会签导致超时退文后不及时修改设备使用与OA不兼容的office软件格式出现乱码五、要因确认11通过小组成员的共同讨论，反复筛选，对上面的7个末端原因逐一进行要因确认，具体内容如下：序号末端原因确认内容确认方法判别标准负责人是否要因1公文培训不到位公文培训情况电话调查的培训记录查看1、按照部门要

7、求，每年至少进行两次全公司范围的公文知识培训卢芸／马秋芬是2、公文培训的普及率达到80%以上；2使用与OA不兼容的office软件使用与OA不兼容的office软件情况抽样调查使用与OA不兼容的office软件的员工比例低于8%何俊良不是3退文后不及时修改退文后回复情况现场调查按照公司文件要求，退文后一个工作日内回复，每次修改时间低于一个工作日黄天普不是4反复会签导致超时反复会签超时的情况抽样调查反复会签超时的比例应低于超时文件总数的10%李帆不是5会签时限要求未纳入考核是否有明确的会签时限考核要求检查

8、考核内容有明确的会签时限考核要求，每月进行考核，并有记录卢芸/黄天普是6未下发统一的会签规范是否制定下发统一的会签规范检查公文规范制度已下发了明确的会签规范马秋芬是7起草人不及时跟进查阅09年11—12月超时文件，统计因起草人未跟进的超时文件占比。查阅记录、分析起草人未跟进的超时文件占比达80%以上卢芸不是12五、要因确认末端原因一：公文培训不到位确认标准：1、按照部门要求，每年至少进行两次全公司范围的公文知识培训2、公文培训的普及率达到8